Азбука делового общения

Порядок размещения гостей на официальном обеде

На деловой трапезе обычно разбивают супружеские пары, если таковые имеются. Если стол общий, между супругами сажают других присутствующих, если столов несколько, они садятся к разным столикам. Это позволяет каждому из супругов свободнее беседовать с другими людьми.

Хозяин и его компаньон или принимающая гостей супружеская пара занимают места друг против друга на коротких сторонах стола, указав почетным гостям их места на концах стола.

Принципы размещения гостей таковы:

Ø Почетный гость - мужчина сидит справа от хозяйки.

Ø Второй по важности гость - мужчина - слева от хозяйки.

Ø Почетная гостья располагается справа от хозяина.

Ø Вторая по важности гостья - слева от хозяина.

Ø Мужчины и женщины должны чередоваться.

Ø Круглый стол уравнивает гостей.

Ø На официальном обеде могут быть расставлены карточки, или же хозяева рассаживают гостей сами.

Ø Работает правило светского этикета: мужчины должны усаживать дам и вставать, когда те выходят из-за стола или возвращаются к нему.

Психологическое значение формы стола.

Часто в рабочих кабинетах столы ставятся буквой Т. Чем выше положение занимает руководитель, тем больше эта буква. Посетителю часто предлагают сесть за такой стол, во главе которого находится хозяин данного кабинета. В этом случае сразу проявляются отношения доминирования. Сказанное не означает, что не следует иметь у себя подобные столы, просто надо хорошо себе представлять, что означает такая рассадка. Когда доминирование надо подчеркнуть, тогда она вполне оправдана. Бывают ситуации, в которых хозяин кабинета выступает на равных со своим собеседником. В этом случае, если позволяет площадь кабинета, можно отдельно поставить стол для проведения деловых бесед. Такой стол может также использоваться и для совещаний с подчиненными, когда руководитель не желает навязывать своего мнения, быть какое-то время с ними «на равных».

Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции. Он может использоваться для проведения коротких деловых обсуждений. Люди, расположенные по правую сторону от вас, скорее всего, будут более расположены к сотрудничеству с вами, чем те, которые сидят слева. А сидящие напротив вас - настроены наиболее оппозиционно.

Прямоугольный стол чаще всего используется при проведении переговоров. Чем шире стол, тем больше не только физическая, но и психологическая дистанция между участниками переговоров. А это значит, что тем легче сказать «нет» противоположной стороне. Слишком узкий стол создает дискомфорт у участников переговоров - кажется, что партнер «заглядывает» вам в записи.

Круглый стол создает более свободную атмосферу. Он хорош при совместной работе над проектом. Не случайно существует выражение «беседа за круглым столом». Круглый стол снимает статусные различия между участниками переговоров или беседы. В результате этого руководитель и подчиненные психологически в значительной степени оказываются на одном уровне. Он подразумевает равноправие участников, а также часто неформальную беседу, свободный обмен мнениями и взглядами. При рассадке за круглым столом важно предусмотреть, чтобы его пространство в равной мере было распределено между участниками. Беседа за журнальным столиком будет носить еще более неформальный, неофициальный характер. Если при этом хозяин кабинета предлагает гостю чашку чая или кофе, то тем самым он настраивает его на дружеский тон. В такой беседе деловые отношения могут быть затронуты в самом общем виде. Но даже, если в кабинете есть только один Т-образный стол, а принимающий гостя не желает демонстрировать доминирование над своим собеседником, то он может выйти и сесть напротив, или при менее официальном разговоре - наискось.

Как начать разговор?

Если это ваша первая встреча с собеседником (собеседниками), то уместнее всего начать разговор с взаимного представления, представления своих делегаций, взаимного рассказа о своих организациях. Далее можно перейти к делу.

Если вы уже знакомы с собеседником и речь идет о продолжении диалога, то хорошим началом может быть краткий обзор событий со времени вашей прошедшей встречи.

Хорошей темой для начала деловой беседы может стать обмен мнениями об общей профессиональной теме - скажем, о состоянии финансового рынка или о новых тенденциях и технологиях издательского дела. Важно построить разговор так, чтобы эта общая тема была близка к теме намечаемого основного разговора и позволяла вскоре перейти к нему.

