1.Поиск информации в таблицах базы данных

Объём базы данных может быть очень велик. В большинстве случаев для решения конкретной задачи требуется лишь часть хранящейся в базе информации. Работа с данными значительно упростится, если исключить записи, несущественные для поставленной задачи. Для этой цели служат такие инструменты, как сортировка, фильтры, запросы и отчёты.

Сортировка упорядочивает данные по содержимому определённых полей. Информацию можно сортировать по алфавиту, числовым значениям, датам и другим параметрам. Записи сортируются либо в порядке возрастания (А-Я и 0-9), либо в порядке убывания (Я-А и 9-0). В процессе сортировки целостность записей сохраняется.

В Таблице сортировку можно производить последовательно по нескольким выделенным соседним столбцам. Сортировка начинается с крайнего левого выделенного столбца.

Последовательность действий при сортировке: выделить столбцы, по полям которых будет выполняться сортировка, в меню программы открыть пункт Записи, затем выбрать команду Сортировка и порядок сортировки. Ниже приведена таблица, информация в которой отсортирована по полям Должность и Год поступления.

1.2.Фильтрация

Сортировка позволяет быстро упорядочить данные. Однако при этом приходится просматривать все записи, имеющиеся в таблице.

Фильтрация осуществляет отбор данных, которые удовлетворяют определённым условиям, что позволяет ограничить диапазон просмотра данных. Совокупность условий отбора называется фильтром. Результаты фильтрации не сохраняются, поэтому их каждый раз нужно применять заново.

Фильтр обычно используют при работе в режиме формы или в режиме таблицы для просмотра или изменения подмножества записей.

Существует четыре способа отбора данных с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, поле ''Фильтр для'', обычный фильтр и расширенный фильтр.

1.2.1.Фильтр по выделенному фрагменту

Функция Фильтр по выделенному извлекает из таблицы и выдаёт на экран только те записи, которые содержат выделенное значение. Этот фильтр допускает только одно условие на поле.

Пример. Выделяем в таблице поле, которое содержит значение лаборант (смотри таблицу) и служит образцом для отбора записей. Затем выбираем в меню MS ACCESS пункт Записи, затем команду Фильтр и команду Фильтр по выделенному. На экране отображаются только те записи, которые содержат слово лаборант:

Фамилия	Должность	Год поступления	Дата рождения	Номер отдела
Петров	лаборант	2010	05.05.1992	1
Бубнов	лаборант	2009	13.12.1990	1
Маликов	лаборант	2009	05.09.1990	3
Васина	лаборант	2005	03.03.1980	2

Для отмены результатов фильтрации и возврата к исходной таблице следует нажать кнопку Удалить фильтр (смотри рисунок 1)

Рис.1

1.2.2. Фильтр для….

Этот способ фильтрации позволяет отбирать записи путём ввода условия в поле таблицы.

Порядок действий.

Открыть Таблицу в режиме таблица, установить указатель мышки на любом поле столбика таблицы, в котором выполняется отбор записей. Затем на панели инструментов Microsoft Access кликнуть кнопку Найти (смотри рисунок 2).

На экране отобразится окно запроса Поиск и замена (с открытой вкладкой Поиск), в текстовое поле (с надписью Образец:) которого следует ввести значение, например, экономист, которое должны содержать отбираемые записи (смотри рисунок).

Затем последовательно нажимать кнопку Найти далее и в Таблице будут выделяться записи со значением экономист.

При закрытии Таблицы, фильтр автоматически сохраняется. При повторном открытии Таблицы можно снова применить сохранённый фильтр.

Фильтры, рассмотренные ранее, содержат условие отбора только для одного поля. Более сложные фильтры позволяют задавать несколько условий для различных полей. Microsoft Access предлагает два вида таких фильтров: обычный и расширенный. Для указания условий отбора в этих фильтрах используются выражения.

Свернуть файл README, Открыть файл ЗАДАНИЕ и выполнять, указанные в нём действия.