2.1 Первичные документы.

Документирование – это способ оформления хозяйственных операций. Документированиехозяйственных операций определено Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Первичные документы классифицируются:

• По назначению:

• Организационно-распорядительные документы содержат задание или разрешение на проведение операции. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Состав и требования к оформлению организационно-распорядительных документов определяются Госстандартом России. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах;

• Оправдательные документы подтверждают факт совершения операции. К ним относятся накладные, требования-накладные, приходные ордера, акты приемки и т.д. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры;

• Комбинированные документы сочетают в себе признаки разрешительных и оправдательных документов, например расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.

• По порядку оформления

• Первичные (приходные кассовые ордера),

• Сводные (товарные отчеты и кассовые отчеты).

• По способу использования

• Разовые (акты на списание основных средств),

• Накопительные (лимитно-заборные карты)

• По месту составления:

• Внутренние (приходные кассовые ордера),

• Внешние (товарно-транспортные накладные)

• По учетным позициям:

• Однопозиционные (кассовые ордера),

• Многопозиционные (расчетно-платежные ведомости)

• По оформлению однородных операций:

• Унифицированные (приходные кассовые ордера),

• Прочие (ведомости расчета износа основных средств)

• По способу заполнения:

• Вручную (различные виды документов),

• Составленные на пишущей машинке (макетированные карты),

• Полностью составленные на ЭВМ (машиночитаемые документы).

Оформление хозяйственных операций первичными документами.

На выполнение хозяйственной операции должно быть получено разрешение соответствующей управляющей инстанции, имеющей на это право, т.е. составлен разрешительный документ. При совершении разрешенной хозяйственной операции составляется оправдательный первичный документ. Форма оправдательного первичного документа зависит от содержания хозяйственной операции по конкретному разделу учета. Унифицированные формы первичных учетных документов по банковским операциям устанавливаются Банком России, по другим операциям – Госкомстатом России. Этим постановлением в унифицированные формы первичной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• По форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение документа, заполнение реквизитов),

• Арифметически (подсчет сумм),

• По содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством.

Изыматься могут все документы, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Изъятие документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица организации, которая производит изъятие. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации. Должностное лицо изымающего органа при изъятии составляет специальную опись изъятых документов и производит фиксацию их содержания. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.