4.4. Обобщение и проверка данных счетов бухгалтерского учета

Текущий учет хозяйственных операций ведется с использова­нием множества первичных документов, на счетах синтетическо­го и аналитического учета.

Данные отдельного синтетического счета и открываемых к нему аналитических счетов не характеризуют финансово-хозяйствен­ную деятельность организации, а также ее имущественное состо­яние за конкретный отчетный период. В то же время бухгалтерские записи в разрезе каждого счета не могут быть проверены без увяз­ки с записями других счетов. Кроме того, по данным счетов без предварительного их обобщения составить баланс и бухгалтерс­кую отчетность сложно. Требуется также, до составления баланса и отчетности, выявить и исправить допущенные ошибки в запи­сях по счетам бухгалтерского учета.

Таким образом, без предварительного обобщения и проверки данных счетов бухгалтерского учета не следует составлять бухгал­терский баланс и отчетность. Обобщение данных, кроме того, является основной процедурой наиболее прогрессивных форм бухгалтерского учета (журнально-ордерной, автоматизирован­ной).

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, проверки правильности записей хозяйственных опе­раций по счетам и обобщения информации этих записей состав­ляются оборотные ведомости.

Оборотные ведомости представляют собой способ сводного обоб­щения записей, оборотов и остатков по аналитическим и синтети­ческим счетам за отчетный период (месяц) с целью проверки со­ответствия данных аналитического и синтетического учета, пра­вильности корреспонденции счетов, составления баланса и от­четности.

Оборотные ведомости бывают простые и шахматные и состав­ляются по счетам синтетического и аналитического учета.

Оборотная ведомость в простой форме по синтетическим сче­там представляет собой итоги оборотов и остатков (сальдо) по всем синтетическим счетам. Составляется оборотная ведомость на основании данных баланса на начало отчетного периода и оборо­тов по всем синтетическим счетам за отчетный период. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид (табл. 4.5).

Таблица 4.5

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за март 2001 г.

Наименование счетов	Начальный остаток		Оборот за месяц		Конечный остаток
	дебет (Снд)	кредит (Снд)	дебет (Од)	кредит (Ок)	дебет (Скд)	кредит (Скк)
1	2	3	4	5	6	7
Основные средства	600 000	-	50 000	40 000	610 000	-
Готовая продукция	130 000	-	25 000	135 000	20 000	-
Расчетные счета	50 000	-	120 000	130 000	40 000	-
Касса	2 000	-	22 000	22 000	2 000	-
Расчеты с подотчетными лицами	500	-	-	-	500	-
Расчеты с дебиторами	20 000	-	-	20 000	-	-
Уставный капитал	-	500 000	-	20 000	-	520 000
Нераспределенная прибыль	-	30 000	20 000	-	-	10 000
Расчеты с персоналом по оплате труда	-	22 000	22 000	-	-	-
Расчеты по краткосрочным кредитам и займам	-	200 000	108 000	-	-	92 000
Расчеты с кредиторами	-	50 500	-	-	-	50 500
ИТОГО:	802500	802500	367000	367000	672500	672500

Из таблицы 4.5 видно, что в первой паре суммовых колонок «Начальный остаток» приведены остатки на активных счетах (гра­фа 2) и остатки на пассивных счетах (графа 3). Содержание ука­занных граф точно соответствует содержанию актива (графа 2) и пассива (графа 3) баланса, так как эти графы составлены по дан­ным баланса на начало месяца. Вторая пара граф (графы 4 и 5) «Обороты за месяц» содержит группировку по счетам всех оборо­тов, которые были совершены за отчетный период. Итоги этих граф также равны между собой, так как все счета в результате хозяйственных операций корреспондировались по дебету и кре­диту на одну и ту же сумму.

Третья пара граф (колонок) «Конечный остаток» выводится по счетам на основании начальных остатков и оборотам за отчет­ный период. По активным счетам конечный остаток определяется путем прибавления к начальному остатку дебетового оборота и вычитания из общей суммы оборота по кредиту (6 = 2 + 4 - 5). По пассивным счетам конечный остаток определяется путем прибав­ления к начальному остатку кредитового оборота и вычитания из общей суммы оборота по дебету (7 = 3 + 5 - 4).

В оборотной ведомости, составленной правильно по записям на счетах бухгалтерского учета, должно соблюдаться равенство трех пар итогов:

- начальных остатков по дебету и кредиту (ΣС_нд = ΣС_нк). Их ра­венство вытекает из равенства счетов актива и пассива на­чального баланса;

- оборотов по дебету и кредету (ΣО_д = ΣО_к). Равенство здесь обусловлено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция заносится в одинако­вой сумме с дебета и кредита счетов;

- конечных дебетовых и кредитовых остатков (ΣC_кд = ΣC_кк). Ра­венство этих конечных остатков предопределяется равенством итогов актива и пассива конечного баланса, выводимого на счетах методом двойной записи.

С помощью оборотной ведомости можно установить допускае­мые ошибки в записях на счетах. Однако это сделать удается не всегда. Например, запись по счетам сделана не в той сумме, кото­рая указана в документе, операция отражена по счетам с наруше­нием корреспонденции счетов. Такие ошибки выявляются путем использования такого приема документальной проверки, как свер­ка данных документов и записей на счетах.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета пред­ставляют собой итоги оборотов и сальдо по всем аналитическим счетам. Они предназначены для получения информации о состоя­нии и движении имущества организации, а также для проверки правильности учетных данных в бухгалтерском учете.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам бывают раз­личной формы. Это зависит от того, в каких единицах измерения ведется учет по аналитическим счетам: в денежном и натуральном или только в денежном выражении.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, открываемым к синтетическим счетам по учету расчетных операций (расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами и т.д.), резервов и кредитов, имеет форму приведенной выше оборотной ведомости по синтетическим счетам. В ней, как и в оборотной ведомости по синтетическим счетам, приводятся показатели ана­литических счетов в денежном выражении (табл. 4.6).

Таблица 4.6