Архив / Lab_BD_old

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

Часть I Работа в СУБД Access

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая позволяет выполнять определение данных (создание таблиц, индексов, связей между таблицами и т.п.), обработку данных (добавление записей в таблицу, удаление записей, обновления значений полей записей, поиск записей, удовлетворяющих условию и т.п.) и управление данными (поддержка многопользовательского режима, обеспечение целостности данных, защита от несанкционированного доступа и т.п.)

СУБД Access имеет простой графический интерфейс и позволяет не только создавать базу данных, но и разрабатывать приложения.

База данных

База данных состоит из объектов, которые можно разделить на следующие группы: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули. Вся информация хранится в одном файле, имеющем расширение «mdb».

Чтобы создать новую базу данных выберите в меню пункт Файл, а затем пункт Создать базу данных. В появившемся окне Создание выберите вкладку Общие, а на ней значок Новая база данных и нажмите кнопку «ОК». В появившемся окне выберите папку, в которой собираетесь хранить базу данных, и введите название файла. После нажатия кнопки «Создать» откроется окно базы данных.

Окно базы данных предоставляет доступ ко всем объектам базы данных и позволяет выбрать режим работы с объектом (создание, изменение, просмотр, запуск и т.д.).

Это окно появляется, когда Вы создаете новую базу данных или открываете уже существующую базу данных. Для открытия базы данных необходимо выбрать в меню пункт

Файл, а затем пункт Открыть базу данных. В окне Открытие файла базы данных откройте папку, в которой хранится файл, выделите файл и нажмите кнопку «Открыть». Одновременно может быть открыта только одна база данных.

В окне базы данных объекты распределены по вкладкам и изображаются значками. Для работы с объектом определенного типа необходимо перейти на соответствующую вкладку и выделить требуемый объект. Для создания объекта служит кнопка «Создать» в окне базы данных, которая открывает окно Конструктора. После закрытия окна предлагается сохранить новый объект и вводится его имя. Модификация объекта возможна в режиме Конструктора, для перехода в этот режим предназначена кнопка «Конструктор» в окне базы данных. После закрытия окна конструктора предлагается сохранить внесенные изменения или аннулировать их, оставив объект таким, какой он был до перехода в режим Конструктора. Измененный объект можно сохранить под другим именем, выбрав в меню пункт Файл, Сохранить как. Работа с объектом начинается после нажатия кнопки «Открыть» (для отчета соответствующая кнопка носит название Просмотр, а для макроса – Запуск) в окне базы данных.

Над каждым объектом можно выполнять операции удаления, копирования, вставки, изменения имени используя соответствующие пункты меню Правка (Удалить, Вырезать,

Копировать, Вставить, Переименовать).

Создание таблицы

Таблица – основной объект базы данных.

Для того чтобы создать таблицу необходимо в Окне базы данных переключиться на вкладку Таблицы и нажать кнопку «Создать», в появившемся окне выберите «Конструктор» и нажмите кнопку «ОК», появится окно Конструктора таблицы.

Верхняя часть окна содержит таблицу, состоящую из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание. Она предназначена для определения полей (атрибутов) реляционной таблицы. Для каждого поля необходимо заполнить одну строку таблицы, т.е. ввести название поля (не более 64 символов), выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут находиться в этом поле, (возможные типы данных приведены в таблице далее по тексту) и ввести описание поля (рекомендуется ввести описание, так как оно выводится в строке состояния приложения и может служить справкой для пользователей приложения).

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

В нижней части окна Конструктора таблицы находятся две вкладки, содержащие свойства каждого поля таблицы: вкладка «Общие» содержит общие свойства поля, вкладка «Подстановка» содержит параметры подстановки. Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы, необходимо выделить нужное поле в таблице, расположенной в верхней части окна Конструктора таблицы. Состав свойств определяется типом поля.

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

Таблица обязательно должна содержать ключ, состоящий из одного поля или комбинации полей. Значение ключа, т.е. комбинация значений полей в него входящих, однозначно определяет каждую запись в таблице. Для создания ключа необходимо выделить строки, содержащие описание полей, которые будут в ключе, и выбрать в меню пункт Правка, Ключевое поле. Слева от названий этих полей появится пиктограмма с изображением ключа.

