Высокое качество сервиса и скорость обслуживания клиентов,
отсутствие ошибок при оформлении заказа,
обработка и передача заказа в автоматическом режиме,
абсолютный контроль всех процессов от момента приема заказа до его исполнения,
возможность непрерывно отслеживать финансовые результаты работы заведения.
Специализированный комплекс программного обеспечения и оборудования для автоматизации ресторанов на порядок расширяет возможности управления ресторанным бизнесом:
автоматизация позволяет внедрять маркетинговые и учетные политики нового поколения и всегда иметь достоверную информацию о работе заведения;
четко зафиксировав обязанности и ответственность персонала, Вы сможете предотвратить злоупотребления со стороны сотрудников, свести к минимуму роль человеческого фактора в управлении;
благодаря системе автоматизации ресторана появляется возможность исключить трудоемкие операции по учету, обеспечить гибкое управление политикой скидок и бонусов, планировать и учитывать банкеты и корпоративные мероприятия, персонализировать работу с клиентами, вести учет бронирования столиков постоянными посетителями;
становится возможным вести непрерывный мониторинг работы всех структур заведения, анализировать и прогнозировать результаты деятельности ресторана.
Таким образом, в результате автоматизации предприятия ресторатор имеет возможность постоянно повышать рентабельность и конкурентоспособность своего бизнеса. Конфигурация программно-аппаратного комплекса для автоматизации ресторанов зависит от размера и других индивидуальных параметров заведения. Для небольшого ресторана возможно использование одного универсального сенсорного терминала, дополнительно оснащенного принтером печати счета. На кухне и в баре можно установить принтеры печати заказов. На офисном компьютере устанавливается программное обеспечение необходимое для администрирования системы: разграничение прав доступа, печать меню, формирование зала, задание схем печати. Для больших ресторанов это могут быть несколько кассовых станций, официантских и барных терминалов в зале, сервис-принтеры для печати на кухне и в баре. Оборудование гостевых столов кнопками вызова официантов поможет оптимизировать работу персонала. Постоянным клиентам можно выдавать именные магнитные карты, дающие право на скидку или оплату.
Системы по автоматизации ресторана в Республике Беларусь: характеристика, преимущества, проблемы внедрения
На сегодняшний день в Беларуси на рынке программного обеспечения для ресторанного бизнеса существует несколько продуктов:
-«Гедымин:Общепит», ПО «Гедымин: Ресторан»;
- ГУСКОМ;
- СКАТЕРТЬ САМОБРАНКА;
-1С РЕСТОРАТОР;
- LS-Food.
“GOLDEN SOFTWARE”, предлагающий полноценный и функционально оконченный программный комплекс - «Гедымин» (ПО «Гедымин:Общепит», ПО «Гедымин: Ресторан»).
Модуль Гедымин: Общепит может быть связан с любым бухгалтерским программным продуктом средствами экспортирования. Не менее интересными являются и другие программные продукты для ресторанного бизнеса.
ГУСКОМ - автоматизированная система, решает задачи менеджмента и официантов. Дополнительно устанавливается программный модуль – ОТЧЕТНОСТЬ и ФИСКАЛЬНЫЙ модуль. Данный программный продукт будет интересен ресторанам с не большим бюджетом на данные расходы, в частности, он позволяет с экономить на покупке дорогостоящего оборудования.
Данный программный продукт применяется как с guscom.POS так и может быть установлен и использоваться на стационарном компьютере. Высоконадёжный идеально подходит для применения в ресторанах, барах, отелях, бистро, торговле. Простой и удобный пользовательский интерфейс, обладающий превосходной графикой. При просмотре столов предоставляется графическая информация об их состоянии, в том числе о сделанных заказах, изменениях, резервировании, а также дополнительная информация о посетителях.
Дополнительный модуль – ОТЧЕТНОСТЬ - включает в себя три функции, такие как:
а) 21 дополнительный отчёт: Возможность сформировать и распечатать 21 отчёт.
б)Web интерфейс: Возможность доступа и отслеживание текущей оперативной отчётности работы заведения через Web интерфейс в режиме online с любого места, где есть подключение к Internet.
в)Интеграция в 1С Бухгалтерию. Возможность интегрирования guscom. POS в 1С бухгалтерию. Данный программный продукт содержит только кассовую, менеджерскую часть и отчетность. Для полноценного функционирования требует интеграции в 1С бухгалтерию.
СКАТЕРТЬ САМОБРАНКА - автоматизированная система, решает задачи менеджмента и официантов. Данный комплекс, включает в себя программный модуль – отчетность и фискальный модуль. Данный программный продукт будет интересен не большим ресторанам и кафе, а так же заведениям, расположенным на разных этажах. Здесь возможно, кроме стандартного, применение мобильного решения, на основе КПК, что дает возможность не использовать станции официантов. Данный модуль может быть связан с любым бухгалтерским программным продуктом средствами экспортирования.
Данный программный продукт содержит только кассовую, менеджерскую часть и отчетность. Для полноценного функционирования требует интеграции в 1С бухгалтерию.
1С РЕСТОРАТОР - программный продукт на основе 1С бухгалтерии, полностью адаптированный и функционально готовый к использованию в ресторанном бизнесе, не требующий специальных доработок. Данное решение позволяет вести оперативный (управленческий) учет торговых операций, соответствующих текущему законодательству, а именно:
• складской учет сырья, покупных товаров и готовой продукции (приход товаров, внутреннее перемещение, инвентаризация, списание);
• получение отчетов об остатках и движении товаров;
• формирование калькуляций себестоимости;
• учет производства продукции и ее последующая реализация через розничную сеть;
• продажа со скидками;
• учет резервирования товаров;
• контроль минимальных остатков на складах;
• оформление операций по кассе.
• выписка всех документов от нескольких фирм;
• ведение взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
• ведение расчетов с подотчетными лицами;
• расчет прибыли от деятельности предприятия за период
LS-Food - комплекс программ управления рестораном LS-Food представляет собой полностью автоматизированный комплекс по учету и контролю деятельности объектов общественного питания и предназначен для автоматизации столовых, кафе, ресторанов, баров, пиццерий, фаст-фуд. Включает в себя 3 функциональных подсистемы, состоящих из настраиваемых модулей ( в т. ч. автоматизированнных рабочих мест). LS-Food Back-Office обеспечивает ведение количественного учета с поддержанием полного цикла технологического процесса работы ресторана, включая функции количественного и качественного расчета производимых изделий на основании рецептов, цен сырья, норм закладки и других параметров. Может использоваться в интеграции с бухгалтерскими задачами.
LS-Food Head-Office предоставляет возможность анализировать информацию по торговой деятельности предприятия общественного питания за любой период деятельности в самых разных срезах, оперативно формирует аналитические отчеты в формате MS Excel, что позволяет работать с аналитическими данными в удобной и наглядной форме с возможностью их интерпретации в виде графиков и диаграмм, а также использовать другие возможности MS Excel (автофильтры, сортировка, создание собственных макросов, например, для дополнительных вычислений внутри отчета и т. д. ).
Данная подсистема является удобным инструментом для принятия управленческих решений и осуществляет контроль со стороны руководителя за деятельностью персонала.
LS Food Front-Office обеспечивает интерфейс обслуживающего персонала ресторана для работы с посетителями.
Взаимодействует с торговым оборудованием. Устанавливается на рабочие места официанта, повара, кассира, менеджера, месте раздачи блюд. АРМ официанта реализован в стационарном и мобильном вариантах.
Все данные для функционирования системы автоматизации подготавливаются в товарно-учетной системе и передаются в front-офисную часть. Обратно программа получает данные по реализованному товару в виде сформированных актов реализации, на основании которых происходит списание ингредиентов согласно составленным калькуляционным картам. Все данные предложения по программному обеспечению и автоматизации системы учета и контроля для ресторанного бизнеса успешно установлены и работают во многих ресторанах г.Минска и в целом по Республике Беларусь.
Однако, как и в любой сфере, внедрение нового продукта или его совершенствование происходит не сразу. Основными препятствиями для автоматизации ресторана могут быть несколько факторов, несколько из них это:
-не компетенция персонала;
-трудности в управлении;
-обслуживание системы;
-проблема «малых точек»;
Автоматизация ресторана, конечно же, предполагает наличия многих технических устройств, как в зале ресторана, так и на кассе, и даже на кухне. Может выясниться, что персонал не умеет обращаться с компьютером, терминалом или другим устройством. Однако при желании можно научиться чему угодно, поэтому данная проблема будет проявляться только в самом начале.
По различным причинам сотрудники ресторана могут быть против введения такой системы. Возможно, это связано с тем, что они не хотят перемен и разрушения устоявшейся системы, а возможно с тем, что существенно сократится возможность “левого” заработка.
Трудности в управлении рестораном демонстрируют ситуацию, когда ресторатор, заказавший автоматизацию, попросту не справляется со своим бизнесом. Это связано с тем, что происходит переход на другую систему расчета и оплаты, а также с тем, что первое время персоналу ресторана приходится в прямом смысле переучиваться и привыкать.
Другим камнем преткновения становится сама установка и реализация системы автоматизации. Например, может быть неправильно рассчитан бюджет, заложены нереальные сроки выполнения, приобретена неподходящая система. В итоге, вложенные средства просто “улетают на ветер”.
Обслуживание системы также вызывает определенные трудности. Любая техническая система рано или поздно потребует проверки или ремонта, не исключением является и система автоматизации. Многие дешевые системы разработаны с систематическими ошибками, от чего истекает множество неудобств. К тому же, услуги мастера в данной сфере стоят не мало, а ждать его приезда иногда приходится долго.
Основными клиентами компаний по автоматизации всё же являются крупные рестораны и точки общепита с большим бюджетом. Так что маленькие кафе, рестораны и бары зачастую оказываются в невыгодном положении, так как программное обеспечение для них разрабатывается долго и неохотно.
