Edelweiss

присвоен бронированию, например, после внесения предоплаты и т.п.; мероприятие протекает (сплошная заливка цветом) - статус присваивается после

выполнения функции "заезд"; мероприятие закончено - присваивается после выполнения функции "выезд".

В дополнение к обычным помещениям(ресурсам) в системе могут существовать "составные" помещения. Их главное отличие заключается в том, что в состав таких помещений входят "дочерние", при этом может выполняться бронирование как дочерних помещений по отдельности, так и всего составного помещения целиком. Пример на рис.: Бизнес-центр, состоящий из дочерних "Конференц-зал 1" и "Конференц-зал 2". При бронировании "Конференц-зала 1" система блокирует (полоска бронирования более темного цвета) возможность зарезервировать на этот период всего составного помещения целиком, однако остается доступным "Конференц-зал 2". В случае бронирования всего составного ресурса во избежание дублирования блокируются дочерние помещения.

Карточка резервирования

В данном разделе вводится основная информация о резервировании помещения/ресурса и отображаются данные о стоимости.

В качестве Названия резервирования может выступать любая текстовая информация, именно она отображается на полоске резервирования в графическом плане помещений.

В выпадающем списке Тип можно выбрать один из ранее настроенных в Конфигураторе видов мероприятий.

Далее в карточке располагаются недоступные для прямого редактирования поля, показывающие забронированное помещение, его тип, сроки бронирования и его статус. Данная информация

51

автоматически подставляется системой при создании или редактировании бронирования.

В случае, если мероприятие еще не началось, с помощью переключателя Врем., Пост. (временное, постоянное) можно менять статус бронирования.

Расположенные далее поля позволяют вносить количество Гостей. Первое поле - планируемое количество, второе - опциональное поле для ввода фактического или предполагаемого в действительности количества гостей.

В разделе Организатор пользователь может выбрать Гостя или Компанию, для которых выполняется бронирование мероприятия. При этом информацию о Госте можно ввести только вручную или выбрать из Архива гостей (кнопка рядом с текстовым полем). Эта особенность продиктована тем, что данное поле (для гостей) используется только для бронирования помещения для клиентов, не проживающих в гостинице.

В разделе Зарезервировал можно выбрать Гостя или Группу, для которых в отеле уже были забронированы номера. Рядом с текстовыми полями располагаются кнопки поиска, позволяющие найти соответствующее резервирование, индивидуальное или групповое. Для всех полей при выборе в них информации становится доступной кнопка Отменить, позволяющая полностью удалить выбранную информацию из банкетного резервирования.

При выборе Гостя или Группы в разделе Зарезервировал, а также при выборе гостя из Архива в разделе Организатор (если используется модуль "Клубные счета постоянных клиентов"), система предлагает автоматически подставить соответствующий лицевой счет в раздел Счет плательщика. В случае необходимости эту информацию можно изменить вручную, нажав кнопку поиска рядом с текстовыми полями. Именно на выбранный лицевой счет будет заносится задолженность за банкетное резервирование. Переключатель (синяя стрелка) позволяет отметить информацию (гостя, группу, компанию), которая будет выводится во всплывающей подсказке,

52

появляющейся над полоской резервирования в графическом плане.

Поле Информация предназначено для ввода примечания.

Значения в разделе Цена вычисляются автоматически на основе данных, введенных на закладке Еда && Напитки карточки (рассмотрена далее в соотв. разделе).

Далее, в разделе Комната, устанавливается и вычисляется Тариф на аренду выбранного помещения или ресурса. При этом могут быть выбраны различные условия тарификации (переключением опций Д - ПД - Ч - Фикс):

фиксированная цена за весь день аренды (Д) - в случае, если мероприятие продолжается менее суток, цена не зависит от длительности; фиксированная цена за полдня (ПД); почасовая тарификация (Ч);

фиксированная (Фикс) цена вне зависимости от длительности мероприятия.

При этом цены на аренду ресурса для указанных вариантов тарификации должны быть заранее установлены в "банкетном" тарифе (в модуле Конфигуратор).

При выставлении флажка Специальная цена появляется возможность указать произвольную стоимость аренды ресурса в поле Спец. цена. Аналогичным образом можно при необходимости установить произвольную стоимость всего мероприятия, которая вычисляется в итоговом поле Цена с учетом аренды и стоимости Еды, Напитков и Доп.услуг. Произвольная стоимость вводится в поле Своб.цена, которое становится доступным после выставления флажка Свободная цена.

В поле Прим. может быть введено произвольное примечание к резервированию.

Закладка «Контакты»

Данный раздел предназначен для ввода и просмотра контактной информации о гостях и компаниях, не бронирующих номера в отеле.

Закладка «Еда и Напитки»

Раздел предназначен для планирования предоставления дополнительных услуг в рамках выбранного мероприятия. Услуги условно разделены на три группы:

Дополнительные услуги, куда может входить аренда дополнительного оборудования, инвентаря и т.п.

Еда - предлагается сформировать меню из блюд, ранее введенных в Конфигураторе или воспользоваться стандартным меню (также настраивается в модуле Конфигуратор). Напитки - выбор напитков из списка, настроенного в модуле Конфигуратор.

53

При добавлении в список дополнительной услуги имеется возможность задать ее стоимость, количество и указать время предоставления. В исключительных случаях с помощью соответствующих кнопок в левом нижнем углу диалогового окна можно добавить в стандартный список новую услугу.

54

При работе со списком Еды имеется возможность либо сформировать собственное меню из отдельных блюд, либо выбрать готовое меню из числа настроенных ранее в модуле «Конфигуратор». При необходимости набор блюд, полученный при выборе стандартного меню, в

дальнейшем также может быть отредактирован.

Список услуг доступен для редактирования до момента проведения начисления на счет плательщика - производится нажатием кнопки на панели инструментов ни нижней части диалогового окна карточки.

Закладка «Счет»

В данном разделе представлен лицевой счет "плательщика", выбранный на Закладке "Резервирование".

При работе со счетом плательщика имеется возможность проводить платежи, возвраты за оплаченные ранее услуги и начислять любые услуги или пакеты дополнительных услуг из списков, настроенных в модуле Конфигуратор.

Для начисления дополнительной услуги или пакета требуется выбрать (в случае услуг) группу в списке групп услуг. Затем выбрать и дважды щелкнуть мышью на искомой позиции в списке дополнительных услуг. В появившемся диалоговом окне может быть введена или изменена (если допустимо) стоимость услуги, дата ее предоставления и количество.

Для оплаты имеется возможность выбора услуг в списке начисленных с помощью курсора мыши, одновременно удерживая нажатой клавишу Ctrl (выбор услуг в произвольной последовательности) или клавишу Shift (выбор определенного количества услуг подряд, щелкнув мышью сначала на первой, затем - на последней услуге в выбираемом списке). После выбора услуг, подлежащих оплате, можно произвести оплату, выбрав требуемый способ (например, наличными через кассу, по кредитной карте и т.п.) в подразделе Платежи. В случае, если список услуг не выбран (курсор установлен на первой в списке услуге), система предложит произвести оплату всех неоплаченных начислений.

Цветные индикаторы во второй колонке списка услуг позволяют определить статус элемента в списке:

зеленый или синий (для пакетов проживания в отеле) - неоплаченная услуга;

55

красный, с номером сформированного счета - оплаченные услуги.

Щелчком правой кнопки мыши на элементе в списке начисленных услуг вызывается контекстное меню операций. При этом необходимо иметь в виду, что удаление начисленных услуг и пакетов возможно только тем же пользователем, который проводил начисление, и до момента закрытия кассовой смены или бизнес-дня. После закрытия смены или дня в случае необходимости можно произвести правку (сторнирование) услуги.

Возврат средств за ранее оплаченные услуги производится способом, аналогичным оплате: необходимо выбрать одну или несколько ранее оплаченных услуг и выбрать требуемый вариант возврата в подразделе Платежи.

Более подробно особенности начисления задолженности за услуги аренды помещений и пр. рассмотрены в Руководстве пользователя.

Закладка «События»

В данном разделе отображается список действий пользователей, выполнявшихся над данным резервированием ресурса, например, создание резервирования, изменение сроков аренды и пр. С помощью полей фильтра, расположенных над табличной частью, можно выбирать только определенные интересующие пользователя события. Удаление записей из журнала событий невозможно.

Начисление задолженности Счета

Начисление задолженности за услуги аренды помещения/ресурса и дополнительные услуги (включая еду и напитки) на счет плательщика банкетного резервирования может производиться в любое время, в том числе и до начала ("заезда") мероприятия.

Для операций с начислением услуг предназначены кнопки на панели инструментов, расположенной в нижней части диалогового окна карточки резервирования ресурса. Кнопка перехода к работе с лицевым счетом плательщика позволяет переключиться в модуль Счета АСУ «Эдельвейс». В этом разделе доступны все предусмотренные функции по работе с лицевыми счетами, услугами, печатными формами.

Нажатие кнопки начисления задолженности приводит к начислению на лицевой счет плательщика задолженности, рассчитанной для данного банкетного резервирования. Операция начисления приводит к блокированию любых изменений в списках Дополнительных услуг, Еды и Напитков. В случае, если после проведения начисления необходимо внести изменения в списки дополнительных услуг или сроки резервирования ресурса, потребуется воспользоваться функцией (кнопкой) перерасчета, которая становится доступной после проведения начисления. Следует иметь в виду, что перерасчет не влечет за собой автоматическое выполнение операции возврата за уже оплаченные начисления на лицевом счете плательщика. Также не производится поиск и удаление начисленных, но еще не оплаченных начислений. Система предлагает автоматически перейти на лицевой счет плательщика, далее при необходимости операции возврата или удаление (сторнирования) начислений следует производить вручную.

56

При начислении все услуги аренды помещения, дополнительные услуги, еда и напитки в соответствии с настройками для выбранного банкетного резервирования заносятся на лицевой счет плательщика в виде одного пакета. Для просмотра содержимого пакета можно дважды щелкнуть на его заголовке. Следует иметь в виду, что на лицевые счета заносятся не те услуги, которые были выбраны в списках карточки банкетного резервирования, а поставленные им в соответствие услуги отеля (более подробно о настройке этого соответствия см. подраздел Банкет: услуги в разделе Настройка услуг и тарифов: Конфигуратор).

Услуга, начисляемая по умолчанию в таких случаях, задается в модуле Конфигуратор в разделе План счетов основного "дерева" параметров.

В случае, если при создании банкетного резервирования были введены произвольные цены (явно заданные пользователем, а не рассчитанные на основе выбранных тарифов и пр. - флажки

Специальная цена, Свободная цена на закладке Резервирование), начисление услуг в составе пакета имеет некоторые особенности. Если пользователем вручную введена стоимость аренды помещения: в качестве задолженности за аренду в составе пакета начисляется услуга по умолчанию с заданной пользователем стоимостью. Если пользователем вручную задана стоимость всего мероприятия (резервирования) - вместо услуг аренды, питания, напитков и пр. в составе пакета начисляется единственная услуга по умолчанию с указанной стоимостью.

57

Настройка услуг и тарифов: Конфигуратор

Настройка списка сдаваемых в аренду помещений и ресурсов, тарифов на аренду, номенклатуры дополнительных услуг, питания и напитков выполняется в модуле «Конфигуратор». Для выполнения этой работы (входа в модуль) необходимо, чтобы пользователь относился к группе работников-администраторов системы.

58

Основными разделами для проведения настроек служат

диалоговое окно "Банкетный тариф" (вызывается кнопкой на панели инструментов или одноименным пунктом раздела главного меню Установки); разделы основного "дерева" параметров в центральной рабочей области.

Параметры выбранного в "дереве" элемента отображаются в правой части окна программы. Для

59

добавления, удаления, сохранения и отказа от внесения изменений в настройки служат кнопки на инструментальной панели параметров.

Мероприятия: Ресурсы

В этом разделе главного "дерева" параметров вводятся помещения (в общем случае - любые ресурсы, которые планируется сдавать в аренду на почасовой основе), которые будут отображаться на Графическом плане резервирований.

Помещения вводятся в группы - "Типы комнат" (на рисунке все помещения введены в типе

"Основной"), которые в дальнейшем могут использоваться при настройке тарифов (например, для задания единой цены для всех помещений выбранного типа).

Помимо простых в списке помещений могут быть введены "Составные комнаты". Такие помещения представляют собой, например, бизнес-центр, состоящий из двух Конференц-зала 1 и Конференц-зала 2. В дальнейшем для такого помещения возможно бронирование как входящих в него конференц-залов по отдельности, либо всего бизнес-центра целиком, что будет подразумевать занятость обеих конференц-залов.

С помощью создания групп ресурсов можно настроить систему для учета аренды, например, помещений и оборудования, которые могут бронироваться независимо друг от друга или продаваться в составе связанных резервирований (например, конференц-зал и оборудование для проведения презентаций).

Поле Сортировка позволяет изменить применяемую по умолчанию алфавитную сортировку помещений на графическом плане резервирований.

60