После закрытия окна Конструктора таблицы появляется запрос о сохранении структуры таблицы. Нажав кнопку «Да», Вы сможете дать имя новой таблице. После нажатия кнопки «Нет» созданная структура удаляется.

Изменение структуры таблицы

Для того чтобы внести изменения в структуру таблицы, например, переименовать поле, добавить новое поле, изменить длину поля, необходимо выделить таблицу в окне базы данных и нажать кнопку «Конструктор». После этого откроется окно конструктора таблицы, в котором будут представлены все ранее выполненные настройки, и можно внести изменение в любое свойство поля, просто изменив его значение.

Для добавления и удаления полей необходимо воспользоваться пунктом меню Правка, где выбрать Добавить строки или Удалить строки в зависимости от требуемых действий. Изменение ключевых полей выполняется просто установкой новых ключевых полей.

Связи между таблицами

Таблица может иметь внешние ключи, ссылающиеся на другие таблицы. Внешний ключ – это поле таблицы, которое может содержать только те значения, которые находятся в ключевом поле другой таблицы, на которую ссылается внешний ключ. Внешний ключ связывает две таблицы. Обычно такая связь означает, что каждой записи одной таблицы (назовем ее родительской таблицей) соответствует ноль, одна или более записей второй таблицы (назовем ее дочерней таблицей). Тогда, во второй таблице (дочерней) определяется внешний ключ, ссылающийся на первую таблицу (родительскую).

Связи между таблицами удобно представлять графически. В Access для этого используется схема данных. Чтобы открыть схему данных, необходимо выбрать в меню пункт Сервис, Схема данных. Вместе с окном схемы данных открывается окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать все таблицы и нажать кнопку «Добавить», а затем кнопку «Закрыть».

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

Каждая таблица на схеме изображается в виде небольшого окна, заголовок которого содержит название таблице, а внутри него перечислены все поля таблицы, ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Чтобы создать связь между двумя таблицами, необходимо перетащить с помощью мыши название поля, являющегося внешним ключом, из дочерней таблицы на название ключевого поля родительской таблицы. В открывшемся окне Связи можно выполнить необходимые настройки: определить поле внешнего ключа в дочерней таблице и поле, на которое ссылается внешний ключ, в родительской таблице, включить режим обеспечения целостности данных, позволяющий выполнять операции обновления и удаления зависимых записей в дочерней таблице при изменении значения ключевого поля или удаления записи из родительской таблицы.

После нажатия кнопки «Создать» на схеме данных таблицы будут соединены линией. Если был включен режим обеспечения целостности данных, то над линией появятся символы бесконечности (около дочерней таблицы) и единицы (около родительской таблицы).

Access находит связи между таблицами автоматически, если названия и типы данных поля родительской таблицы и поля дочерней таблицы совпадают.

Чтобы изменить связь необходимо выбрать в меню пункт Связи, Изменение связей. Можно определить следующие ограничения на действия с данными в связанных полях:

Невозможно ввести в связанное поле дочерней таблицы значение, отсутствующее в связанном поле родительской таблицы.

Не допускается удаление записи из родительской таблицы, если существуют связанные с ней записи в дочерней таблице.

Невозможно изменить значение ключевого поля в родительской таблице, если существуют связанные с ним записи в дочерней таблице.

Чтобы активизировать выполнение этих правил для какой-либо связи, нужно установить флажок Обеспечение целостности данных в окне Связи для выбранной связи. Флажок Каскадное обновление связанных полей включает режим автоматического изменения значений связанных полей дочерней таблицы при изменении значения ключевого поля родительской таблицы. Флажок Каскадное удаление связанных записей включает режим автоматического удаления связанных записей дочерней таблицы при удалении записи в родительской таблице.

Пример

Создадим связь между таблицами Student и Department по полю NDepartment. Откройте окно Схемы данных и перетащите с помощью мыши поле NDepartment из таблицы Student на поле NDepartment в таблице Department. В открывшемся окне установите флажок Обеспечение целостности данных. Теперь в поле NDepartment таблицы Student невозможно внести код, отсутствующий в таблице Department. Невозможно удалить строку из таблицы Department или изменить значение поля NDepartment в этой таблице, если в таблице Student есть хотя бы одна запись с кодом факультета равным коду факультета удаляемой или изменяемой записи.

