Этапы подготовки и проведения корпоративного праздника

Этапами подготовки праздника можно назвать следующие:

1. Постановка целей

Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. «Цели нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разноплановости действий и достичь принципиальной скоординированности усилий».⁷¹

Цели у праздника могут быть рациональными и иррациональными⁷². К рациональным целям относятся:

• знакомство;

• формирование желаемого будущего;

• инициирование — запуск процесса;

• отстранение от прошлого, забот;

• следование традиции с утерянным первоначальным смыслом;

• времяпрепровождение.

Иррациональные цели праздника могут быть следующие:

• адаптация, когда организации нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;

• интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация в целом была интегрирована с внешней средой;

• целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;

• поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.

Таким образом, локальные цели праздника — адаптация, интеграция. Глобальная цель заключается в гармонизации организационной структуры фирмы.

Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:

Определение организатора мероприятия: внутреннее PR-подразделение или сторонняя консультационная фирма

2. Определения круга участников, их роли;

3. Назначение ответственного за подготовку и проведение мероприятия

Составление списка приглашенных;

4. Выбор места проведения мероприятия;

5. Программа праздника и подробный сценарий

Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. «Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать – их следует оставить только для публики».⁷³

Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника следует выделить:

- разработка оригинальной концепции, сценария и текстов, учитывающих специфику вашей фирмы и вашего бизнеса;

- постановка корпоративного праздника силами ваших сотрудников;

- конкурс номинаций;

- презентация отделов и подразделений;

- правильный подбор места проведения мероприятия;

- разработанная с учетом особенностей организации концепция призов и подарков;

- правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;

- организация банкета или фуршета;

- организация фейерверка любого уровня сложности;

- украшение зала и сцены;

- звуковое и световое обеспечение;

- мультимедийная презентация и поддержка концерта;

6. Определение бюджета мероприятия

7. Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко не все корпоративные праздники стоит афишировать для внешней среды организации, однако некоторые мероприятия, которые могут быть интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ). Необходимо подготовить все условия для удобной работы журналистов: посадочные места, достаточное количество розеток для аппаратуры, средства связи (телефон, компьютер, принтер, факс, Интернет), а также напитки и закуски. «Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок».⁷⁴

8. Анализ результатов.

Необходимо:

- выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;

- проанализировать ошибки и форс-мажоры;

- провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;

- проследить изменения в межличностных коммуникациях, поскольку они отражают психологический климат в организации и представляют собой субъект исследования и предмет работы.