15. 1.1 Общие правила составления и оформления всех перечисленных документов

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Информационно-справочная документация - это процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Печать. Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное “М.П.” Недопустимо проставление печати на свободном поле документа. Теперь мы знаем, как оформлять информационно-справочные документы, следовательно, теперь узнаем поподробнее о некоторых из них.

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие более важное значение для кадровых вопросов.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

· Докладная записка;

· Объяснительная записка;

· Предложение;

· Представление;

· Заявление;

· Протокол;

· Акт;

· Справка;

· Заключение;

· Отзыв;

· Перечень;

· Список;

· Переписка;

· Служебная записка;

· Письмо;

· Телефонограмма.

16. Документы, содержащие официальную информацию о деятельности личности в организации, принято называть документами по личному составу. Проблемы организации хранения документов по личному составу возросли в новых экономических условиях с развитием рыночных отношений. Документы по личному составу поступают в государственные архивы, как правило, в связи с ликвидацией организации без правопреемника.  Центральный государственный архив РТ, Центр архивных документов партий и общественных организаций, кожуунные государственные и муниципальные архивы активизировали работу по отбору документов и приёму на госхранение документов по личному составу. Приём этих документов существенно обогащает Архивный фонд Республики Тыва, имеющей не только научно-историческую, но и многоаспектную социальную ценность. Первостепенное внимание при отборе документов по личному составу было уделено личным делам, которые содержат наиболее полную информацию о приёме, перемещении и увольнении работников, размере заработной платы, о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком, необходимые, как для изучения личного состава соответствующих учреждений, организаций и предприятий, так и для социально- демографических исследований, для изучения истории учреждений, организаций и предприятий, характеристики особенностей того или иного исторического периода. При отборе документов по личному составу для приёма в архив руководствуемся "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М.,2000 г) В состав документов по личному составу входят следующие группы дел: организационно-распорядительные (приказы, постановления и т.п.), учётные (картотеки учета, списки), финансовые (лицевые счета), аттестационно - наградные, материалы о несчастных случаях. Работники архива придают большое значение работе по исполнению запросов организаций и граждан, касающихся обеспечения их прав и законных интересов. Выдаваемые ими архивные справки и копии документов позволяют гражданам оформлять пенсии, пересматривать их размеры, получать компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и иные законные права. В связи с принятием нового пенсионного законодательства, различных законодательных и нормативных актов, связанных с пересмотром ранее действовавших и установлением новых дополнительных льгот отдельным категориям населения, расширением круга лиц, пользующихся этими льготами, все это привело к появлению новых категорий запросов социально-правового характера, исполняемых государственными архивами.

17. При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003..

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов от 3 марта 2003 г. Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных окладов; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания и т.д.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

18. Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее— РКФ), приведенной в приложении 28. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

1. Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов.

2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

4. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

5. Запрещается передавать текст конфиденциальных документов.

6. Подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

7. Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.

8. Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

10. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Документы в электронном виде, поступающие в организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной власти, осуществляется службой делопроизводства или другим структурным подразделением по разрешению руководителя организации. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации технических и программных средств

19. Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;

• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

• наличие заголовка;

• правильность адресования;

• если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;

• наличие отметки об исполнителе;

• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. ¹

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. ²

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. ³

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. ⁴

С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств. ⁵

20. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документацион-ного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не

имеющие указания конкретного должностного лица либо струк-

турного подразделения, предварительно рассматриваются в служу

бе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, получен-

ные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие

информацию по принципиальным вопросам деятельности орга

низации и требующие решения руководства. Остальные докумен

ты после предварительного рассмотрения службой документаци-

онного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством 

21. Составление номенклатуры дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться грамотная номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы  архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

На наш взгляд назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая  правильно распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в архиве.

Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов.Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов. Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной системы  на исполненные документы в организации.

Номенклатура дел организации раз­рабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется по установленной форме  и включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).