deloproizv

26. Процедура поощрения работников.

Согласно российскому трудовому законодательству существуют следующие виды поощрений:

   — объявление благодарности сотруднику;

   — награждение работника ценным подарком;

   — награждение работника почетной грамотой;

   — выдача сотруднику премии;

   — представление сотрудника к званию лучшего по профессии;

   — прочие поощрения, которые могут быть предусмотрены трудовым или коллективным договорами, трудовым распорядком, правилами и прочими внутренними нормативными документами.

Вся процедура поощрения отличившегося сотрудника выглядит следующим образом.

Во-первых, оформляется представление к поощрению, в котором приводится обоснование к премированию. Документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в свободной форме.

Во-вторых, оформляется приказ о поощрении. Основанием для приказа служит упомянутое выше представление к поощрению. Данный документ является основанием для выплаты премии и подтверждением расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли компании. Поэтому есть унифицированная форма № Т-11. Так же существует унифицированная форма № Т-11а, которая используется, когда приказ оформляется сразу на нескольких сотрудников.

В-третьих, заносится соответствующая запись о премировании в личную карточку работника. Помимо наименования награды (поощрения), в карточку вносится информация о документе, на основании которого делается эта запись. В нашем случае, это приказ. 

В-четвертых, оформляется запись в трудовой книжке поощряемого сотрудника. Эта процедура строго регламентирована трудовым законодательством. В частности, статья 66 Трудового Кодекса Российской Федерации, обязывает вносить в трудовую книжку сведения о награждениях за успехи в работе сотрудника компании.

Запись в трудовую книжку вносится не позднее семи календарных дней со дня издания приказа о поощрении работника.

27. Процедура оформления отпуска.

Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержатьследующие реквизиты:

• должность и фамилия, имя, отчество руководителя, которому адресовано заявление;

• должность, наименование структурного подразделения и фамилия, имя, отчество работника;

• указание вида документа (заявление);

• дата;

• подпись работника.

В тексте заявления обязательно указывается вид отпуска (очередной ежегодный, дополнительный и др.), продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.

В случае предоставления дополнительного отпуска обязательно указывается причина его предоставления (ссылка на статью закона). Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, – указанный документ прилагается к заявлению (при отпуске по беременности и родам – листок нетрудоспособности, для оформления учебного отпуска – справка из учебного заведения).

Многие предприятия имеют трафаретный бланк заявления на отпуск, и работники лишь заполняют в них переменную информацию. Заявление составляется в одном экземпляре и визируется руководством предприятия согласно локальному акту, определяющему порядок визирования. На основании завизированного заявления кадровой службой подготавливается приказ о предоставлении отпуска.

На предприятии может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели до начала отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.

Приказ о предоставлении отпусков имеет унифицированные формы № Т-6 (на одного работника) и Т-6а (на нескольких работников). Новая унифицированная форма имеет следующую особенность – в ней виды отпусков разбиты на подпункты (а – основной, б – дополнительный) с указанием продолжительности каждого вида отпуска.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку, на основании приказа делается отметка в личной карточке (форма № Т-2). Затем заполняется 1 страница формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», которая передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику сумм в оплату отпуска.

Отзыв из отпуска также оформляется приказом. Утвержденной формы приказа на отзыв из отпуска не существует, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

Приказы о предоставлении отпусков относятся к приказам по личному составу и формируются в отдельные дела, срок хранения которых составляет 5 лет.

28. Процедура командирования.

служебное задание для направления в командировку, в котором подробно описывается цель командировки. Для этого разработана специальная форма № 10-а.

Служебное задание необходимо для подтверждения эффективности работы в командировке, практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов. В служебном задании отражаются данные по планированию служебной командировки и ее результатам.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу. В документе указываются следующие данные:

• фамилии командируемых и их инициалы;

• структурное подразделение;

• профессии (должности) командируемых;

• цель, время и место командировки.

Реквизиты служебного задания могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью печатной, вычислительной техники.

Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9, а группы работников – в приказе по форме № Т-9а.

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.

• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;

• место назначения, (место командировки) также переносится из служебного задания;

• срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:

• цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;

• командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями.

• в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 обычно указывается служебное задание, его номер и дата.

Если в командировку направляется два работника или более 3 работников предприятия, то в форму № Т-9а

Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение всего времени командировки. На предприятии должен также вестись специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму № Т-10.

В ходе командировки работник делает отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения, а если таких пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка о прибытии и убытии. Эти отметки проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей стороны и подписью ответственного должностного лица.

29. Систематизация документов, номенклатура дел и формирование дел.

Номенклатура дел — это специальный классификационный справочник, закрепляющий заголовки дел и определяющий порядок раскладки документов в дела. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват всех документов, получаемых извне и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура должна давать возможность найти место для любого документа организации. Общие требования к номенклатурам изложены в основных нормативных документах по организации делопроизводства и архивного дела: Государственная система документационного обеспечения управления и Основные правила работы вневедомственных архивов. Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная и типовая. Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств для подведомственных им организаций. У каждой организации есть своя конкретная номенклатура дел, которая при наличии соответствующих примерных и типовых номенклатур должна на них основываться. При формулировании заголовков дел, включенных в номенклатуры, учитывается требование краткости и предельной точности, так как именно по заголовку дела идет в дальнейшем поиск нужного документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, дело, документы) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты), затем уточняется автор, вопрос, корреспондент и период, за который откладываются документы. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности, с учетом важности документов и их взаимосвязи.

30. Подготовка документов к сдаче в архив.

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласован­ному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После при­ема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-пере­дачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номе­ров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставля­ются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных ар­хивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой де­лопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения сро­ка их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела постоянного срока хранения в установленном порядке переда­ются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, "пред­ставляющие собой историческую, научную, социальную, экономичес­кую, политическую или культурную ценность", составляют негосудар­ственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хране­ние в государственные архивы.