4. Работа со списками в Office Live Workspace

Для помощи в записи и совместном использовании информации, наиболее важной для работы и в личных интересах, в Microsoft Office Live Workspaceпредоставляютсясписки - веб-документы со знакомым форматом срок и столбцов.

Можно создать пустой список, а затем настроить заголовки столбцов в соответствии со своими потребностями. Можно также выбрать список с предварительно отформатированными столбцами, чтобы отслеживать задачи, контакты или события.

В учебном процессе списки можно использовать для размещения расписания занятий, заданий или контактных данных. Затем общий доступ к таким спискам предоставляется учащимся, преподавателям или родителям, чтобы своевременно демонстрировать данные о последних мероприятиях.

Создание пустого списка

1. В Office Live Workspaceна левой панели навигации откройте рабочую область (например,Тестовая область), в которой Вы хотите создать список.

2. На панели действий нажмите кнопку Создать.

3. В открывшемся меню выберите пункт Список.

Панель действий Имя списка Панель инструментов

4. Вам откроется список с пустыми столбцами. Чтобы добавить в него новый столбец на панели действий нажмите кнопку Добавить столбец (либо используйте сочетание клавишAlt + Insert), справа от имеющегося появится новый столбец.

5. При добавлении нового столбца к списку по умолчанию его заголовок отображается какСтолбец _. Чтобы изменить его название нажмите на верхнюю ячейку столбца и введите новый заголовок (например,Понедельник).

6. Для изменения порядка следования столбцов, установите курсор в верхней ячейке столбца, который требуется переместить (например, столбца с заголовком Понедельник). После появления вместо символа курсора стрелки, направленной в четыре стороны, перетащите столбец на новое место.

Примечание.   Пользователь, которому предоставлен доступ к общему списку с правами наблюдателя, может менять порядок или размеры столбцов, а также изменять сортировку при просмотре списка. Однако при закрытии или повторном открытии списка изменения не сохраняются.

7. Для удаления лишнего столбца из списка, установите курсор в верхней его ячейке и нажмите появившуюся четверную стрелку (чтобы выбрать несколько столбцов, удерживайте при этом клавишу Ctrl). Затем выполните одно из следующих действий:

• на панели действий щелкните стрелку рядом с заголовком Удалить, а затем выберите пунктУдалить столбец;

• нажмите стрелку рядом с заголовком столбца и выберите пункт Удалить столбец;

• нажмите сочетание клавиш Alt + Delete.

8. Для добавления новой строки в список выполните одно из следующих действий:

• на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строку.

• внизу списка нажмите кнопку Добавить строку.

• установите курсор в последней строке, а затем нажмите клавишу Enter;

• нажмите сочетание клавиш Ctrl + Insert.

9. Для удаления лишней строки, выберите её, щелкнув по первой ячейке (чтобы выбрать несколько строк удерживайте при этом клавишу Ctrl). На панели инструментов нажмите кнопкуУдалить (либо воспользуйтесь сочетанием клавишCtrl + Delete).

10. Для быстрого перехода между ячейками списка, используются клавиши навигации (со стрелками). Для перемещения курсора к соседней ячейке строки слева направо используется клавиша Tab.

11. После внесения в список всех изменений на панели инструментов нажмите кнопку Сохранитьили нажмите сочетание клавишCtrl+S, чтобы сохранить изменения.

12. После завершения создания списка на панели инструментов нажмите кнопку Закрыть.

Создание списка с помощью шаблона

1. В Office Live Workspaceна левой панели навигации откройте рабочую область (например,Тестовая область), в которой Вы хотите создать список..

2. На панели инструментов нажмите кнопку Создать.

3. Выберите один из следующих пунктов:

• список задач. Если на компьютере установлен пакет программOffice 2007, с помощью списка задач можно создать, например, список распределения задач между членами группы для подготовки презентации. Для каждой задачи можно указать важные даты исполнения, а отдельным задачам можно назначать высокий приоритет;

• список контактов.Используется для записи и упорядочения имен, адресов, номеров стационарных и мобильных телефонов, а также адресов электронной почты;

• список событий.Используется для записи места, времени начала и завершения важных деловых, общественных и семейных мероприятий.

4. С помощью кнопки Добавить столбецдобавьте необходимое количество столбцов (например,6) и назначьте им названия (например,понедельник, вторник и т.д.).

5. С помощью выпадающего списка, вызываемого кнопкой, выберите необходимый тип поля:

• текст из одной строки- подходит для простых названий, например, столбцов с именами или адресами электронной почты;

• несколько срок текста- позволяет вносить развернутые описания (без форматирования), например, для почтовых адресов, или описаний проектов. Столбцы с несколькими строками текста нельзя сортировать;

• число - используется для добавления столбца с числами, например, с числом учащихся в группе;

• да/нет- добавление столбца с флажком. Такие флажки используются, например, для указания выполненных пунктов списка текущих дел или проектов;

• дата- в столбце данного типа используется календарь для добавления даты события или даты реализации проекта.

6. После внесения в список всех изменений на панели инструментов нажмите кнопку Сохранитьили нажмите сочетание клавишCtrl+S, чтобы сохранить изменения.

7. После завершения создания списка на панели инструментов нажмите кнопку Закрыть.

Примечание. Список можно создать в рабочей области, но невозможно создать в папке. Следует помнить о том, что при изменении типа данных столбца его содержимое может быть утрачено. Например, при изменении типа данных столбца сДатанаДа/нетвозникает предупреждение о том, что некоторые даты в столбце могут быть удалены.

Перемещение списка

Если требуется переместить список в другое место в Office Live Workspace, выполните одно из следующих действий:

1. В рабочей области (например, Тестовая область) установите флажок рядом с именем списка, который требуется переместить (например,Список задач 1), а затем выполните одно из следующих действий:

• чтобы изменить местоположение списка, на панели действий нажмите кнопку Вырезать;

• чтобы скопировать список в другое место, на панели действий нажмите кнопку Копировать.

2. Отройте рабочую область, в которую Вы хотите переместить список (например, Документы). На панели действий нажмите кнопкуВставить.

  Примечание: Список нельзя переместить или скопировать в папку.

Удаление или восстановление списка

Списки, утратившие свою актуальность, можно удалить из рабочей области.

1. В Office Live Workspaceоткройте рабочую область (например,Документы) со списком, который требуется удалить.

2. Установите флажок рядом с именем списка (например, Список задач 1).

3. На панели инструментов нажмите кнопку Удалить. Список отправляется в рабочую областьУдаленные элементы.

Примечание: При необходимости удаленный список можно восстановить, так как он в течение 30 дней доступен в рабочей областиУдаленныеэлементы.

Для восстановления удаленного списка используются те же операции, что и при восстановлении примечаний (см. пунктВосстановление удаленного примечания).

 Предоставление общего доступа к списку

Списки могут стать еще более полезными, если они используются совместно с другими пользователями. При отправке приглашения к общему доступу приглашаемым пользователям можно назначить роль, которая определяет их возможности: просмотр, комментирование и изменение содержимого списка или только просмотр и комментирование.

Вы можете пригласить к совместному использованию списка до 100 пользователей. Предоставление и отмена общего доступа к спискам производится аналогично тому, как и в случае примечаний (см. пункт Предоставление/Отмена общего доступа к примечанию).