Если в период подготовки к встрече вы с партнерами обсуждали тему письменно, то этот обмен мнениями будет хорошим началом для разговора. Обзор такой переписки не только даст всем участникам переговоров возможность «сверить часы», но и поможет четче очертить рамки и направленность переговоров, ликвидировать возможные неясности и недопонимания.

Основные правила беседы

Разговаривая с человеком во время деловой встречи, помните, что слушать не менее важно, чем говорить. Дайте ему возможность высказать все, что он считает нужным, и пусть он видит вашу заинтересованность. Умелый собеседник всегда найдет возможность дать высказаться говорящему, короткими репликами направляя суть разговора. Умение слушать, выдержать паузу высоко ценится в обществе. Искусный собеседник не станет пререкаться, разговаривать приказным или угрожающим тоном, постарается не давать навязчивых советов.

Старайтесь максимально концентрировать свое внимание на собеседнике, реагировать на сказанное им жестом, взглядом, междометием или ремаркой. Невнимательность может расцениваться как высокомерие и бестактность. Отвечать надо, предварительно взвесив свои слова, и искренне. Сдерживайте недовольство и раздражение, если его позиция противоречит вашей точке зрения; не высказывайте негативных замечаний во время его речи. С другой стороны, не проявляйте излишних эмоций, когда собеседник говорит нечто схожее с вашей точной зрения, особенно если принимать решение будете не вы, а ваше начальство. Не давайте таких обещаний, возможность выполнения которых не гарантирована.

На качество беседы очень сильно влияют частые телефонные звонки, прерывающие разговор. Постарайтесь, чтобы их в это время было поменьше.

В большинстве случаев общения в протокольных ситуациях не следует задерживать внимание собеседника больше, чем на десять минут - иначе вас могут посчитать назойливым человеком. Старайтесь постепенно обновлять круг собеседников, вовлекая их в разговор и переключаясь на новые, их интересующие темы.

Затянувшийся разговор можно в большинстве случаев прекратить под предлогом необходимости налить стакан воды, пополнить запас закусок на тарелке, позвонить по телефону и т. п.

Иногда вы хотите обойти тему, которой лучше не касаться. В такой ситуации уместно будет сослаться на личные обстоятельства или сообщить, что решение вашей организации по данному вопросу пока не принято или не подлежит разглашению: «К сожалению, я не хочу (или не имею права) сейчас обсуждать данный вопрос. Надеюсь, вы меня правильно понимаете».

А если вам задан вопрос, ответ на который вы не знаете? Можно прямо сказать об этом; однако правила этикета требуют, чтобы вы этим не ограничивались, а продолжили фразой вроде: «Но, мне кажется, что господин такой-то мог бы ответить на ваш вопрос». Если с упомянутым человеком можно связаться сразу же, то лучше вашего собеседника тотчас соединить с ним, позвонив по телефону. Если нет, то скажите, что вы свяжетесь со своим собеседником позже и ответите на интересующий его вопрос.

Несколько дополнительных советов помогут вам правильно построить диалог с вашим партнером.

Ø В разговоре не опускайте имя своего собеседника.

Ø Не спрашивайте людей об их возрасте, весе, одежде, расовой принадлежности, вероисповедании, болезнях, собственности и т.д.

Ø Не рассказывайте двусмысленные и непристойные анекдоты.

Ø В рабочее время сокращайте разговоры до минимума.

Ø Для начала разговора найдите повод или тему, представляющие общий интерес.

Ø Если вы желаете продолжения разговора, задавайте такие вопросы, которые позволяют собеседнику изложить свои взгляды подробнее.

Ø Чтобы закончить разговор, задавайте конкретные вопросы, предполагающие ответ типа «да» или «нет», либо спрашивайте о фактах.

Прощание

Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех - и для уходящего, и для остающегося. По истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Бывает так, что в знак уважения к гостям хозяин провожает их до выхода. Следует избегать искушения превратить этот жест внимания в продолжение переговоров.

Прощаясь, можно договориться о новой встрече, передать деловой сувенир.

Расставаясь с партнерами по переговорам, постарайтесь пожать им руки, сказать слово благодарности переводчику. Если делегации большие, то прощаются главы делегаций, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации

Переводчик

При переговорах с зарубежными партнерами часто необходимы услуги переводчика. От квалификации переводчика часто зависит атмосфера и успех переговоров. Если вы не уверены в своем знании иностранного языка, то присутствие переводчика на переговорах обязательно. Зачастую к услугам переводчика прибегают даже люди, хорошо владеющие иностранным языком, - это дает им дополнительную возможность выиграть время и обдумать сказанное собеседником. На ответственных переговорах желательно задействовать переводчика-профессионала, качество работы которого у вас уже была возможность проверить.

