Контроль за надлежащим использованием бланков квитанций и их оформлением

Контроль за надлежащим использованием бланков осуществляется по следующим направлениям:

сохранность бланков полисов;

отсутствие подчисток и исправлений;

соответствие сумм, указанных в квитанциях, суммам, отраженным в кассовых отчетах и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию.

Контроль за надлежащим использованием бланков и подтверждение соответствия сумм принятых наличных (в том числе по платежным картам) денежных средств суммам, указанным в оформленных квитанциях, предшествует их передаче в архив.

Контроль за оформлением квитанций должен осуществляться для обеспечения полноты, своевременности и достоверности отражения операций с денежной наличностью по договорам страхования.

Определим основные вопросы, подлежащие контролю.

Передача в архив оформленных квитанций

Для подтверждения учетных данных прошлых лет необходимо обеспечить надлежащее хранение оформленных квитанций.

Организация должна разработать единые правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

За нарушение порядка хранения документов на руководителя организации может быть наложен административный штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ.

Обратим внимание на то, что хранение документов может осуществляться в собствен ном специально оборудованном помещении или в государственном (част ном) архиве. При этом обязательным требованием к частному архиву является наличие лицензии. передающего дела в архив. Перед сдачей дел в архив следует провести проверку их фактического наличия.

По окончании срока хранения в архиве использованные квитанции уничтожаются. Уничтожение проводится по истечении месяца со дня проведения последней инвентаризации использованных бланков квитанций. Уничтожение оформляется актом о списании, составленным комиссией.

Обратим внимание на то, что хранение документов может осуществляться в собственном специально оборудованном помещении или в государственном (частном) архиве. При этом обязательным требованием к частному архиву является наличие лицензии. Кроме того, документы подлежат уничтожению с согласия сотрудников архива, в акте об уничтожении должна быть подпись сотрудника архива.

Оформленные и принятые к учету квитанции подлежат хранению в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность. Использованные бланки квитанций упаковываются в мешки и опечатываются. Упакованные мешки систематизируются. По окончании календарного года они передаются в архив по описи, где хранятся не менее пяти лет. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Опись составляется в трех экземплярах и включает:

порядковый номер дела;

индекс дела;

заголовок дела;

дату дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения,

Ведение учетных баз данных

Учетные базы данных ведутся для отражения движения квитанции от момента отгрузки до момента передачи в архив и получения оперативных сведений о состоянии и месте нахождения квитанции.

Учетная база данных должна действовать во взаимосвязи с другими информационными системами и позволять исключать возможность повторного (дублированного) учета. Учетная база данных формируется на основании подтверждающих документов - документов, сопровождающих операцию. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной базы данных разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения учета базы данных. На основании базы данных может проводиться инвентаризация и сверка бланков, находящихся на ответственном хранении у страховых посредников.

А.А. Кварандзия,

доцент кафедры страхования СПбГУЭФ, к.э.н.

"Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании", N 6, ноябрь-декабрь 2006 г.