3. Работа с примечаниями в Office Live Workspace

Убедитесь, что Вы находитесь в выбранной рабочей области (например, в созданной только что Тестовой области).

Примечание: Для входа в необходимую рабочую область, щелкните левой клавишей мыши на ее название в меню, расположенном слева.

Если нажать кнопку «Создать», то следующим шагом Вам будет предложен выбор различных типов документов:

• примечание– это текстовый документ, содержащий базовые возможности по форматированию (начертание шрифта, размер, цвет, выравнивание, списки, ссылки). После каждого сохранения такого документа будет сохраняться новая версия;

• список– настраиваемая таблица, которая может содержать различные типы полей (текст, числа, ответы да/нет, даты). Сформированную таблицу можно экспортировать в Microsoft Excel;

Панель действий

• списки задач, контактов и событий– это особые списки, которые возможно подключать в программуMicrosoft Office Outlookдля синхронизации, также существует возможность экспорта вMicrosoft Excel;

• документы Microsoft Office-Word, Excel, PowerPoint- создаются на настольном компьютере с помощью приложенийMicrosoft Office.

В Microsoft Office Live Workspaceпримечания в рабочих областях можно использовать для записи информации об исследованиях и проектах или планирования проектов и «мозгового штурма» в своей группе. Примечания можно просматривать из любого компьютера с подключением к Интернету, для этого не требуетсяMicrosoft Office Wordили любой другой текстовых редактор.

1. Выберите тип документа - Примечание.

2. В текстовом поле заголовка наведите курсор на запись Примечание 1и введите название нового примечания (например,Тестовое примечание).

3. Нажмите левой кнопкой мыши под введенным заголовком, чтобы добавить описание примечания.

4. Введите основной текст примечания (например, Тест).

   Имя примечания

Поле ввода текста примечания Панель инструментов форматирования

5. Примечания можно форматировать с помощью инструментов, отображаемых на соответствующей панели: они позволяют менять шрифт, начертание и размер шрифта, выравнивание и цвет текста, уровни отступа, а также работать с маркерами и функциями нумерации.

Например, с помощью кнопки , в примечание можно вставить гиперссылку:

1. чтобы веб-адрес гиперссылки появился в примечании как ссылка, щелкните там, где она должна появиться; чтобы как ссылка отображалась текст, отличный от URL-адреса, введите текст ссылки (например, гиперссылка) в примечании, а затем выделите его;

2. на панели инструментов нажмите кнопку Гиперссылкаили нажмите сочетание клавишCtrl+K;

3. в диалоговом окне Вставка ссылкивведите URL-адрес (например,www.yandex.ru) или скопируйте его из адресной строки браузера, а затем нажмите кнопкуОк. Обратите внимание на то, что первая часть большинства веб-адресов,http://, добавляется автоматически.

Примечание. В примечание нельзя вставлять гиперссылку на общие файловые ресурсы или на страницы Википедии.

6. На панели инструментов нажмите кнопку Сохранить(либо нажмите сочетание клавишCtrl+S), чтобы сохранить изменения.

7. После завершения создания примечания на панели инструментов нажмите кнопку Закрыть.

Примечание: После создания примечания на него вOffice Live Workspaceпредоставляется прямая ссылка, эту ссылку можно сохранить в закладках обозревателя для облегчения доступа, совместного использования вместе с другими пользователями или одновременной работы с несколькими примечаниями.

Открытие существующего примечания

Чтобы открыть ранее созданное примечание для чтения либо внесения изменений, или комментариев, выполните следующие действия:

1. На панели навигации Office Live Workspace, расположенной слева, под заголовкомМои рабочие областивыберите имя рабочей области, содержащей требуемое примечание (например, Тестовая область).

2. В рабочей области щелкните имя примечания (например, Тестовое примечание), чтобы его открыть для просмотра.

Примечание: Имя примечания в списке рабочей области можно изменить. Для этого в рабочей области наведите курсор на примечание, которое требуется изменить. В открывшемся меню нажмите кнопкуПереименовать, а затем в поле для названия введите новое имя.

Перемещение примечания в рабочую область «Удаленные элементы»

При удалении примечание перемещается в рабочую область Удаленные элементы,где оно хранится в течение 30 дней перед безвозвратным удалением.

Чтобы переместить примечания в рабочую область Удаленные элементы, выполните следующие действия:

1. На панели навигации Office Live Workspace, расположенной слева, под заголовкомМои рабочие областивыберите имя рабочей области, содержащей требуемое примечание (например, Тестовая область).

2. В рабочей области установите флажок рядом с именем примечания (например, Тестовое примечание), которое Вы хотите удалить. На панели действий нажмите кнопкуУдалить.

 Примечание. После перемещения примечания в рабочую область Удаленные элементы все связанные с ним комментарии и права общего доступа удаляются безвозвратно и не могут быть восстановлены позднее.

