3.3. Планирование закупок

Закупочная логистика, являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для ее эффективного функционирования, необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продуктов, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

• анализ и определение потребностей, расчет количества заказываемых материалов;

• определение метода закупок;

• согласованность цены и заключение договора;

• установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

• организация размещения товаров на складе.

Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации складских запасов.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1) какие материалы требуется;

2) количество материалов, которые понадобятся для производства;

3) время, когда они понадобятся;

4) возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

5) требуемые площади складских помещений;

6) издержки на закупки;

7) возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Существует несколько методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом. При прогнозировании потребности в продукции производственно технического назначения используются нормы расхода материальных ресурсов.

Нормы расхода материальных ресурсов – это максимально допустимое количество сырья, материалов, топлива, расходуемое на изготовление единицы продукции или единицы работы установленного качества с учетом действующих организационно технических условий производства.

При прогнозировании потребности в предметах потребления используются нормы потребления населения. Нормы потребления продуктов питания разрабатываются с учетом оптимального рациона питания, необходимого количества белков, жиров, углеводов, солей, витаминов при необходимом сочетании отдельных продуктов питания.

Научно-исследовательскими учреждениями рассчитаны примерные нормы потребления также по важнейшим непродовольственным товарам.

Таким образом, для того чтобы определить потребность в любом продукте материально-технического назначения необходимо:

Н_i··Р = П_i,

где Н_i – нормы расходаi-го продукта, в натуральном выражении,

Р – объемы производства, в натуральном или стоимостном выражении,

П_i– потребность вi-ом продукте, в натуральном выражении.

Потребности в предметах потребления определяются следующим образом:

,

где - норма потребленияi-го товара, натуральных единиц,

Ч– численность населения, человек;

- потребность вi–ом товаре, в натуральном выражении.

Чтобы реализовать любую потребность она должна быть представлена деньгами на рынке, т.е. покупательским спросом. Объем и состав товаров, которое население желает и имеет возможность купить, формируется под влиянием экономических и социальных факторов. Например:

1) объем и структура производства;

2. уровень денежных доходов и их дифференциация по группам населения;

3. уровень розничных цен;

4. жилищные и бытовые условия;

5. национальные особенности и уровни образования;

6. реклама, психологическое воздействие на покупателя и т.д.

В свою очередь спрос на средства производства формируется под воздействием спроса на предметы потребления. Следовательно, потребность в материалах можно рассчитывать и как определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики "Планирование потребности в материалах". Принцип: исходная точка – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто – потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалов.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают:

а) наличный запас,

б) плюс уже заказанные материалы и уже запланированные собственное производство,

в) минус уже предназначенные для предыдущей серии продукции заказ.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущества применения методики "Планирование потребности в материалов" заключаются в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте. В логистике могут использоваться и другие методы определения потребности в материалах.

Например:

1. детерминированный – используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам;

2. стахостический – когда основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность;

3. эвристический – с его помощью потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения количества, времени и периодичности закупок имеют достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг, или определения потребности в материалах.

Выбор зависит от профиля фирмы, возможностей заказчика, типа изделий, наличия и вида складов, системы контроля за состоянием запасов.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Рассмотрим наиболее часто используемые методы (табл. 3.1):

Таблица 3.1

Название метода	Содержание метода	Достоинства метода	Недостатки метода
1. Закупка товаров одной партии	Метод предполагает поставку товаров большой партии за один раз (оптовые закупки)	Простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки	Большая потребность в запасах и складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала
2. Регулярные закупки мелкими партиями	Покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода	Ускоряется оборачиваемость капитала, достигается экономия складских помещений, сокращаются затраты на документирование поставки	Вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе
3. Ежеднев-ные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям	Широко используется там, где закупают дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляют ежедневно и включают сведения: полный перечень товаров, количество товаров, имеющегося на складе, требуемое количество товаров	Ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок	Ограниченность в возможностях применения

Продолжение табл. 3.1

Название метода	Содержание метода	Достоинства метода	Недостатки метода
4. Получение товаров по мере необходимости	Метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется особенностями: количество не устанавливается, а определяется приблизительно. Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем, оплачивается только поставленное количество товара, по истечении срока контракта, заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены	Отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов	"Размытые" условия договора затрудняют выбор поставщиков
5. Закупка товаров с немедленной сдачей	Покупка не часто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости	Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со склада поставщиков	Увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченность заказов и привлечение множества поставщиков

Вся документация, связанная с оформление заказа, разделена на следующие группы:

1. по подготовке товаров к отгрузке;

2. коммерческие документы;

3. документы по платежно-банковским операциям;

4. страховые документы;

5. транспортные документы;

6. транспортно-экспедиторские документы;

7. таможенные документы.

