Laby_po_osnovam_IT / Excel_теоретические основы_часть1

12.УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ

12.1.СОРТИРОВКА ДАННЫХ

Для сортировки данных необходимо сначала выделить диапазон ячеек, данные которых надо отсортировать, а затем перейти на вкладку Данные и нажать нужную кнопку сортировки в группе

Порядок сортировки, используемый по умолчанию

При сортировке по возрастанию Microsoft Excel использует следующий порядок:

1.Числа. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

2.Знаки и разделители - знак подчеркивания, точка, запятая, скобки;

3.Буквы латинского алфавита;

4.Буквы русского алфавита

5.Логические значения. Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА.

6.Значения ошибки. Все значения ошибки равны.

7.Пустые значения. Пустые значения всегда ставятся в конец.

При сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.

Разрешение вопросов, связанных с сортировкой

Убедитесь, что смешанные данные имеют текстовый формат. Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например 100, 100а, 200, 200а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом. Чтобы изменить числовой формат на текстовый, в меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Число, а затем в списке Числовые форматы выберите значение Текстовый. Нажмите кнопку OK и снова введите значение в ячейку. Чтобы вновь вводимые числа воспринимались как текст, необходимо предварительно определить для соответствующих ячеек текстовый формат.

Проверьте правильность форматирования дат и времени. Даты и время рассматриваются в

Microsoft Excel как числа. При вводе распознаваемой программой даты или времени формат ячейки изменяется с общего на встроенный формат даты или времени. Для правильной сортировки данных все представленные в столбце значения даты и времени должны иметь формат даты или времени. Если значение не может быть воспринято как дата, время или число, оно будет отформатировано как текст. Для выбора надлежащего форматирования необходимо выделить соответствующую ячейку, выбрать пункт Ячейки (меню Формат) и открыть вкладку Число. Если ячейка была отформатирована как текст, выберите формат Дата или Время, выберите подходящий тип, нажмите кнопку OK, а затем введите еще раз

значение в ячейку с выбранным форматом.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

12.2.ФИЛЬТРАЦИЯ

Фильтрация - возможность видеть не всю таблицу сразу, а лишь отобранную (отфильтрованную) ее часть. В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется, а лишь временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Для создания фильтра достаточно выделить весь диапазон, который следуют отфильтровать (если фильтрация распространяется на всю таблицу, то достаточно поместить курсор в любую ячейку с данными), и

нажать кнопку Фильтр в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные. В результате применения автофильтра в заголовках столбцов создаются ниспадающие списки, содержащие условия фильтрации. Они

будут содержать пункты Все, Первые 10, Настраиваемый фильтр, а также значения, внесенные по данным анализа каждого конкретного столбца. Фильтрацию можно проводить по нескольким столбцам.

Для возврата к обычному виду таблицы следует поместить курсор на одну из ячеек в

фильтруемом диапазоне и снова нажать кнопку Фильтр .

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com