15 Июня 2012 г. № 13-б

Москва

Об утверждении образцов и порядка

использования фирменных бланков

ООО «Василек»

В связи с необходимостью использования бланков документов в рамках осуществления текущей деятельности ООО «Василек» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.    Ввести в действие с 02 июля 2012 года фирменные бланки Общества: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного документа (далее – Бланки).

2.    Утвердить образцы Бланков (Приложение 1).

3.    Использовать Бланки для составления следующих документов:

− писем;

− инструкций;

− положений;

− правил;

− регламентов;

− приказов;

− распоряжений;

− актов;

− справок;

− доверенностей;

− служебных записок.

4.    Заведующему канцелярией Попову Е.В.:

4.1  Организовать изготовление Бланков (в бумажной и электронной формах) согласно образцам, указанным в Приложении 1, в срок до 02 июля 2012 года.

4.2. Осуществлять оперативное хранение бумажных Бланков в специальном шкафу, запирающемся на ключ.

4.3. Выдавать бумажные Бланки по запросам работников для составления документов, указанных в п. 3 настоящего приказа, под личную подпись в журнале учета выданных бланков (Приложение 2).

4.4. Организовать использование в Обществе электронных Бланков в порядке, предусмотренном системой электронного документооборота Общества.

5. Секретарю Леоновой В.Е. в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений Общества под личную подпись.

6. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                      Щелков                 О.В. Щелков

 

По поводу изготовления бланков в пп. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:

• бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов;

• бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра;

• бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Безусловно, каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со специализированной организацией.

 УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ

Порядок учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации. Прежде всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Пример 7).

ПРИМЕР 7

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАННЫХ БЛАНКОВ

№ п/п	Дата выдачи бланка	Вид бланка	Количество выданных бланков	Номера выданных бланков	Должность и Ф.И.О. лица, получившего бланк	Отметка о возврате неиспользованных или испорченных бланков	Подпись лица, получившего бланк	Подпись лица, выдавшего бланк
1	02.07.2012	Бланк письма (цветной)	1	1-П	Менеджер по продажам Волошин А.П.	–	Волошин	Попова

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

 

В заключение подчеркнем, что бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.

[1] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2005. 90 с. 

[2] Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011), п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 30.11.2011).

[3] Здесь и ниже выделено автором.

[4] С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

[5] С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

[6] См. Положение о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений, утвержденное Приказом Росстата от 29.07.2008 № 174.

[7] Пункт 8 Постановления Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 (в ред. от 22.12.2011).

[8] В соответствии со свидетельством о постановке на учет в налогов ом органе и на основании п. 7 ст. 84 Налогового кодекса Российской Федерации у казывается в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также иных документах, предусмотренных законодательством (например, в расчетных и иных документах, на основании которых производится оплата).

[9] ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 14.12.2011). 

[10] С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

17. Печати и штампы: виды, порядок использования и хранения.

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

 Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа  проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

 Обратите внимание

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

 Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

 Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ учета печатей и штампов

№ п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печати (штампа)	Наименование подразделения, должность и фамилия получателя	Подпись получателя, дата	Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски  и дата проверки
1	2	3	4	5	6

 18. Перечень документов, на которые ставится печать.

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

8. Исполнительные листы;

9. Командировочные удостоверения;

10. Нормы расхода на драгоценные металлы;

11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Советского Союза; премиями ВДНХ и т.д.);

13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

14. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, Госбанк, Промстройбанк СССР); на получение инвалюты со счета во Внешэкономбанке СССР; перевод валюты Внешэкономбанку СССР; на импорт и т.д.);

15. Положения о министерствах (ведомствах);

16. Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

17. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР);

18. Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

19. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

20. Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

21. Титульные списки;

22. Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

23. Штатные расписания и изменения к ним.

19. Перечень документов, подлежащих утверждению. Способы утверждения

документов.

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

4. Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

7. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

8. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

9. Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

10. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

11. Расценки на производство работ;

12. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

13. Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

14. Структура и штатная численность;

15. Тарифные ставки;

16. Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

17. Формы унифицированных документов;

18. Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок утверждения документов

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

 * Проставлением на документе грифа утверждения;

 * Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

 Гриф утверждения располагают справа над текстом

2 вида:

 * Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата); 

* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

 Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

20.Перечень типовых сроков исполнения документов.

• Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции;

• Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения.

• Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления;

• Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения;

• Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения;

• Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней;

• Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах Союза ССР и в республиканских органах - в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

• Запрос депутата Верховного Совета СССР - не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.

• Консультация письменная по вопросам использования машин - не позднее чем через 10 дней по получении запроса;

• Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов;

• Опросный лист на продукцию: представление - в 20-дневный срок с момента получения наряда;

• Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок;

• Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения;

• Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

• Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней;

• Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров;

• Предложение об уточнении ассортимента - не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора - не позднее 10 дней после получения предложения;

• Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

• Предложения и заявления депутатов Верховного Совета СССР - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно;

• Предложения и замечания депутатов на сессии городского, районного в городе Совета народных депутатов: рассмотрение в 10-дневный срок;

• Предложения краевого, областного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок;

• городского, районного в городе Совета народных депутатов - не позднее чем в 10-дневный срок;

• Приказы и указания министров во исполнение документов Советов Министров - согласно указанному сроку;

• Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок;

• Рекомендации постоянных комиссий краевого, областного, окружного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями;

• Решения краевого, областного Совета народных депутатов: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;

• городского, районного в городе Совета народных депутатов - не позднее чем в 7-дневный срок;

• Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения;

• Спецификация на товары годовая: согласование не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание не позднее 10 дней после получения;

• Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления;

• Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальные в течение 10 дней.

21. Классификация организационно-распорядительных документов (ОРД).

Организационно-распорядительный документ—вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОС ТР51141-98).

К организационно-правовым документам относятся:

•устав организации;

•положение об организации;

•учредительный договор;

•положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

•регламент;

•структура и штатная численность;

•штатное расписание;

•инструкции по определенным направлениям деятельности;

•должностные инструкции работников;

•правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

ОРД классифицируют на три группы:

1.  организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

2.  распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

3.  информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.).

22. Составление и оформление ОРД: основные требования.

Основными принципами унификации документов является:

·  унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

·  единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

·  комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

·  информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

·  сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

·  стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

·  сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

·  экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

Ø  приказы по приему, переводу, увольнению;

Ø  кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для кодирования информации.

Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы: обладает большой информационной емкостью; позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В настоящее время таблица и анкета «соревнуются» между собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД используется пока анкета. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым.

Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.

Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.

23.Формуляр-образец документа.

В общем случае, формуляр-образец документа - это комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые присущи данной системе документов. В нем указывается графическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.

Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте позволяет существенно сократить время на издание документа организации-автору и время на обработку документа организации-получателю. Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец документа устанавливает:

форматы бумаги;

служебные поля;

конструкционную сетку;

расположение зон размещения реквизитов;

координаты расположения реквизитов.

Формат применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа.

В настоящее время для издания документов применяют бумагу форматов А3 (297Ч420 мм), А4 (210Ч297 мм), А5 (148Ч210 мм), А6 (105Ч148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.

Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. Обычное расположение формата бумаги - это ее вертикальное расположение. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (например, А4L).

В настоящее время принято подшивать документы в дело за левую сторону документа, независимо от вертикального или горизонтального расположения формата бумаги. Поэтому при издании документа на лицевой стороне листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля устанавливается равной 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина левого служебного поля устанавливается равной 10 мм. Размер ширины верхнего служебного поля и ширины нижнего служебного поля могут быть различными для разных систем документов.

Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно составлять:

между соседними вертикальными линиями величину равную 2,6 мм (шаг письма);

между соседними горизонтальными линиями величину равную 4,25 мм (межстрочный интервал).

Допускается использовать конструкционную сетку:

с шагом письма, равным 2,54 мм;

с межстрочным интервалом, равным 4,24 мм.

Размер указанной конструкционной сетки соответствует шагу письма и межстрочному интервалу, которые применялись в пишущей машинке. При создании документов на компьютерах с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать месторасположение реквизитов в миллиметрах, исходя из размеров печатных знаков и размера межстрочного интервала в применяемом редакторе. Это связано с тем, что при использовании текстовых редакторов шаг письма и межстрочный интервал могут не соответствовать шагу письма и межстрочному интервалу, применявшихся на пишущей машинке.

Вертикальные линии конструкционной сетки нумеруются слева направо и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя левая вертикальная линия имеет номер "0". Горизонтальные линии конструкционной сетки

нумеруются сверху вниз и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя верхняя горизонтальная линия имеет номер "0".

Конструктивным элементом проектируемых документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.

Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две или более ячеек конструкционной сетки.

24.Содержание реквизитов документа.

Для ОРД установлены два формата бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для формата А4 установлены следующие размеры полей: : левое- 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. По ля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а таке предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации, разрешается оформлять на двух сторонах листа (для документов сроком хранения до 3 лет). При печати документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 30 мм, верхнего и нижнего - не менее 20 мм.

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы. Нумерация выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков, посередине верхнего поля, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа, вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Тексты документов, изготавливаемых с помощью печатающих устройств, на бумаге формата А4 оформляют через 1,5 межстрочного интервала, на А5 - через 1 интервал. Тексты документов, изготавливаемые на компьютере, оформляют через 1 интервал.

За единицу измерения машинописных работ принята одна нормально заполненная страница формата А4, напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой в зависимости от интервала печатания располагается соответствующее количество печатных знаков

Строки многострочных реквизитов печатаются через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левой вертикальной линии. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами, а сами реквизиты - 2 -3 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Набор текста с использованием компьютера осуществляется в текстовом редакторе Microsoft Word, применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Выравнивание по ширине листа. Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита Текст) печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов Адресат, Гриф утверждения, Гриф согласования, Отметка о наличии приложения, Гриф приложения отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый - угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант - продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Языку служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость. Служебные документы предприятия связаны с правовой нормой, поэтому объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. В официально - деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально - деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

В ОРД документах должны использоваться общепринятые сокращения (единицы измерения, названия учреждений, территорий и т.д.). Основные требования при использовании сокращений слов в официальных документах:

сокращенные написания должны быть понятны;

не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано.

Для осуществления управленческой деятельности предприятие издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.

При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).

В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов.

Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа.

Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно - поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.

Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:

датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;

датой протокола является дата заседания (принятие решения);

датой акта - дата события;

датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;

датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

В состав даты входит указание числа, месяца, года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.

Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где: 148 - порядковый номер корреспонденции, 12-15 - индекс дела, где хранится документ.

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например: «Постановляю», «предлагаю», «прошу», «обязываю».

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: «постановляет», «решил».

В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например: «предлагаем», «решили» и т.д.

Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.

Документы - приложения могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);

поясняющие содержание другого документа;

направляемые с сопроводительным документом адресату.

Рассмотрим более подробно некоторые реквизиты.

Изображение Государственного герба РБ помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба РБ на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

Не допускается располагать изображение Государственного герба РБ между бланковыми надписями на двух языках.

Эмблема организации или товарный знак, зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещаются на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля расположено изображение Государственного герба РБ.

Организации негосударственной формы собственности помещают эмблему организации или товарный знак на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «наименование организации» («наименование вышестоящей организации»).

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации - автора документа указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного или в скобках.

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример: ул.Кропоткина, 55, 220002, г.Минск.

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов организации. Реквизит «название вида документа» должен содержать каждый документ. Это позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. На письмах название вида документа не указывается.

Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «регистрационный индекс» и пишется прописными буквами без разрядки, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, РЕШЕНИЕ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Вид документа может быть указан заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов; они изготавливаются на основании общего бланка организации). В остальных случаях для обозначения вида документа на бланке оставляется свободное место, которое заполняется при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими). В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. При использовании бланка на двух языках название вида документа указывается на этих языках, например: ЗАГАД - ПРИКАЗ, ДАВЕДКА - СПРАВКА. Оформление макета общего бланка (приложение 1). Оформление макета бланка для письма

25. Порядок оформления реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003. (данный вопрос включает в себя весь перечень реквизитов и может рассматриваться как 30 самостоятельных вопросов).

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

Реквизиты:

“Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

“Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами.

“Наименование структурного подразделения” – применяется только внутри предприятия.

“Адресные данные предприятия” – используются только при переписке.

“Название вида документа” – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

“Дата” – оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

“Индекс” – регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

“Ссылка на индекс и дату входящего документа” – проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

“Место составления или издания” – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

“Гриф ограничения доступа к документу” – указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.

“Адресат” – располагается в правом верхнем углу документа.

“Гриф утверждения” – должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

“Резолюция” – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.

“Заголовок к тексту” – содержит краткое содержание документа.

“Отметка о контроле” – только тех документов, которые взяты на контроль.

“Текст” – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

– краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

– объективность и достоверность информации;

– составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

– структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

– широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

“Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

“Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

“Гриф согласования” – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.

“Виза” – используют для внутреннего согласования документов.

“Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

“Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

“Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

“Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях.

“Отметка о поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

26. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. Дайте определение, классификацию данного вида документа, приведите пример документа.

· Положение - 1 )правовой акт, устанавливающий основные правила организации деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

· Инструкция -  документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.

· Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается

узкого круга должностных лиц и граждан.

· Приказ - 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2)документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

· Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

· Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

· Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

· Объяснительная записка - один из видов деловой переписки внутри учреждения или компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

 Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника событий, ее цель — разобраться в причинах тех или иных событий.

· Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. ¹

· Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой

· Договор - документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

· Характеристика - документ, выдаваемый администрацией предприятия своему сотруднику.

· Резюме - документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

· Факсограмма - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). 

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. 

· Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста—по телефону.

· Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

· Заявление -  документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.)