Документы по подготовке товара к отгрузке:

• заявка на фрахтование (поставщик резервирует место для отправки, указывает транспортное средство, время отправки);

• инструкция по отправке – сведения о грузе и требования поставщика;

• поручение на отгрузку – при воздушных перевозках, где указываются подробные данные о партии товара;

• ордер на перевозку – при местной перевозке, содержащей инструкции в отношении перевозки;

• извещение о готовности и отправке – уведомление покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке;

• извещение об отправке – продавец информирует грузополучателя об отправке товара.

Коммерческие документы дают стоимостную, качественную и количественную характеристику товара:

• коммерческий счет – требования продавца к покупателю об уплате суммы за поставленный товар. Указывается цена за единицу товара, общая сумма счета, базисные условия поставки, способ платежа и форма расчета, наименование банка, сведения об оплате стоимости перевозки, сведения о страховании;

• счет-фактура – выписывается после окончательной приемки товаров покупателем. Может быть использован в качестве накладной, направляемой вместе с товаром;

• счет–спецификация – указываются цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается, когда партия содержит разные по ассортименту товары;

• проформа–счет – содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не содержит требования об уплате, может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар, обычно выписывается при поставках товаров на ярмарки, аукционы, выставки;

• спецификация – содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию;

• техническая документация – при поставках технически сложных товаров длительного пользования. Содержит инструкции по монтажу и эксплуатации;

• упаковочный лист – содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте;

• сертификат о качестве - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта.

Документы по платежно-банковским операциям:

• инструкция по банковскому перевозу;

• извещение об инкассовом платеже;

• извещение о платеже по товарному аккредитиву;

• извещение о принятии товарного аккредитива;

• извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву;

• заявка на банковскую гарантию;

• банковская гарантия;

• гарантийное письмо по товарному аккредитиву;

• инкассовое поручение;

• заявка на товарный аккредитив;

• товарный аккредитив;

• переводной вексель;

• простой вексель;

• долговое обязательство.

Страховые документы отражают взаимоотношения между страховщиком и страхователем. К ним относятся:

• страховой полис;

• страховой сертификат;

• страховое объявление;

• счет страховщика.

Транспортные документы выписываются грузоперевозчиком. К ним относятся:

• коносамент, морская накладная (штурманская расписка), доковая расписка (при морских перевозках);

• железнодорожная накладная, дорожная ведомость (при железнодорожных перевозках);

• авиагрузовая накладная (при авиаперевозках);

• товарно-транспортная накладная (при автодорожных перевозках).

Транспортно-экспедиторские документы:

• отгрузочное поручение (перечень операций, поручаемых экспедитору);

• экспедиторские инструкции, счет экспедитора; экспедиторское поручение о получении груза.

• складская расписка экспедитора, складская квитанция, ордер на выдачу, ордер на обработку грузов.

Таможенные документы:

• таможенная декларация;

• экспортные и импортные лицензии;

• декларация валютного контроля;

• заявка на выдачу валютной лицензии;

• валютная лицензия;

• налоговая декларация;

• грузовая декларация;

• ветеринарные, санитарные и карантинные свидетельства.

Для любого промышленного предприятия необходимо определиться: делать комплектующие изделия самим или покупать у другого производителя. Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство. В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учитывать затраты на заказ, транспортировку, страховку и упаковку, складирование, обработку (переработку, сортировку и др.), персонал, связанный с закупками.

Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов. Сравнив затраты на собственное производство по каждому материальному (детали, изделию) затратами на закупку можно принять решение.

Решение в пользу производства на месте может быть принято и без помощи расчета, например, если есть уверенность в том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персонал более эффективно, организовав производство другой продукции, сократив расходы на сырье, рабочую силу, энергию и складские помещения.

При получении поставляемой продукции в первую очередь необходимо удостовериться, что товар завезен:

• нужного качества,

• в нужном количестве,

• от своего поставщика,

• в обусловленное время,

• за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территориях предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах, следует составить график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Необходимо при этом предусмотреть, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов - по мере необходимости. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта. К документам, отражающим поставку, относятся:

1. опия заказов;

2. уведомление об отгрузке;

3. сопроводительное письмо;

4. документы доставщика, в которых указывается азвание и адрес отправителя, описание продукции, количество мест, масса (вес) продукции), особенности транспортировки, название доставщика. Применяются, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы;

5. подтверждение получения поставки;

6. журнал регистрации товара.

Возможно закладывать всю информацию в компьютер. Для этого существует специальные информационные системы, например, "1С склад".

В отдельном документе фиксируется брак и другие недостатки поставляемого товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие контроля качества закупок может привести к издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

• остановка производства в случае, когда вся партия оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

• судебные иски;

• потеря доверия потребителей соей продукции из-за поставки недоброкачественной материалов.

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом (см. табл. 3.2):

Таблица 3.2

Методы приемки партий	Методы приемочного контроля
А – Сплошной контроль Б – Выборочные методы: приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам; непрерывный выборочный контроль по качественным признакам; приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партий; ревизионный выборочный контроль	А – Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества Б – Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров В – Учет и определение улучшения показателей качества продукции данного поставщика Г – Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков