deloproizv

10. Задачи и функции кадровой службы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

- учет личного состава;

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

-анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;

-создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

-работа по созданию резерва на выдвижение;

-подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;

-подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

-подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;

-принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

2. Планово-регулятивное направление:

3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:

4.Координационно-информационное направление:

5. Организационно-методическое направление:

К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести:

1. оформление организации труда работников;

2. заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на работу;

3. оформление перевода на другую работу;

4. оформление предоставления отпусков работникам;

5. оформление поощрения работников;

6. оформление дисциплинарных взысканий работников;

7. оформление аттестации работников;

8. оформление учета использования рабочего времени;

9. оформление привлечения работников к работе в выходные дни;

10. оформление служебных командировок;

11. прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы;

12. оформление трудовых книжек;

13. ведение личных дел, составление статистической отчетности;

учет личного состава.

11.Порядок составления штатного расписания. Перед составлением штатного расписания следует провести подготовительную работу, включающую в себя: - расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. - подготовку документов, способствующих обеспечению полной и равномерной загрузки работников в течение года. - установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими разделами квалификационных характеристик; - тарификацию работ и рабочих мест на основе тарифно-квалификационных характеристик; отнесение работников к соответствующим квалификационным разрядам, классам, категориям; - распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам; - разработку и утверждение локальных нормативных актов, определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников, их тарифные ставки (оклады), а также дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера; - расчет фонда заработной платы.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения).Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать.

Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью

12.Правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой распорядок организации определяется. Правилами внутреннего распорядка Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189,190 ТК РФ).  Правила должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия (ст. 15, 56 ТК РФ).  Правила внутреннего трудового распорядка (унифицированной формы нет) утверждаются подписью руководителя организации с учетом мнения представительного органа работников организации в правом верхнем углу титульного листа и не требуют издания специального приказа.

Наиболее простой алгоритм соблюдения этой процедуры может выглядеть следующим образом:

1) издается приказ о разработке правил внутреннего трудового распорядка, в котором прописывается ответственное лицо (или комиссия по разработке);

2) в данном приказе на определенное должностное лицо возлагается обязанность по формированию представителей со стороны работников организации (например, путем общего собрания работников и голосования за кандидатуры).

Устанавливается срок, к которому представители должны быть выбраны;

3) устанавливается срок разработки правил внутреннего трудового распорядка в составе комиссии от работодателя и представителей от сотрудников организации;

4) все указанные в приказе должностные лица расписываются под ним и приступают к его исполнению.

Организация имеет право самостоятельно определить содержание правил внутреннего трудового распорядка.

В содержание этих Правил рекомендуется включить следующие разделы:

- Общие положения. Порядок приема, перемещения и увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами;

- Основные права, обязанности и ответственность сторон рудового договора;

- Рабочее время и его использование (ст.100 ТК РФ);

- Время предоставления перерыва в работе для отдыха и питания и его продолжительность ( ст. 108 ТК РФ);

- Перечень должностей с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

- Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

   - Дни выплаты работникам заработной платы (ст. 136 ТК РФ)

- Основные права и обязанности работников;

- Основные права и обязанности работодателя;

- Применяемые к работникам меры поощрения за успехи в работе;

- Ответственность за нарушения трудовой дисциплины и применяемые взыскания; - Иные вопросы регулирования трудовых отношений в данной организации.    Заключая трудовой договор, работник берет на себя обязательства соблюдать действующие в организации Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Работодатель вправе требовать от работника соблюдения этих Правил (ст. 22 ТК РФ). Порядок учета мнения представительного органа работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, определен статьей 372 ТК РФ.

Работодатель перед принятием Правил внутреннего трудового распорядка должен направить их проект в выборный профсоюзный орган, представляющий интересы всех или большинства работников данной организации, который не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта Правил направляет работодателю мотивированное мнение о нем в письменной форме.

13.Положение о персонале.

Положение о персонале – программный документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала.

Положение о персонале – это документ, в котором формулируется социально-трудовая идеология организации в отношении своего персонала и закладываются основы корпоративной культуры. Сами механизмы реализации норм Положения о персонале указываются либо в дополнительных локальных актах, либо в конкретных планах, в которых расписываются комплекс мероприятий и сроки их проведения.

Положение о персонале, как правило, разрабатывается руководством компании, а нанимаемому персоналу предлагается принять и соблюдать его условия.

Этапы разработки Положения о персонале:

1. Создание комиссии по разработке Положения. Поскольку данное положение является одним из основных локальных нормативных документом, при разработке и согласовании отдельных его пунктов необходимо участие руководителей структурных подразделений. Кроме того, к работе подключаются различные профильные специалисты отдела оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела. Возглавляет комиссию, как правило, директор по персоналу.

2. Определение субъектов, на которых распространяет свое действие Положение о персонале. По общему правилу, персоналом признаются лица, состоящие с компанией в трудовых отношениях. Положение о персонале не распространяется на лиц, оказывающих услуги по гражданско-правовым договорам. Другим субъектом является работодатель. Чаще всего по традиции его обозначают понятием «администрация». Вместо «администрации» можно использовать термин «руководство».

3. Формулирование основных принципов и правил взаимоотношений персонала и компании. В регулировании социально-трудовых отношений основными принципами являются:

соблюдение норм законодательства;

равноправие сторон;

добровольность принятия обязательств;

недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;

стабильность трудовых отношений.

4. Определение структуры Положения и формулирование содержания разделов.

5. Согласование и подписание документа. Положение обязательно содержит визы согласования членов комиссии, ответственной за разработку положения. Положение подписывает руководитель комиссии и утверждает руководитель компании. Если в компании действует профсоюзная организация или существует иной представительный орган сотрудников, то

6. Персонал компании должен быть ознакомлен с Положением о персонале под расписку. Вновь принимаемых сотрудников знакомят с Положением под расписку при подписании трудового договора.

Положение о персонале представляет собой концепцию взаимоотношений персонала и компании. Подробные же механизмы реализации положения прописываются в отдельных положениях к базовому документу, таких как Кодекс деловой этики, Положение об обучении персонала, Положение о материальном и моральном стимулировании и др.

14.Должнастная инструкция.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Основными целями разработки должностной инструкции являются:

·   рациональное разделение труда;

·   повышение эффективности управленческого труда;

·   создания организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

·   регламентация взаимоотношений работника и работодателя;

·   правильный подбор кадров, их расстановка и использование;

·   обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;

·   организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

·   укрепление трудовой дисциплины;

·   разрешение трудовых споров.

·   изучение производительности труда, пересмотр структуры организации.

Трудовая обязанность работников - это мера необходимого поведения, которая требуется от работника работодателем. Заключая трудовой договор, работник берет на себя обязательство выполнять два вида обязанностей.

Первый вид - общие трудовые обязанности, касающиеся всех работников, они закреплены в части 2 статьи 21 ТК РФ.

Перечислим эти обязанности:

·   добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

·   соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

·   соблюдать трудовую дисциплину;

·   выполнять установленные нормы труда;

·   соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

·   бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

·   незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

Второй вид – конкретные трудовые обязанности работника по работе в определенной должности, специальности, профессии у данного работодателя.

При этом законодатель в 4 части статьи 57 ТК РФ указал, что в качестве дополнительного условия трудового договора могут устанавливаться положения об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

15. Порядок составления заявления, автобиографии, резюме, анкеты.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит вопросы:

• о паспортных данных человека;

• об образовании

• о стаже и опыте работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемые работы); места и условия работы; размер заработной платы; причины увольнения, и др.;

• о навыках и знаниях (степень владения иностранными языками; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств, и др.).

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии:

• название документа (автобиография);

• имя, отчество, фамилия автора;

• число, месяц и год рождения; место рождения;

• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

• образование и специальность по образованию;

• вид трудовой деятельности;

• последнее место работы и должность;

• награды и поощрения;

• участие в общественной работе;

• семейное положение и состав семьи;

• домашний адрес и телефон;

• дата;

• личная подпись.

Заявления – документы, адресованные должностному лицу предприятия или учреждения, в которых заявитель излагает свою просьбу к нему или вносит предложение о рассмотрении каких-либо конкретных вопросов.