Перевод бывает параллельный (синхронный) и последовательный. В обычной деловой практике чаще всего прибегают к последовательному переводу, когда говорящий, сказав несколько фраз, останавливается и дает возможность переводчику перевести сказанное. Как правило, переводчик сидит по левую руку от лица, ведущего переговоры. В ходе разговоров в перерыве, в кулуарах, на приеме «фуршет» переводчик постоянно сопровождает лицо (обычно находясь сзади на расстоянии полушага), ведущее переговоры и переводит ему сказанное иностранцами.

По окончании переговоров следует поблагодарить переводчика.

Разговор через переводчика требует некоторых навыков. Говорить надо не спеша, делая паузы для перевода через каждые три-пять фраз. Не стоит злоупотреблять просторечиями, сложными терминами, длинными шутками, которые часто много теряют при переводе. Если переводчик вам незнаком, то желательно перед началом переговоров вкратце ознакомить его с сутью дела, специфической лексикой обсуждаемого вопроса, это позволит избежать ошибок при переводе. Разговор с последовательным переводом занимает в два раза больше времени, чем без перевода. Это необходимо учитывать при организации мероприятий.

Во время приемов с рассадкой переводчик обычно сидит в непосредственной близости к хозяину и основному гостю. Бывают случаи, когда переводчики есть с обеих сторон. Тогда переводчик каждой делегации переводит речь своих представителей.

Выступая перед аудиторией с переводчиком, следует придерживаться обычной практики последовательного перевода. При этом для переводчика часто ставится отдельный микрофон. Если вы выступаете по заранее заготовленному тексту выступления, то желательно предварительно ознакомить с ним переводчика.

Синхронный перевод в основном применяется на конференциях, конгрессах и крупных переговорах. В этом случае для переводчика оборудуется звуконепроницаемая кабина, используется специальное оборудование. Переводчики-синхронисты работают по два-три человека, регулярно меняясь. Это очень тяжелая и напряженная работа. Даже самые лучшие переводчики-синхронисты, как правило, не могут обеспечить полное соответствие перевода оригинальному тексту. Поэтому заранее заготовленный текст речи желательно передать через организаторов конференции в кабину переводчиков - это значительно облегчит их работу и будет содействовать тому, чтобы ваша мысль дошла до слушателей неискаженной.

Одежда в деловой жизни

Проблемы одежды в различных обстоятельствах деловой жизни уже неоднократно затрагивались. Сейчас мы подробнее рассмотрим общие принципы подбора аксессуаров гардероба, позволяющие одеться в соответствии с требованиями вкуса и этикета.

Прежде всего, важно одеваться сообразно случаю. Одежда должна быть отличного качества и в хорошем вкусе. Еще важнее быть опрятным и хорошо ухоженным. Главным же является отношение человека к себе, к окружающим, к своей работе.

Общий подход к подбору одежды заключается в следующем:

Ø обратитесь к консультанту по модной одежде или к человеку, который одевается в хорошем деловом стиле;

Ø не следуйте слепо каждому последнему направлению в моде;

Ø подражайте вашему руководству в тонах одежды;

Ø если в вашей организации или фирме приняты какие-либо нормы одежды, придерживайтесь их. Выбирать одежду также следует вдумчиво и осмотрительно.

Кроме того:

Ø учитывайте профиль работы и стиль компании, в которой вы работаете;

Ø очень важно, чтобы вещь хорошо на вас сидела. Ведь она может быть модной и из хорошего материала, но не подходить вам;

Ø обратите внимание на фасон и цвет: соответствуют ли они вашему цвету волос и кожи, подходят ли вашей фигуре?

Ø запомните: качество предпочтительнее количества. В деловой одежде - чем меньше, тем лучше;

Ø как в монастыре, забудьте про сексуальность - не выставляйте напоказ свою грудь, бедра, ноги

Одежда на деловом приеме

Будет более чем скверно, если вы окажетесь одеты неподобающим образом, т.е. не так, как требует обстановка предстоящего делового обеда или ужина. Если на письменном приглашении нет указаний насчет одежды, следует позвонить приглашающему и выяснить этот вопрос.