Для того чтобы после изменения кода факультета в таблице Department приводили к автоматическому изменению соответствующих кодов факультета в таблице Student,

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

необходимо установить флажок Каскадное обновление связанных полей. Для того чтобы после удаления записи из таблицы Department удалялись все записи с таким же кодом факультета из таблицы Student, необходимо установить флажок каскадное удаление связанных записей.

Просмотр и редактирование данных в таблице

Для просмотра и редактирования данных в таблице необходимо в окне базы данных выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. Появится окно с содержимым таблицы. В верхней части таблицы располагаются имена полей, за которыми ниже следуют записи, в которых находятся данные.

Одна запись всегда является текущей, рядом с ней расположен указатель текущей записи в виде стрелки слева от записи. В нижней части окна находятся кнопки для перемещения указателя текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую, на следующую, на последнюю, на новую запись), рядом находится поле номера текущей записи и общее количество записей в таблице. Перемещаться по таблице можно также при помощи клавиш управления курсором клавиатуры.

Существует три операции с записями: добавление, изменение, удаление.

Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо выбрать пункт меню Вставка, Новая запись (или нажать кнопку На новую запись, расположенную у нижней границы окна) и ввести данные в поля новой записи.

Чтобы изменить существующую запись, необходимо переместить курсор в поле, данные в котором требуется изменить, ввести новые данные и нажать клавишу Tab для перехода на следующее поле. Изменения будут записаны только тогда, когда указатель на текущую запись будет перемещен на любую другую запись. До тех пор пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу Esc. Во время редактирования записи указатель на текущую запись имеет вид карандаша. Когда изменения будут зафиксированы указатель снова примет вид стрелки.

При выполнении этих операций отслеживаются установленные ограничения целостности. При изменении значений и вводе новых значений в связанные поля выполняется проверка на наличие таких значений в родительских таблицах и при их отсутствии появится сообщение об ошибке, но не ранее чем Вы переместите указатель текущей записи на другую запись. Изменения также могут быть не приняты, если установлены соответствующие ограничения.

Ввод значений в поле, имеющее тип Поле объекта OLE, выполняется по команде меню Вставка, Объект. В открывшемся окне можно активизировать переключатель Создать новый и, выбрав тип объекта и нажав кнопку ОК создать объект, или активизировать переключатель Создать из файла и, нажав кнопку Обзор, выбрать файл содержащий объект. После выполнения этих действий в таблице появится подпись, соответствующая типу объекта, например, Точечный рисунок для графического файла, или Лист Microsoft Excel для листа электронной таблицы.

Изменение объектов происходит посредством пункта меню Правка, Объект, Изменить или Открыть или Преобразовать. При этом открывается окно приложения, которое работает с объектами этого типа. Если требуется вставить другой объект, то существующий объект нужно удалить и вставить новый.

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

Чтобы удалить запись необходимо установить указатель текущей записи на удаляемую запись и выбрать в меню пункт Правка, Удалить запись. При удалении записи Access запрашивает подтверждение.

При удалении одной записи в таблице, являющейся родительской по отношению к другим таблицам, могут быть удалены связанные с ней записи в дочерних таблицах или наоборот, операция удаления записи не будет выполнена, так как с ней связаны записи в других таблицах.

Сортировка записей

Когда таблица открывается в режиме Таблицы, то записи упорядочены по возрастанию значений ключевого поля. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, необходимо установить курсор на любую строку соответствующего столбца и выбрать пункт меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию/Сортировка по убыванию. Чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выбрать пункт меню Записи, Удалить фильтр. Процесс сортировки значительно ускоряется, если предварительно по данному полю был построен индекс.

Поиск данных

В режиме Таблицы предусмотрены операции поиска данных по образцу. Чтобы найти требуемые данные, необходимо поместить курсов в поле, в котором будет выполняться поиск (если поиск включает несколько полей то, где находится курсор не имеет значения, но необходимо снять флажок Только в текущем поле) выбрать пункт меню Правка, Найти, ввести образец поиска и настроить условия поиска.

Фильтрация

Для отбора записей можно воспользоваться фильтром. Чтобы создать фильтр необходимо выбрать пункт меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр.

