6.3. Организация и формы обобщения результатов анализа
Результативность анализа во многом зависит от правильной его организации.
Одним из важнейших требований к аналитической работе является ее ориентация на запросы конкретных пользователей анализа, что дает возможность, с одной стороны, наиболее полно удовлетворять информационные запросы различных субъектов анализа, а с другой – минимизировать расходы на проведение анализа;
Четкое распределение обязанностей между отдельными исполнителями, с одной стороны, обеспечивает полноту анализа, а с другой – исключает дублирование аналитической работы различными службами.
Регламентация аналитической работы предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума аналитических таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) предполагает создание типовых методик и инструкций, таблиц, выходных форм, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.
Соблюдение этих требований, а также применение новейших методик анализа, компьютерных технологий обработки информации, рациональных методов сбора данных обеспечивает экономичность и эффективность аналитического процесса, т. е. выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение.
Основными этапами аналитической работы являются:
определение субъектов и объектов анализа, распределение обязанностей между различными службами и подразделениями;
планирование аналитической работы;
информационное и методическое обеспечение анализа;
оформление результатов анализа;
контроль за внедрением предложений, разработанных по результатам анализа.
В комплексном плане аналитической работы определяется цель анализа, перечень объектов анализа, подлежащих изучению, разрабатывается система показателей, предусматривается периодичность проведения анализа, состав исполнителей анализа по каждому разделу (направлению), распределение обязанностей между ними, источники информационного и методического обеспечения по каждому разделу.
Тематические планы проведения анализа по проблемам, которые требуют углубленного изучения, содержат объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнителей, формы отчетности и т. п.
Результаты аналитического исследования могут быть оформлены в виде аналитических отчетов (записок), справок, заключений и т. п. При этом формы обобщения результатов определяются интересами пользователей и видом анализа.
Аналитический отчет (аналитическая записка) обычно составляется для внешних пользователей, а также для руководителей предприятия в том случае, если анализ проводился приглашенными аналитиками. Отчет может составляться по результатам как комплексного, так и тематического анализа, в любом случае его содержание должно быть достаточно полным.
В начале аналитического отчета рекомендуется четко сформулировать цель и задачи анализа, а также привести источники информации и состав исполнителей.
Отчет о результатах комплексного исследования прежде всего должен содержать общие положения, отражающие масштабы деятельности предприятия, уровень его экономического развития, условия хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, широту и долю рынков ее сбыта, имидж предприятия в деловом мире. Желательно также указать, на какой стадии жизненного цикла находится каждый вид продукции на рынке (внедрения, роста и развития, зрелости, насыщения или спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать их сильные и слабые стороны.
После этого необходимо отразить динамику показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты, имущественное и финансовое состояние предприятия, его деловую активность, эффективность деятельности, перспективы развития.
Желательно дать расшифровку агрегированных показателей отчетности (состав дебиторской и кредиторской задолженности, долгосрочных и краткосрочных финансовых вложений, распределения прибыли и т.п.), а также отразить информацию по географическим и операционным сегментам.
В отчете дается характеристика как положительных, так и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, раскрываются внутренние и внешние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые результаты деятельности.
Аналитическая часть отчета может содержать аналитические расчеты, таблицы, графики, диаграммы и т. п.
В заключительной части отчета должны быть сформулированы выводы и предложения, т. е. обобщены выявленные в ходе анализа проблемы и предложены варианты их решения.
В отчете о результатах тематического анализа целесообразно раскрыть экономическую сущность анализируемого объекта, особенно если он является новым или недостаточно исследованным, привести систему аналитических показателей, факторы, оказывающие влияние на формирование и изменение этих показателей. Остальные разделы отчета должны отразить ход аналитического исследования. Особое внимание следует уделять выводам и предложениям по результатам анализа, которые должны быть всесторонне обоснованы.
Содержание справки или заключения по результатам анализа может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, путей их освоения.
Бестекстовая форма представления результатов анализа предполагает наличие типовых аналитических таблиц, графиков, диаграмм и не содержит текстовых пояснений. Аналитические таблицы и графики позволяют систематизировать, обобщить изученный материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. Таблицы и графики должны быть простыми и наглядными.
Такой порядок представления информации рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в систематизированной и обработанной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его оперативность, так как при этом сокращается разрыв между проведением анализа и использованием его результатов для принятия управленческого решения.
________________________________________________________________________________________
Конспект лекций О.Н. Гальчиной (Тема 6)