Edelweiss

Информацию о текущих накоплениях баллов, можно посмотреть в модуле «Архив».

А так же в отчетной форме по архивным гостям.

41

2.2.8. Модуль «Управление клубными счетами клиентов»

Общие понятия, назначение модуля

Модуль «Клубные счета постоянных клиентов» предназначен для автоматизации расчетов с постоянными гостями отеля, дает возможность вести «клубный счет» гостя, который не связан с конкретным бронированием и не закрывается по выезду. Наличие данного модуля позволяет:

учитывать предоплаты, внесенные в расчете на неоднократные заезды в гостиницу, использование дополнительных услуг и т.п.; учитывать услуги, предоставленные гостю на территории комплекса, в том числе в случае,

если гость не проживал в гостинице (с использованием переноса задолженности на «клубный счет» из смежных систем – с учетом установленного лимита кредитования гостя); реализовать гибкую систему расчетов за предоставленные услуги с гостями, имеющими

особый статус: выезд гостя с сохранением задолженности, погашаемой при следующих визитах гостя в отель.

В терминологии АСУ «Эдельвейс» «клубный счет» постоянного клиента является подвидом внутреннего счета типа «Точка продаж» (т.е. допускающий расчет за услуги), прикрепленный к карточке постоянного гостя в Архиве. Наименование счета совпадает с ФИО постоянного гостя.

Работа с «клубными счетами»: создание и поиск

В случае включения функциональности модуля «Клубных счетов постоянных клиентов» в системе появляется возможность создавать такие счета как вручную, так и автоматически. Автоматически система создает соответствующий «клубный счет» при занесении гостя в «Архив» (при этом у

пользователя запрашивается подтверждение ).

42

Вручную «клубный счет» может быть создан пользователем в модуле Счета аналогично созданию нового внутреннего счета. При этом следует указать тип счета «Клубный счет» и выбрать постоянного гостя из «Архива» в предложенном диалоговом окне поиска. Для облегчения поиска «клубных счетов» несколько видоизменено диалоговое окно («Поиск внутреннего счета»). В дополнение к ФИО (поле «Название») возможен поиск по номеру дисконтной карты, связанной с постоянным гостем.

В

дальнейшем просмотр номера и быстрый переход на «клубный счет» возможен из карточки гостя в «Архиве».

43

Поселение постоянного гостя, расчеты на «клубном счете»

При создании бронирования (поселении) для постоянного гостя, имеющего связанный «клубный счет» система предоставляет пользователю возможность (задается соответствующий вопрос) задействовать данный счет для расчетов. При утвердительном ответе автоматически выполняются следующие установки: для первого лицевого счета созданного резервирования устанавливается автоматический перенос всех проводок на «клубный счет» гостя, связанный с карточкой в «Архиве». В результате все проводки, начисляемые гостю в рамках данного резервирования (проживания) на его первый лицевой счет (в первую очередь – услуги проживания, телефонные переговоры и т.п.) будут автоматически переноситься на «клубный» счет гостя. Для расчетов за

эти услуги потребуется в дальнейшем перейти именно на этот счет. Для этого можно воспользоваться либо соответствующим пунктом в контекстном меню операций в модуле «План», либо перейдя на «клубный счет» в модуле «Счета». Для расчетов с гостем в рамках текущего проживания (без использования «клубного счета») имеется возможность создать дополнительный лицевой счет гостя в резервировании, на котором перенос проводок автоматически не настраивается.

Дополнительные возможности модуля «клубный счет»

Не смотря на возможность отложенного расчета с гостем за задолженность, перенесенную на «клубный счет», система контролирует сальдо этого счета при оформлении выезда гостя и выдает соответствующее предупреждение.

В случае использования «клубного счета» для расчетов с гостем, не проживающим в данный момент в гостинице при переносе задолженности из смежных систем (например – АСУ ресторана) может быть установлен лимит кредитования гостя.

44

45

2.2.9. Модуль «Телефонные переговоры»

Обработка телефонных переговоров гостей

Одной из основных задач АСУ гостиницы является своевременный учет всех услуг, предоставляемых клиентам. К ним, в частности, относится пользование телефоном. Если в вашей гостинице установлена автоматическая телефонная станция, то с помощью программных средств, поставляемых фирмой Эделинк, вы можете производить тарификацию телефонных переговоров «в реальном времени» и по правилам, установленным в вашем отеле. Эти функции выполняет программа «Барсум». После ее стыковки с АСУ «Эдельвейс» все переговоры с телефонов, отнесенные в «Барсуме» к помещениям Гостевые номера, будут передаваться в АСУ «Эдельвейс».

Взависимости от настройки телефона в Конфигураторе «Эдельвейса» проводки за телефонные переговоры могут начисляться либо на лицевой счет гостя, проживающего в номере, либо на внутренний счет. Начисление этих проводок происходит автоматически по мере тарификации переговоров в программе «Барсум» и не требует каких-либо дополнительных действий от работников гостиницы. При занесении проводки за телефонный переговор на лицевой счет более подробная информация о звонке (с какого номера, когда и во сколько производился, какой номер был набран и пр.) заносится в поле комментарий. Поэтому, если гостю нужно получить эту информацию, в вашем распоряжении имеются два способа. Во-первых, при печати счета вы можете установить переключатель. Печатать примечания (в диалоговом окне настройки печати) в положение Все или Отмеченные. При этом информация о звонках будет выводиться непосредственно в счете. Во-вторых, вы можете распечатать специальный отчет по всем телефонным переговорам, занесенным на текущий лицевой счет, выбрав пункт. Печатать информацию о звонках в меню «Счета». Работа с телефонными переговорами нескольких гостей, проживающих в одном номере

Вслучае, если несколько гостей проживают в одном номере, но при этом оплата услуг (проживания) производится на одном счете, т.е. информация о всех гостях находится в одной карточке резервирования, никаких дополнительных усилий для учета их телефонных переговоров предпринимать не требуется. Кто бы ни звонил с телефона из данного номера, все проводки за переговоры будут зачисляться на тот же лицевой счет, куда заносятся проводки за проживание. Однако в случае, если гости расселены в номере «по местам» (при настройке данного номера в Конфигураторе в нем созданы отдельные места или к резервированию была применена функция Разделить), могут потребоваться дополнительные действия. Если телефонная станция, установленная в вашем отеле, поддерживает выделение гостям авторизационных кодов, вы можете вводить эти данные в поле Авторизационный код на закладке Информация о госте/фирме в карточке резервирования. По этому коду АСУ «Эдельвейс» сможет автоматически распознать, какой именно гость совершил телефонный звонок с общего для нескольких проживающих телефонного аппарата. Далее соответствующая проводка автоматически появится на лицевом счете гостя. В случае, если в номере проживают несколько независимых друг от друга гостей и им не были назначены авторизационные коды, программа не имеет возможности установить, кому из этих гостей принадлежит конкретный телефонный звонок. Все данные звонки будут переносится на общий внутренний счет Потерянные звонки и далее вам потребуется самостоятельно распределить накопленные проводки между гостями в комнате.

Нажмите кнопку Просмотр телефонных переговоров, расположенную над лицевым счетом гостя. В появившемся списке вы увидите все телефонные переговоры, совершенные из данного номера за время проживания в нем данного гостя. Установив флажок. Показать все вы можете получить список всех звонков, находящихся на внутреннем счете Потерянные звонки. Это может быть полезно, если на счет гостя требуется перенести его же звонки, неоплаченные во время прошлого проживания в гостинице, звонки других гостей и т.п. Выделите переговоры, предназначенные для оплаты данным гостем, устанавливая флажки в левой части строк или установите флажок Выделить все. После нажатия кнопки ОК все выделенные переговоры будут перенесены на текущий лицевой счет гостя, где с ними можно будет работать обычным образом.

46

Потерянные звонки

В случае, если в номере, из которого произведен телефонный звонок, не проживает гость или телефон, описанный в тарификаторе телефонных переговоров как принадлежащий номерному фонду, в АСУ «Эдельвейс» не приписан ни к одному номеру или внутреннему счету, проводки будут заноситься на специальный внутренний счет – Потерянные звонки. Для быстрого доступа к этому лицевому счету предназначена специальная кнопка Счет потерянных звонков на главной панели инструментов. Если в системе в данный момент имеются потерянные звонки, индикатор на кнопке будет мигать красным цветом.

Дважды щелкнув на проводке за телефонный переговор, вы можете увидеть более подробную информацию о звонке в поле Примечание. Вы можете распечатать, оплатить или перенести на другой эти счет проводки так же, как и любые другие в системе.

Управление телефоном. Депозиты.

