![](/user_photo/_userpic.png)
- •Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения Арам Пахчанян
- •Общие проблемы внедрения систем документооборота «Человеческий фактор» Консерватизм сотрудников
- •Фактор руководства
- •Объективные факторы
- •Структурная чехарда
- •Отсутствие документооборота
- •Проблемные задачи начала внедрения Придание электронному документу юридической силы
- •Взаимодействие с внешним миром
- •Миграция существующих документов
- •Особенности разных предприятий и видов деятельности
- •Промышленность
- •Государственные ведомства
- •Крупные коммерческие предприятия
- •«Производители документов»
- •Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота
- •Пример оценки эффективности
- •58 000 Долларов расходов за два года.
- •Напоследок
- •Десять приемов преодоления общих проблем внедрения сэд
Напоследок
В завершение хочется сказать, что несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота, по мнению автора, являются одними из ключевых.
Десять приемов преодоления общих проблем внедрения сэд
Сделайте переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту.
На этапе подготовительной работы найдите сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы.
Сделайте руководителя предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота. (Надеемся, эта статья поможет вам выработать соответствующие аргументы.)
чехарде в организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.
отсутствии даже бумажного, но упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.
Учтите, что существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить ко все более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.
Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого вам надо предусмотреть использование сканеров.
Не забудьте про полезную возможность употребления существующих документов для создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.
Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.
Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров.