Microsoft Access Содержание

Лабораторная работа №1 1

Лабораторная работа №2 5

Лабораторная работа №1

Тема: Создание таблиц и запросов базы данных средствами СУБД Microsoft Access

Цель работы: Научиться создавать таблицыи запросы, устанавливать связи между таблицами.

Задание к лабораторной работе №1:

1. Создать новую базу данных

2. Создать необходимые таблицы, согласно предметной области.

3. Установить типы данных (счетчик, текстовый, числовой и т.д.), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц.

4. Определить первичные ключи в созданных таблицах.

5. Определить необходимые связи между таблицами, задать необходимые параметры обеспечения целостности данных и вид объединения.

6. В схеме данных проверить правильность созданных таблиц и связей между ними.

7. Заполнить созданные таблицы данными (минимум 10 записей на таблицу).

8. Создать необходимые запросы на выборку, выполняющие основные требования к функциям системы:

a) Создать запрос на выборку. Отображать все фамилии студентов, которые получили оценки 5 по всем дисциплинам (Успеваемость студентов).

b) Создать параметрический запрос, в результате которого будет выводиться Дисциплина, Фамилии студентов, Название группы, и Оценка, полученная студентами по этой дисциплине.

Рекомендации к выполнению лабораторной работы №1:

Предметная область:

Деканат (успеваемость студентов). Основные предметно-значимые сущности: Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.

Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:

• студенты – фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, место рождения, группа студентов;

• группы студентов – название, курс;

• дисциплины – название, количество часов;

• успеваемость – оценка.

Характеристики таблицы-объекта: Группы студентов. Таблица 1

Имя поля	Тип данных	Описание
КодГруппы	счетчик	Код группы (ключевое поле)
Название	текстовый	Название группы
Курс	числовой	Курс

Характеристики таблицы-объекта Студенты: Таблица 2

Имя поля	Тип данных	Описание
КодСтудента	счетчик	Код студента (ключевое поле)
КодГруппы	числовой	Код группы (внешний ключ)
Фамилия	текстовый	Фамилия
Имя	текстовый	Имя
Отчество	текстовый	Отчество
Пол	текстовый	Пол
Дата рожд	дата/время	Дата рождения
Место рожд	МЕМО	Место рождения

Характеристики таблицы-объекта: Дисциплины. Таблица 3

Имя поля	Тип поля	Описание
КодДисциплины	счетчик	Код дисциплины (ключевое поле)
Название	текстовый	Название дисциплины
КолЧасов	числовой	Общий объем часов

Характеристики таблицы-объекта: Успеваемость. Таблица 4

Имя поля	Тип поля	Описание
КодОценки	счетчик.	Код оценки (ключевое поле)
КодДисциплины	числовой	Код дисциплины (внешний ключ)
КодСтудента	числовой	Код студента (внешний ключ)
Оценка	текстовый	Оценка

1. Создание новой базы данных

После загрузки MS Access на экране появится главное окно Access. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД или создать новую БД «Создать файл», при выборе которой в области задач изменится режим на «Создание файла». Выбираем команду «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать путь для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать»,после чего будет сохранен файл с расширением .mdb. В главном окне приложения появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных».

2,3,4. Создать необходимые таблицы, согласно предметной области. Установка типа данных (счетчик, текстовый, числовой … мастер подстановок), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц. Опредение первичных ключей в созданных таблицах.

Обратите внимание на замечания!!!

• Не создавайте связи, пока все таблицы БД не будут иметь нужный «Тип поля» (Мастер подстановки, подстановка в виде списка).

Для создания таблиц в окне БД «Деканат: база данных» выбрать объект Таблицы и щелкнуть на панели инструментов пиктограмму Конструктор. Появится окно Конструктора таблиц.

a) Создание структуры таблицы Группы студентов (см. таблица 1).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 1.

Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу <Таb> или щелчок мышью на нужной ячейке.

В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.

При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.

Для создания ключевого поля выделить поле КодГруппы, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения (правой кнопкой мыши) или меню Правка/Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов «Конструктор таблицы». Слева от имени поля появится изображение ключа.

После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее Файл/Сохранить. В окне диалога Сохранение ввести имя для сохранения созданной таблицы: Группы студентов, затем ОК.

b) Создание структуры таблицы Студенты(см. таблица 2).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 2.

Для поля КодГруппы выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса, затем щелчок по кнопке Далее (этой кнопки следует переходить во всех последующих окнах). В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки – Группа студентов. В следующем окне выбирается из окна «Доступные поля» — Название, используемое в качестве столбца подстановки, и щелчком по кнопке > переносится в окно Выбранные поля. Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Теперь в разделе Тип данных будет указан тип числовой, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы Группа студентов.

Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Студенты.

c) Создание структуры таблицы Дисциплины (см. таблица 3).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 3.

Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Дисциплины.

d) Создание структуры таблицы Успеваемость (см. таблица 4).

В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 4.

Для полей КодДисциплины и КодСтудента выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этих полей, так как в таблице Успеваемость будут отображаться не коды дисциплины и студента, а их названия.

Алгоритм:

1. Мастер подстановки для поля «КодДисциплины» — в окне диалога «Создание подстановки» выбрать первый пункт Объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» — Далее — Выбираем таблицу или запрос со значениями, которые будут содержать столбец подстановки это Таблица: «Дисциплины» — Далее — Выбираем какие поля содержат значения, которые следует включить в столбец подстановки в окне «Доступные поля» выбираем КодДисциплины и при помощи > переносим в окно «Выбранные поля» — Далее — можно выбрать порядок сортировки списка — Далее — Можно задать ширину столбца постановки — Далее — Задаем подпись, которую содержит столбец подстановки — ГОТОВО!

2. Мастер подстановки для поля «КодСтудента» — в окне диалога «Создание подстановки» выбрать первый пункт Объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» — Далее — Выбираем таблицу или запрос со значениями, которые будут содержать столбец подстановки это Таблица: «Студенты» — Далее — Выбираем какие поля содержат значения, которые следует включить в столбец подстановки в окне «Доступные поля» выбираем КодСтудента и при помощи > переносим в окно «Выбранные поля» — Далее — можно выбрать порядок сортировки списка — Далее — Можно задать ширину столбца постановки — Далее — Задаем подпись, которую содержит столбец подстановки — ГОТОВО!

Для поля Оценка, необходимо задать подстановку в виде списка оценок.

Алгоритм:

В Свойствах поля вкладка Подстановка и выбрать:

• Тип элемента управления – Список;

• Тип источника строк – Список значений;

• Источник строк – набрать «н/я;2;3;4;5» (без кавычек)

Сохранить структуру таблицы с именем Успеваемость.

5. Установка связи между таблицами (Определить необходимые связи между таблицами).

Сервис/Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных на панели инструментов.

Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы, в котором отображается список таблиц. Выделить все таблицы: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость и выполнить щелчок на кнопке Добавить. В окне Схема данных появятся таблицы, после этого необходимо закрыть окно Добавление таблицы.

Далее необходимо связать таблицы Группы студентов и Студенты (по полю КодГруппы), дважды щелкнув, на линии, соединяющей эти две таблицы. В появившемся диалогом окне Изменение связей необходимо активизировать флажки: Обеспечить целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей, убедится в том, что тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать. В окне Схема документа появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогично связать таблицы Студенты и Успеваемость (по полю КодСтудента), а также Успеваемость и Дисциплины(по полю КодДисциплины).

Закрыть окно Связи. При запросе на сохранение выполнить щелчок на кнопке Да.

5. Заполнение таблиц. Для  заполнения таблиц данные выбираются самостоятельно. Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.

Заполнение производится по записям, в режиме таблицы, т.е. вводится информация для всей строки целиком.

Для заполнения данными поля Код группы в таблице Студенты использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка.

6. Проверка правильности созданных таблиц и связей между ними (т.е. проверка обеспечения целостности данных (каскадное удаление)).

В таблице Студенты удалить код 1 и убедиться в том, что из таблиц Группы студентов и Дисциплины удалены соответствующие записи. Восстановить удаленные данные во всех таблицах.

7. Заполнение созданных таблиц данными (минимум 10 записей в одной таблице).

8. Формирование запросов

1) Создание запроса на выборку.

Чтобы выполнить пункт a) задания №8 необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• В окне база данныхнеобходимо выбрать вкладкуЗапросы/Создание запросав режиме конструктора. Появится активное окноДобавление таблицына фоне неактивного окна «Запрос 1: запрос на выборку». В котором, следует выбрать таблицы (Группы студентов; Студенты; Успеваемость; Дисциплины), на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопкеДобавить. Закрыть окноДобавление таблицы, окно «Запрос 1: запрос на выборку» станет активным.

• Переместить имена полей с источника (таблиц) в Бланк запроса. Из таблицыГруппы студентов– полеНазвание, из таблицыСтуденты–полеФамилии, из таблицыУспеваемость– полеОценка,из таблицыДисциплины– поле Название.

• Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировкадля поляФамилии. Установить режим сортировки – по возрастанию.

•В строке Условия отборанеобходимо ввести критерии поиска. В поле Оценка ввести  - "5", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки 5.

• После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса: Успеваемость студентов), и щелкнуть ОК. Вернуться в окно базы данных. В окне базы данных при выбранной вкладке Запросы появится созданный запрос, который в режиме таблицы отображает записи, удовлетворяющие условиям запроса.

Примечание: изменения в запрос вводятся в режиме конструктора.

2) Создание параметрического запроса

Чтобы выполнить пункт b) задания №8 необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• Открыть существующий запрос: «Успеваемость студентов» в режиме конструктора.

• В Бланк запроса в строке Условия отборапод полемДисциплинаввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например[Введите дисциплину].

• Удалить условие отбора для поля Оценка

• Файл/Cохранить как…в открывшемся окне написать новое имя «Запрос на выборку». Вернуться в окно базы данных, где будет отображен созданный запрос.

• Открыть созданный запрос. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести название дисциплины, информацию об успеваемости по которой необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится таблица с данными о выбранной дисциплине.

Контрольные вопросы:

1. В чем отличие базы данных от электронной таблицы?

2. Что такое реляционная модель организации данных?

3. Что такое сущность, атрибут, экземпляр сущности, отношение, таблица, запись, поле, связь?

4. Перечислите основные типы полей.

5. Для чего используются связи между таблицами и их основные свойства в СУБД Microsoft Access?

6. Для чего предназначен мастер подстановок, какие свойства он заполняет?

7. Для чего можно использовать запросы в СУБД?

8. Какие типы запросов можно использовать в СУБД Microsoft Access, для чего они предназначены?

9. Как задать условия отбора записей в запросе?