Многие автоматические телефонные станции, устанавливаемые в гостиницах, помимо обычных функций, могут оборудоваться дополнительным оборудованием и программным обеспечением, которые позволяют выполнять специальные гостиничные задачи. На сегодняшний день АСУ «Эдельвейс» может быть состыковано с большим числом современных АТС и этот список постоянно пополняется. В случае такой стыковки у вас появляется возможность устанавливать побудки для гостя прямо из карточки резервирования (в этом случае телефон в номере выполняет функцию «будильника»), включать/выключать связь в номере при заезде/выезде гостя, изменять состояние номеров (снимать с уборки и т.д.) набором на телефонных аппаратах в комнатах специальных кодов и пр. При необходимости можно также задействовать функцию приема депозита за телефонные переговоры. Следует оговориться, что для обычной тарификации телефонных

47

переговоров стыковка АСУ «Эдельвейс» с телефонной станцией не требуется. Как правило, информация о переговорах и специальные гостиничные команды передаются на АТС по разным каналам. Поэтому тарификация переговоров программой «Барсум» и передача этих данных в «Эдельвейс» могут быть настроены независимо от выполнения на АТС гостиничных команд. За подробной информацией о моделях АТС, с которыми в данный момент у АСУ «Эдельвейс» имеется интерфейс, и способах их настройки обращайтесь в компанию «Эделинк» и к нашим

уполномоченным дилерам.

Функции управления АТС реализует программа inter.exe (находится в основной директории, куда был установлен «Эдельвейс»). Именно она должна быть запущена на компьютере, подключенном к АТС. Если все настройки выполнены корректно, на панели инструментов в карточке резервирования становится доступной кнопка «PBX», вызывающая специальное диалоговое окно.

Для установки побудки выставите флажок Wake Up, введите дату и время. Для выполнения команды на АТС нажмите кнопку Wake Up. При стандартной настройке включение и выключение телефона на АТС производиться программой автоматически при выполнении операций заезда и выселения гостя.

Для задействования функции, которая позволяет контролировать сумму телефонных переговоров гостя и при превышении внесенной предоплаты отключать связь, необходимо в диалоговом окне Параметры в Конфигураторе «Эдельвейс» выставить флажок Телефонные депозиты. Там же указывается минимальная сумма, по достижении которой связь следует отключать. После этого в основной программе становится доступной кнопка Информация о звонках. Если какие-либо телефоны уже были отключены за превышение внесенной суммы предоплаты, индикатор на кнопке будет мигать красным цветом. Нажатие на кнопку вызывает специальное диалоговое окно, в котором выводится список гостей с превышенной предоплатой.

48

Щелкнув правой кнопкой мыши на строке в списке, вы можете выбрать соответствующий пункт в контекстном меню и перейти в карточку гостя или на его лицевой счет, а также принудительно включить или выключить телефон.

Для внесения на счет гостя авансового платежа за телефонные переговоры («телефонного депозита»), установите в диалоговом окне занесения аванса (при работе со счетами) флажок с пиктограммой «телефонного аппарата».

49

2.2.10.Модуль «Мероприятия»

Основное назначение модуля "Мероприятия" - предоставить возможность бронирования (в первую очередь - на графическом плане) и продажи дополнительных ресурсов (например, сауна, массажный кабинет, конференц-зал и т.п.) и услуг на почасовой основе. Для пользователей, знакомых с модулем "План" (графический план комнат), освоение модуля «Мероприятия» не должно составить трудности. Настройки основных параметров работы модуля (список ресурсов, доступных для резервирования, тарифы, виды питания, напитков, дополнительное оборудование и услуги и пр.) настраиваются в соответствующих разделах модуля "Конфигуратор".

Бронирование ресурсов, отображаемых на графическом плане банкетных резервирований, производится на почасовой основе. При этом минимальный срок бронирования по умолчанию равен 30 мин. (может быть изменен в разделе "Параметры" модуля «Конфигуратор»).

С помощью полосок прокрутки в правой и нижней части окна программы пользователь может "пролистывать" список помещений, если он не умещается на экране, и перемещаться вперед и назад по времени суток и по датам. Бронирования могут производиться как на сегодняшний день, так и в будущем.

Наиболее простой способ резервирования помещения или ресурса: "растягивание" полоски бронирования на выбранном помещении на требуемую "длину", после чего система предлагает заполнить карточку резервирования.

В зависимости от текущего состояния бронирования в системе ему могут быть присвоены следующие статусы:

временное бронирование (наклонная штриховка полоски): по умолчанию именно такой статус получают бронирования после создания; подтвержденное бронирование (заполнение точками): данный статус может быть вручную

50