Окно фильтра разделено на две области. В верхней области находится окно со списком полей открытой таблицы. В нижней области находится бланк фильтра. Каждый столбец бланка фильтра описывает одно поле таблицы, для которого записываются условия отбора записей или порядок сортировки.

Строка Поле предназначена для ввода имени поля таблицы. В строке Сортировка можно указать порядок сортировки значений данного поля. В строках Условия отбора, или: задаются условия отбора записей в виде логических выражений, например, (>30), (>="Москва"), (=10).

После заполнения бланка фильтра необходимо выполнить команду меню Фильтр, Применить фильтр. Закрытие окна фильтра приводит к его уничтожению. Чтобы отменить действие фильтра, необходимо выбрать в меню пункт Записи, Удалить фильтр.

Запросы

Вторым по значению объектом базы данных является запрос. В Access существует несколько видов запросов: запросы на выборку данных из таблиц, запросы на изменение данных в таблицах, позволяющие удалять, обновлять и добавлять записи, запросы на создание таблицы и другие.

Рассмотрим запросы на выборку данных, соответствующих некоторому условию и их сортировку. Запросы располагаются на вкладке Запросы окна базы данных. Чтобы создать новый запрос, необходимо выбрать вкладку запросы в окне базы данных и щелкнуть в этом окне по кнопке Создать. Откроется окно Запроса и вместе с ним окно Добавления таблицы. В этом окне нужно выбрать таблицы, данные из которых потребуются для выполнения запроса, и нажать кнопку добавить. После добавления всех необходимых таблиц можно закрыть окно Добавление таблицы нажатием кнопки Закрыть.

Окно запроса разделено на две области. В верхней области отображена схема данных, состоящая из добавленных в запрос таблиц (если между таблицами установлены связи, то они тоже отображены на схеме), а в нижней области окна находится бланк запроса.

Рассмотрим бланк запроса.

Каждый столбец бланка запроса описывает одно поле таблицы или выражение, являющиеся результирующими полями запроса или входящие в условия отбора записей.

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

Строка Поле предназначена для ввода имени поля таблицы – источника данных (символ звездочка «*» обозначает сразу все поля одной таблицы) или вычисляемого выражения. Полю запроса можно дать собственное название, для этого перед именем поля или выражением, необходимо ввести название поля запроса и двоеточие.

Вторая строка – Имя таблицы – предназначена для ввода имени таблицы, которой принадлежит выбранное поле. Эта строка заполняется автоматически при выборе имени поля в первой строке бланка запроса. Для выражений имя таблицы заполнять необязательно.

В строке Сортировка можно указать порядок сортировки данного поля.

Строка Вывод на экран содержит флажок, который указывает на то, будет ли выводиться соответствующее поле запроса на экран при просмотре результатов выполнения запроса.

Встроках Условия отбора, или: задаются условия отбора записей из таблиц в виде логических выражений, например, (>30), (>="Москва"), (=10).

Если требуется выполнить групповые операции над записями таблицы, то необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов. После этого в бланке запроса появится строка Групповая операция. Из раскрывающегося списка можно выбрать тип операции: Sum, Avg, Count, Min, Max и др.

Результат запроса можно просмотреть, не выходя из окна Конструктора запросов, нажав на панели инструментов Конструктор запросов кнопку Вид и выбрав Режим таблицы. Для того чтобы увидеть, как будет выглядеть запрос на языке SQL необходимо после нажатия на кнопку Вид выбрать пункт Режим SQL. В этом режиме можно изменить запрос, составленный с помощью бланка запроса, или ввести новый запрос. После перехода в режим Конструктора запрос на языке SQL будет преобразован в структуру бланка запроса.

При закрытии окна Конструктора запроса будет предложено сохранить запрос как объект базы данных, дав ему имя.

Чтобы выполнить запрос, необходимо выбрать его в окне базы данных и нажать кнопку Открыть, для изменения запроса необходимо нажать кнопку Конструктор. Удалить запрос можно выбрав в меню пункт Правка, Удалить.

