1 Теоретические основы исследования организации работы с кадровыми документами

1. 1 Организация работы с кадровыми документами, как управленческий процесс

Термин делопроизводство возникает в устной речи примерно в XVII в. и означает он сам процесс решения дела. А так как в ходе решения любого дела возникают документы, подтверждающие юридическую силу договоренности (дела), то уже в XVI в. слово дело понимается, как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г. [Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4,  М.: Институт русского языка АН СССР, с. 207, 1977 год]

Без делопроизводства и качественного документооборота не может функционировать ни одно предприятие, будь то коммерческая организация или же орган власти.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Данный термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения». [ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения. — М.: Госстандарт России, с.3]

Профессор экономических наук Кудряев В.А. выделяет технологические этапы документооборота на предприятии:

• прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация документов;

• контроль над исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

• отправка или направление в дело.

[Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. 592 с.]

1.2 Отдел государственной службы и кадров: основные направления и принципы деятельности

Отдел государственной службы и кадров является важным структурным подразделением любого государственного органа, будь то федеральный или местный уровень власти. Основной функцией данного отдела является кадровое обеспечение государственной службы. Под кадровым обеспечением государственной службы понимается система работы с кадрами органа власти в организационном, профессиональном и иных отношениях, обеспечивающая насыщение высококвалифицированными кадрами всех звеньев государственной власти и управления (Б.В. Лытов).

Также стоит рассматривать кадровое обеспечение, как управленческий процесс, представляющий собой целенаправленную, практическую деятельность, устремленную на комплектацию государственных органов профессионально подготовленными, высоконравственными государственными служащими, способными в соответствии с современными требованиями исполнять свои должностные полномочия. В данном управленческом воздействии субъектом выступает отдел кадров, а объектом нанимаемый им персонал. [диссертация Шкелева Татьяна Олеговна «Формирование кадрового состава государственными гражданскими служащими в современных условиях» 2012, с.70, стр.161]

При формировании кадрового состава государственной гражданской службы, отдел госслужбы и кадров опирается на следующие принципы:

1. Обеспечение высокого уровня квалифицированности и профессионализма кадрового состава государственных служащих, его постоянного роста, развития и обогащения.

2. Создание эффективно действующего коллектива, с благоприятным социально-психологическим климатом.

3. Обеспечение стабильности состава кадров при его рациональном обновлении. То есть использование профессиональных качеств, способностей и достоинств гражданских служащих различных возрастов за счет привлечения потока молодого персонала и работников среднего возраста.

4. Использование экономических возможностей государства содержать аппарат управления. Это означает улучшение условий для трудовой деятельности, их социальной защиты.

5. Точность в определении количества и качества кадров в зависимости от объема и содержания функций и компетенции органа власти. [диссертация Шкелева Татьяна Олеговна «Формирование кадрового состава государственными гражданскими служащими в современных условиях» 2012, с.71, стр.161]

Помимо кадрового обеспечения на отдел государственной службы и кадров возложена не менее важная функция, функция кадрового делопроизводства.

Делопроизводство в данном отделе имеет некие особенности, обусловленные уровнем ответственности, возложенным на него. К ним относятся: специфические цели и задачи, принципы работы с кадровыми документами. Все это отличает отдел государственной службы и кадров от кадровой службы в любой другой негосударственной организации.

Документирование деятельности кадровой службы охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным регламентам, и помогает разрешить следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников (установление и упорядочивание трудового процесса);

● заключение трудового договора  и прием на работу (отбор, подбор);

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков (расчет отпускного времени, оформление соответствующих документов);

● поощрение работников (материальное и нематериальное стимулирование);

● наложение на работников дисциплинарных взысканий (управленческая мера наказания);

● аттестация работников (повышение профессиональной квалификации);

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы. [Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс] http://www.edou.ru/enc/]

Состав документов, обработка которых входит в перечень задач отдела государственной службы и кадров при приеме на работу государственных служащих, закреплен законодательно. В соответствии с ФЗ №79 «О государственной гражданской службе РФ», в их состав входят следующие обязательные документы:

• личное заявление кандидата на вакантную должность государственного служащего;

• анкета, заполненная собственноручно соискателем должности;

• копии документов удостоверяющих личность и подтверждающих трудовой стаж (паспорт РФ и трудовая книжка);

• документы об образовании;

• документы, подтверждающие отсутствие у кандидата заболеваний, наличие которых препятствует поступлению на государственную гражданскую службу;

• иные документы, предусмотренные законодательством. [Федеральный закон от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»]

Помимо вышеперечисленных документов, из которых далее составляются личные дела государственных служащих и основного штата Аппарата, отдел государственной службы и кадров имеет дело с кадровой документацией, которая сопровождает любой процесс деятельности кадровой службы. Например, это штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, различные унифицированные формы и др.

Таким образом, основными задачами деятельности отдела являются:

1) реализация положений Федерального законаот 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» по направлениям, относящимся к компетенции подразделения государственного органа по вопросам государственной службы и кадров;

2) профилактика коррупционных и иных правонарушений, обеспечение соблюдения государственными гражданскими служащими Аппарата ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным закономот 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

3) обеспечение реализации трудового законодательства в части оформление трудовых отношений с руководителями подведомственных учреждений;

4) обеспечение реализации законодательства по вопросам награждения в части компетенции отраслевого исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации;

В ходе реализации всех поставленных задач данный отдел выполняет определенные функции, среди них:

• анализ количественного и качественного состава гражданских служащих, обеспечение подготовки для представления в Аппарат предложений о направлении гражданских служащих для получения дополнительного профессионального образования, осуществление контроля соблюдения сроков прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации, стажировки гражданскими служащими Законодательного Собрания;

• организация подготовки проектов актов Законодательного Собрания, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебных контрактов, назначением на должность государственной гражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнением гражданского служащего с государственной гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет в соответствии с компетенцией отдела, оформление соответствующего решения руководства Аппарата;

• оформление трудовых отношений и соответствующих удостоверений и др. [Положение «Об отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области», от 27 мая 2013 года]

Исполняя свои должностные полномочия, работники отдела государственной службы и кадров обязаны опираться на определенные принципы. К общим принципам деятельности относятся:

• законность;

• справедливость;

• равенство и др.

К частным принципам деятельности работников кадровой службы в органе государственной власти относятся:

• приоритет квалификационных качеств кандидата на вакантную должность над личностными характеристиками;

• половозрастные, расовые, национальные или конфессиональные признаки не должны быть причиной отказа соискателю в работе;

• соблюдение законодательства о защите персональных данных;

• правомерность и справедливость в ходе проведения конкурса и др.