Восстановление удаленного примечания

После перемещения примечания в рабочую область Удаленные элементыоно хранится там в течение 30 дней, если его не удалить безвозвратно. Пока примечание находится в рабочей областиУдаленные,его можно восстановить на своем исходном месте.

Чтобы восстановить примечания на своем исходном месте, выполните следующие действия:

1. На панели навигации Office Live Workspace, расположенной слева, выберитеУдаленные элементы.

2. В рабочей области Удаленные элементыустановите флажки рядом с именами примечаний (например,Тестовое примечание), которые требуется восстановить.

3. На панели действий нажмите кнопку Восстановить. Примечания восстанавливаются в рабочей области на своем исходном месте.

 Примечание:Комментарии и права общего доступа, которые были связаны с примечанием до его перемещения в рабочую областьУдаленные элементы, не восстанавливаются вместе с ним.

Безвозвратное удаление примечания

После перемещения в рабочую область Удаленные элементыпримечание продолжает занимать область хранения рабочей области. Если наверху экранаOffice Live Workspaceпоявляется предупреждение о том, что остался ограниченный объем области хранения, пространство можно освободить за счет безвозвратного удаления уже ненужных примечаний или других документов.

Чтобы безвозвратного удалить примечания, выполните следующие действия:

1. На панели навигации Office Live Workspace, расположенной слева, выберитеУдаленные элементы.

2. В рабочей области Удаленныеэлементыустановите флажки рядом с именами примечаний (например,Тестовое примечание), которые требуется безвозвратно удалить.

3. На панели действий нажмите кнопку Удалить.

4. Возникает запрос подтверждения безвозвратного удаления примечания. Нажмите кнопку Оk, чтобы его одобрить.

Примечание. Когда Вы удаляете элемент из рабочей области Удаленные элементы, он удаляется безвозвратно и уже не может быть восстановлен.

Предоставление общего доступа к примечанию

Общий доступ к примечаниям позволяет их использовать для обсуждения творческих идей, планирования проектов и предоставления информации о проектах друзьям или деловым партнерам. К любому примечанию в рабочей области Документыможно открыть общий доступ одновременно до 100 пользователям. Для каждого из них можно указать права доступа:изменение примечаний или просто просмотр и добавление комментариев.

Отправка приглашения к общему доступу

Вы можете пригласить к совместному использованию примечания до 250 пользователей. Для предоставления общего доступа к примечанию выполните следующие действия.

1. На панели навигации Office Live Workspace, расположенной слева, в областиМои рабочие областивыберитеДокументы.

2. Выберите тип документа - Примечание. В текстовом поле заголовка наведите курсор на записьПримечание 1и введите название нового примечания (например,Тестовое примечание).

3. Нажмите левой кнопкой мыши под введенным заголовком, чтобы добавить описание примечания.

4. Введите основной текст примечания (например, Тест).

5. На панели инструментов нажмите кнопку Сохранить(либо нажмите сочетание клавишCtrl+S), чтобы сохранить изменения.

6. На панели инструментов нажмите кнопку Общий доступ.

7. Выполните одно или несколько из следующих действий:

• в поле рядом с заголовком Редакторывведите адреса электронной почты пользователей (например,sharizdanova@psga.ru), которым требуется предоставить права доступа к примечанию с возможностью чтения/записи. Редакторы могут изменять содержимое, добавлять комментарии или удалять примечания;

• в поле рядом с заголовком Наблюдателивведите адреса электронной почты пользователей (например,ikto@pgsga.ru), которым требуется предоставить права доступа к примечанию с возможностью только чтения. Наблюдатели могут добавлять комментарии, но не могут изменять содержимое примечания.

8. В поле рядом с заголовком Сообщениеможно ввести описание примечания длиной до 1024 символов. Текст данного сообщения указывается в теле приглашения, которое по электронной почте рассылается тем, кому предоставляется общий доступ к примечанию.

9. Если Вы хотите, чтобы получатели приглашения к общему доступу могли просматривать примечание без регистрации в Office Live Workspace, установите флажокПозволить всем просматривать содержимое без регистрации.

10. Нажмите кнопку Отправить. Приглашение к общему доступу отправляется по электронной почте. В теле электронного сообщения содержится гиперссылка на общее примечание.

Отмена общего доступа к примечанию

Если общий доступ к примечанию больше не требуется, можно отменить права доступа отдельных пользователей или полностью остановить общий доступ к примечанию.

1. В верхней части общего примечания щелкните ссылку на список всех пользователей с правами доступа «Редактор»или«Наблюдатель». Можно также нажать кнопкуОбщий доступна панели инструментов.

2. Выполните одно из следующих действий.

• рядом с адресом электронной почты каждого пользователя, у которого Вы хотите отозвать права общего доступа, нажмите на изображение крестика - кнопку «Удалить»;

• чтобы отменить общий доступ для всех редакторов и наблюдателей, нажмите кнопку Отменить общий доступ.

3. На панели уведомлений Office Live Workspaceнажмите кнопкуОк.