Раньше говоря об автоматизации ресторанов и кафе, владельцы предприятий питания в первую очередь подразумевали автоматизацию регистрацию заказов и складского учета. Такое узкое понимание со временем прошло. Теперь рестораторы понимают систему автоматизации как комплекс функций, позволяющий решить весь спектр задач, начиная от автоматизации ввода заказов и заканчивая мощными инструментами мотивации персонала. Современные системы автоматизации предлагают и такие возможности, как привлечение новых гостей, и поддержание лояльности уже существующих клиентов, и получение, обработка и предоставление оперативной информации о финансах. Очень важными являются оптимизация закупок, управление товарными запасами, снижение уровня воровства персонала. Можно сказать, что сегодня автоматизация стала важнейшим инструментом повышения прозрачности и эффективности бизнеса, систематизации всех процессов и управления ими.
Существующие на рынке системы автоматизации ресторанов мало чем отличаются в плане функционала. Это связано с тем, что современные предприятия общественного питания имею сходные бизнес-процессы и задачи автоматизации в целом схожи.
Вместе с тем, можно выделить ряд отличий систем друг от друга:
Надежность;
Юзабилити, т. е. удобство работы с системой;
Гибкость в настройках системы;
Масштабируемость системы, т. е. возможность системы быстро и легко адаптироваться под растущий бизнес, например, от единичного кафе до целой сети предприятий питания по всему городу, региону или даже стране;
Цена;
Качество и уровень сервисного обслуживания, предоставляемого либо компанией-производителем, либо ее партнерами, занимающимися автоматизацией.
Кризис показал, что предприятия, которые сумели существенно оптимизировать свои затраты, смогли преодолеть кризис и выжить. Также сумели выжить и сетевые форматы.
Безусловно, автоматизация предприятий общественного питания — сложный процесс, и каждый этап его сопряжен с рядом трудностей. Так, очень важно выбрать правильную систему, которая позволит решить все задачи, которые ставит заказчик. И нужно понимать, что, решившись на такое мероприятие, экономить на мелочах нельзя. Выбрав более дешевую систему, владелец ресторана рискует тратить впоследствии много времени и средств на доработку, и это повлечет убытки. Выбрав систему, важно наладить эффективные отношения с компанией-внедренцем. Открытость к сотрудничеству, хорошая консультационная и техническая поддержка, грамотные специалисты — все эти качества наряду с хорошей репутацией самой системы автоматизации являются гарантией того, что внедрение будет достаточно эффективным.
Оптимизация внедрения систем автоматизации объектов ресторанного бизнеса в Республике Беларусь
Говоря о современных системах автоматизации ресторанов и кафе, можно выделить основные проблемы, которые они позволяют решить:
Борьба с воровством и махинациями со стороны персонала;
Повышение эффективности работы предприятия за счет оперативного контроля за ресурсами и, как следствие, снижение издержек;
Улучшение качества обслуживания клиентов.
Для проведения такого мероприятия по автоматизации ресторана необходимо следовать нескольким принципам и ориентироваться на резонность данных вложений.
Если предприятие общественного питания имеет в штате до 2 сотрудников то при отсутствии сетевой принадлежности устанавливать автоматизированную систему управления не резонно.
В случае с рестораном, который входит в часть сети или столовой, в которой питаются сотрудники данного не одного учреждения, установка потребует вложений, но позволит контролировать ранее не контролируемые вещи.
Для увеличения взаимодействия между поставщиками программного обеспечения и объектами ресторанного бизнеса я предлагаю проведение тендеров на закупку и внедрение программного обеспечения для представителей компаний разработчиков и поставщиков.
Тендерная система поможет более активно ознакомить все существующие предприятия с функционалом систем автоматизации и познакомит с пакетами программных модулей, которые поставщики будут адаптировать под клиента.
Данный тендерный метод может прекрасно сработать на рынке объектов массового питания, а именно в заводских столовых и в государственных структурах.
Индивидуальные предприниматели и организации знают на чем они зарабатывают и поэтому сами от самого старта до запуска ресторана проводят поиск автоматизированных систем для своего предприятия.
В ситуации, когда происходит внедрение, я рекомендую разработать особый календарный план по внедрению новой системе.
Компания поставщик самостоятельно обучает работе в системе и осуществляет сопровождения клиентов. Для этого в больших комплексах существует должность системного администратора, который следит за работой данной системы. Чтобы работа по внедрению проходила продуктивно, стоит возложить разработку календарного плана на системного администратора. Далее по плану производится обучение персонала. Задействование в работу всех программных модулей, чтобы позволить другим отделам проводить аналитическую работу по показателям.
Рекомендация по внедрению автоматизированной системы управления рестораном представлена в схеме бизнес-процесса на рисунке 1.4.
Выбор
системы по автоматизации ресторана Подбор
программных модулей
День
1. Техническая установка оборудования День
2. Разработка календарного плана
внедрения системы День
2. Обучение системного администратора День
3. Обучение персонала зала ресторана День
3-4.Тестирование работы системы День
4-5. Обучение персонала других отелов
работа с базами данных Поиск
проблемы и ее устранение Ошибка
работы системы Система
работает ХОРОШО Зачет
персонала по работе системы
исходя
из цены
исходя из цены
День
5. Тестирование всех модулей системы
