2 Сортировка данных в списке

Сортировка данных в таблице БД Excelявляется основной операцией, т.к. многие операции группировки, которые выполняются из менюДанные, можно использовать только после сортировки.

Цель сортировки – упорядочивание данных в порядке возрастания или убывания, она производится в том же списке. В среде Excelсортировка выполняется по трём полям, причём сортировка по второму полю производится для одинаковых значений отсортированного первого поля, а третьего – для одинаковых значений второго поля.

Для сортировки данных нужно выполнить команду Данные\ Сортировка, откроется окноСортировка диапазона(рис. 2), в котором выбираются столбцы и вид упорядочивания – по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию упорядочивание идёт от меньшего к большему – по алфавиту, по хронологии дат, но согласно приоритету: числа, текст, логические значения, значения ошибок и пустые ячейки.

При сортировке по убыванию используется обратный порядок, только

пустые ячейки всегда собираются в конце списка.

Проведём сортировку списка "Экзаменационная ведомость" по полям Код преподавателя, Оценка и Фамилия И.О.

Рисунок 2 Окна Сортировка диапазонаиПараметры сортировки

Результат сортировки показан на рис. 3, где столбец Еотсортирован по возрастанию, в столбцеDпо возрастанию отсортированы одинаковые записи столбцаЕ, а в столбцеВ– по алфавиту одинаковые значения в столбце D.

Рисунок 3 Результат сортировки данных

Дополнительные установки сортировки задаются в окне Параметры сортировки, вызываемом кнопкойПараметры(рис. 2). Здесь можно

задать сортировку с учётом или без учёта регистра, по столбцам или по

строкам, обычный или выбранный из списка. Этот список можно создать самостоятельно с помощью команды Сервис\Параметры, вкладкаСписки.

3 Фильтрация данных в списке

Фильтрация данных – это выбор данных, соответствующих какому-либо условию, критерию. Фильтрация в Excel выполняется двумя способами:

• с помощью команды Автофильтр и

• с помощью команды Расширенный фильтр.

3.1 Автофильтр

Автофильтрация позволяет выбрать критерий отбора из предлагаемых в приложении для каждого столбца отдельно. Фильтрация поля "Оценка" по условию "4" оставляет от исходного списка только записи с оценкой "4" (рис. 4)

Рисунок 4 Список студентов, получивших отметку 4

Дальнейшая фильтрация по другому полю выполняется для уже отфильтрованных данных, например, автофильтр по коду преподавателя 1 приведёт к следующему результату (рис. 5):

Рисунок 5 Список студентов, получивших отметку 4

у преподавателя с кодом 1

Список критериев для каждого столбца содержит следующие варианты критериев:

• все – выбираются все записи поля;

• первые 10– появляется окноНаложение условия по списку, в котором выбираются количество выводимых записей (наибольших или наименьших) в элементах списка или процентах от количества элементов;

• значения – отфильтровываются только записи, содержащие в данном

столбце указанное значение;

• условие– пользователь формирует условие отбора в окнеПользовательский автофильтр(равно, больше, …И, ИЛИ…) и записи фильтруются по этому условию.

Отмена результата фильтрации (для поля) выполняется либо повторной фильтрацией по критерию все, либо – для всего списка – повторным вводом командыДанные\Автофильтр.