- •Майкопский государственный технологический университет.
- •5.1. Общая характеристика бухгалтерских информационных систем. Информационное обеспечение бухгалтерского учета
- •5.2. Бухгалтерские информационные системы крупного предприятия. Виды учета и их влияние на бис
- •5.3. Бухгалтерские информационные системы для предприятий малого и среднего бизнеса
5.3. Бухгалтерские информационные системы для предприятий малого и среднего бизнеса
При создании БИС на предприятиях малого и среднего бизнеса использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.
Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.
При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БИС относят к классу мини-бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.
При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два бухгалтера либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.
Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.
Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров. В отличие от крупных предприятий на предприятиях малого и среднего бизнеса основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.
Ведение же учета по отдельным участкам осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков). С использованием принципа конструирования создается единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтерского работника в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации.
Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управленческий учет, состоит из двух модулей.
Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных средств и нематериальных активов, учета товарно-материальных ценностей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, учета готовой продукции, расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.
Основными учетными регистрами данного модуля являются аналитические регистры по участкам учета - журнал учета первичных документов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяйственных операций.
Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Ocновными его учетными регистрами являются аналитические peгистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).
Связь между модулями осуществляется через Журнал хозяйственных операций.
При решении вопроса компьютеризации на предприятии малого и среднего бизнеса, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкиваются такие предприятия.
Компьютеризация бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».
Пакеты мини-бухгалтерии имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Принципы работы с такими пакетами можно рассмотреть на примере «1С: Бухгалтерия» (версия 6.0).
Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов.
Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике.
Главное меню программы содержит следующие пункты: Операции, Отчетность, Сервис, Окна и Помощь. При работе в большинстве режимов программы в меню появляется дополнительно еще один пункт - Действия, который перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы.
Каждому блоку меню соответствует группа подчиненных ему функций (рис. 5.1).
Технологический процесс работы с «1С: Бухгалтерия» включает подготовительный, начальный и основной этапы. Подготовительный этап выполняется при вводе программы в эксплуатацию. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве. Выполняется корректировка и заполнение базы данных. Ведется просмотр плана счетов, добавление счетов, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета. Просматриваются типовые проводки и самостоятельно формируются дополнительные проводки.
Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода, и заключается во вводе в машину переменных данных с различных бухгалтерских первичных документов.
Основной этап завершается режимом Отчетность, который реализует следующие функции:
- «Расчет итогов» - выполняется перед формированием всех выходных документов на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;
- «Сводные проводки» - ведет переброску сводных сумм с дебета одного счета в кредит другого;
- «Оборотно-сальдовая ведомость» - формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода, выводятся итоги по оборотам и остаткам;
- «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» - создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;
- «Обороты счета» (Главная книга) - формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;
- «Журнал-ордер и ведомость по счету» - выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;
- «Шахматка» - табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;
- «Карточка счета» - содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;
- «Анализ счета по субконто» - для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;
- «Анализ счета по датам» - по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;
- «Анализ субконто» - предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;
- «Карточка субконто» - содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции;
- «Обороты между субконто» - формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;
- «Отчеты по Журналу операций» - производится выборка проводок из Журнала операции по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;
- «Произвольные отчеты» - программа предоставляет широкие
возможности создания отчетов произвольной формы, изменить форму любого отчета или формулы расчета его показателей.
Литература
1. Бехтева Е.В., Кокаулин В.Д. Интегрированный курс Основы предпринимательства, экономики и информатики// Информатика и образование, 1998, ╬ 4.
2. Гриценко А.Н., Угринович Н.Д. Информационные технологии и основы предпринимательской деятельности// Информатика. Еженедельное приложение к газете Первое сентября, 1998, ╬ 43.
3. Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. В.В. Дика. М.: Финансы и статистика, 1996.
4. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.
5. Умнова Э.А., Порохина И.Ю., Чистов Д.В. Изучение основ бухгалтерии с применением компьютерного учета// Информатика. Еженедельное приложение к газете. Первое сентября, 1998, ╬ ╬ 21, 22.
6.Безруких П.С. Бухгалтерский учет (изд. 4-е перераб. и доп.). 2002.
7.Бреславцева Н.А., Медведева О.В., Нор-аревян Г.Г. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. – М.: «Порт-издат», 2004. – 160 с.
8.Бухгалтерская (финансовая) отчетность. Пашук Н. К.
9.Бухгалтерское дело: Учебное пособие/под ред. Н.Н. Хахоновой – Москва: ИЦК «МарТ»; Ростов н/Д; Издательский центр «МарТ», 2003. – 304 с.
10.Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет. Учебное пособие.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.