В зависимости от предполагаемых условий приема к одежде предъявляются следующие требования.

Полуофициальная одежда.

Мужчины:

Ø темный костюм хорошего качества;

Ø белая рубашка, темный галстук;

Ø темные носки и черные туфли.

Женщины:

Ø платье для коктейля - короткое либо длинное.

Официальная одежда.

Мужчины:

Ø предпочтителен смокинг;

Ø иногда подходит темный костюм;

Ø фрак не годится.

Женщины:

Ø длинное платье.

«Черный галстук» (вечеринка в смокингах).

Мужчины:

Ø смокинг;

Ø белая парадная рубашка, манжеты с запонками;

Ø черный галстук-бабочка;

Ø пояс;

Ø черные шелковые носки;

Ø черные кожаные туфли.

Женщины:

Ø длинное платье;

Ø тонкие чулки;

Ø туфли-лодочки из тяжелого шелка либо атласные - в тон платья, или легкие вечерние туфли.

«Белый галстук» (вечеринка во фраках).

Мужчины:

Ø фрак;

Ø белая рубашка с подплечниками, манжеты с запонками;

Ø белый галстук-бабочка;

Ø белый пояс или белый жилет;

Ø белые перчатки (необязательно).

Женщины:

Ø длинное платье;

Ø тонкие чулки;

Ø туфли-лодочки в тон платья или легкие вечерние туфли;

Ø длинные белые перчатки.

Подбор одежды для деловых переговоров

Для такого события больше подходят однотонные костюмы - серые, темно-серые, темно-синие, черные. Близкими по тону должны быть и цвета галстуков: соответственно серо-жемчужные, сине-красные, темно-бордовые; при этом на галстуке должен доминировать цвет костюма и желателен рисунок. Такое сочетание цветов не будет отвлекать и раздражать ваших партнеров, а ваш внешний вид подчеркнет ваше уважение к ним. Известно, что яркий галстук с вычурным рисунком оказывает некоторое эмоциональное давление на собеседников.

В официальной обстановке пиджак должен быть застегнут. Это касается как переговоров, так и совещаний: в застегнутом пиджаке заходят в кабинет на заседание, сидят в президиуме, выступают с докладом. В таком же виде входят в зрительный зал театра и ресторан. При этом нижнюю пуговицу пиджака никогда не застегивают. Сидя в кресле, а также за столом во время еды, пиджак можно расстегнуть.

Этикет деловых приемов всех видов требует надевать белые рубашки. В остальных случаях цвет рубашки должен гармонировать с цветом костюма. Оптимальная длина галстука - до пояса брюк, он должен быть аккуратно завязан.

К костюмам строгих цветов подходят полуботинки или ботинки черного либо темно-коричневого цветов. Черная обувь подходит к костюмам любых цветов.

Днем и в летнее время предпочтительнее светлые костюмы и платья, вечером и зимой - более темных тонов. К светлому костюму следует надевать светлую обувь.

Головной убор по цвету и фасону должен соответствовать остальной одежде. Фетровую шляпу надевают с хорошим пальто, кожаная или матерчатая шляпа, а также головной убор с небольшими полями сочетаются с плащом и курткой спортивного типа.

Перчатки, шарф и платок по цвету и рисунку должны гармонировать с остальными частями туалета. В верхние наружные карманы пиджаков и жакетов нельзя класть ручку, карандаш, расческу и прочие предметы так, чтобы они торчали наружу.

Такой же принцип в одежде справедлив и для женщин: цветовая гамма туалета, платья и прочих деталей должны дополнять друг друга, фасон одежды - соответствовать специфике фигуры, хотя, несомненно, женская мода более подвержена изменениям, чем мужская.

Костюм деловой женщины, ведущей переговоры с представителями других фирм, должен быть функционален, т.е. соответствовать целям такого мероприятия, чтобы способствовать успеху. Нежелательны платья с глубокими вырезами и очень короткие юбки - одежда не должна отвлекать партнера от серьезного разговора. В ней не должно быть ярких цветов, множества сверкающих нитей. Основу деловой одежды женщины составляет костюм или платье-костюм. Брючные костюмы и вязаные вещи подходят далеко не всегда. Важный элемент - украшения. Во-первых, их не должно быть много, а во-вторых, они должны быть высокого качества, от престижных фирм