При задании условия отбора записей можно использовать операторы сравнения: <, >, <=, >=, =, <>, логические функции: And, Or, Not, Xor, арифметические операции: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление), \ (деление нацело), mod (остаток от деления), ^ (возведение в степень), функции, например, Date() (текущая дата), Cos() (косинус угла) и др., операторы слияния строковых значений – &, например, "Мос" & "ква", операторы сравнения с образцом: Between (задает диапазон значений, например, Between 10 and 20), Is (Определяет, является ли значение пустым, например, Is Null или Is Not Null), In (задает список значений, например, In("Москва","Саратов","Кострома")), Like (задает сравнение по шаблону, например, Like "?а*", означает слова, в которых вторая буква а, в шаблоне можно использовать символ «?», который замещает только один знак, и символ «*», который замещает любое число знаков).

Ввыражениях можно использовать имена других объектов базы данных, например,

[Student]![CName] – означает поле CName в таблице Student.

Вводить выражения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений, который вызывается нажатием кнопки Построить, расположенной на панели инструментов Конструктор запросов.

Пример

Сформируем запрос, выводящий ФИО студента, его показатель интеллекта, фотографию и название факультета для студентов с показателем интеллекта выше 10.

Вокне базы данных перейдите на вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать. Для запроса нам потребуются две таблицы Student и Department. Выделите в открывшемся окне эти две таблицы и нажмите кнопку Добавить, после этого закройте окно. В окне Конструктора запросов должны появиться два окна со списками полей выбранных ранее таблиц, соединенные линией, обозначающей связь между таблицами.

Впервом столбце бланка запроса в первой строке из раскрывающегося списка выберите поле Student.CName, перед именем поля введите «FIO:», во втором столбце выберите поле Student.NIQ, перед именем поля введите «NIQ:», в третьем – Student.OPhoto, перед именем поля введите «Photo:», в четвертом – Department.CName, перед именем поля введите «Department:».

Во втором столбце в строке Условия отбора введите выражение «>50».

Комплекс лабораторных работ по дисциплинам «Управление данными» и «Базы данных»

Закройте окно Конструктора запросов, дайте запросу название SmartStudent.

Чтобы просмотреть результаты запросы выделите запрос в окне базы данных и нажмите кнопку Открыть.

Откройте запрос в режиме SQL и посмотрите как будет выглядеть сформированный запрос на языке SQL. Он должен выглядеть следующим образом: SELECT Student.CName AS FIO, Student.NIQ AS NIQ, Student.OPhoto AS Photo, Department.CName AS Department FROM Department INNER JOIN Student ON Department.NDepartment = Student.NDepartment WHERE

(((Student.NIQ)>50));

Запросы с параметрами

Для того чтобы получить информацию о студентах с другим интеллектуальным уровнем, например, большим 20, потребуется либо составить новый запрос, либо исправить условие в ранее созданном запросе SmartStudent. Эти действия придется выполнять каждый раз, когда потребуется изменить условие отбора записей. Access предлагает другой способ решения этой проблемы – запрос с параметрами.

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого появляется диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести данные, например, нижнюю границу уровня интеллекта. Введенные данные подставляются в запрос вместо определенных в нем параметров и запрос выполняется на основе введенных значений. Параметр – это переменная, которая получает введенное пользователем значение. В бланке запроса параметр записывается в виде текста приглашения к вводу значения, заключенного в квадратные скобки. Параметр может использоваться вместо константы в условии отбора записей, например, вместо значения 50 для нижней границы уровня интеллекта, в этом случае в диалоговом окне пользователь вводит только значение, или вместо условия целиком, тогда пользователь в диалоговом окне должен ввести условие в таком же формате, как и в бланке запроса.

Для добавления в запрос параметра откройте запрос в режиме конструктора. В условиях отбора там, где должен располагаться параметр, в квадратных скобках введите текст предложения на ввод данных.

Пример

Откройте в режиме конструктора запрос SmartStudent. Вместо числа «50» введите следующий текст «[Введите уровень интеллекта:]». Сохраните запрос под другим именем, выбрав в меню пункт Файл, Сохранить как и в открывшемся диалоговом окне выделив переключатель В текущей базе данных, набрав новое имя запроса в поле ввода и нажав кнопку ОК. Откройте запрос из окна базы данных. Сначала откроется диалоговое окно, в котором будет выведен текст «Введите уровень интеллекта:» и расположено поле ввода. В поле ввода введите значение 80 и нажмите кнопку ОК. В окне появится результат запроса, содержащий две строки для студентов, уровень интеллекта которых превосходит введенное значение – 80.