Заявление является личным документом. Они оформляются на стандартном, чистом листе бумаги и подписывается лично заявителем. На этих документах обязательны следующие реквизиты:

• адресат;

• данные о заявителе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);

• наименование вида документа;

• дата;

• текст;

• отметка о наличии приложения, если имеются прилагающиеся документы;

• подпись.

Цель резюме – подчеркнуть достоинства соискателя и, по возможности, сгладить недостатки..

Реквизиты резюме:

1. название вида документа;

2. дата;

3. Ф.И.О.;

4. почтовый адрес претендента;

5. телефон;

6. текст;

7. подпись.

Текст излагается по разделам:

1. Цель резюме.

2. Образование.

3. Трудовая деятельность.

4. Специальные знания.

5. Семейное положение.

16.Порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к личному листку по учету кадров

Личный листок по учету кадров должен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:

1) паспорт;

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документы об образовании;

5) иные личные документы.

Заполняя личный листок по учету кадров, необходимо соблюдать следующие требования:

1) все ответы на вопросы личного листка по учету кадров должны быть исчерпывающими. Они не должны быть односложными («да», «нет»);

2) в графах не должно быть прочерков (если ответ отрицательный – указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.);

3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны полностью в именительном падеже, например: Сидоров Иван Петрович;

4) число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» должны быть указаны арабскими цифрами, например: 18.07.1979;

5) место рождения должно быть указано в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;

6) в графе «Гражданство» должно указываться название страны, например: РФ и т.п.;

7) в графе «Образование» должно указываться: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

8) в случае если учебное заведение не окончено, должна быть указана следующая информация: сколько курсов окончил или с какого курса ушел; в случае если окончена неполная средняя школа – сколько классов окончил;

9) наименования высшего и среднего специального заведения должны быть написаны полностью;

10) в графе «Какие имеете труды и изобретения» должны быть перечислены опубликованные научные труды, в которых указываются выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

11) в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» должны быть отражены предыдущая трудовая деятельность и перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник занимал в разные периоды времени различные должности, но в одной и той же организации, то должно быть указано, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

12) в графе «Семейное положение» должны быть указаны данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого должны быть перечислены все члены семьи с указанием степени родства (фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи также должны быть указаны).

13) в графе «Место жительства» должен быть указан адрес по прописке, фактический адрес проживания и контактный телефон.

На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.

Все вносимые в дополнение к личному листу по учету кадров изменения должны быть подтверждены соответствующими документами (приказами, документами учебных заведений и т.п.).

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.

17. Общие требования заполнения трудовой книжки.

К основным требованиям по оформлению трудовых книжек относятся:

1. технические требования к оформлению записей;

2. требования к языку записей;

3. требования к составу записей;

4. требования к содержанию записей;

5. требования к оформлению отдельных элементов.

Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек. записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно - перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо сокращений.

Наконец, еще одно существенное техническое требование к - наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела. То есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер.

Требования к языку оформления записей. трудовые книжки должны вестись на государственном языке Российской Федерации.

Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения трудовых книжек, следующих видов записей (сведений):

- Записи (сведения) о работнике;

- Записи (сведения) о работе;

- Записи (сведения) о награждении.

Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также сведения об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на титульном листе трудовой книжки.

"Сведения о работе", можно подразделить на:

- Сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);

- Сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому работодателю);

- Сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении);

- Сведения о награждении

- Сведения о награждении работника государственными наградами

- Сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками,;

- Сведения о других видах поощрения работника,

Требования к содержанию записей три общих требования,

Полнота содержания записей, таких, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и наименование документа

Соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства

Соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).

требований к оформлению записей в трудовой книжке,

Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению оттиском печати.

Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

18. Вкладыш в трудовую книжку и дубликат.

При окончании одного из разделов трудовой книжки специалист кадровой службы организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме.  При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Допускается также о каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставить штамп размером 10 х 25 мм с надписью "Выдан вкладыш" с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).

Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша в трудовую книжку.

В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша.

Следует заполнить сам вкладыш прежде чем ставить штамп на титульном листе трудовой книжки, например: «Выдан вкладыш ВТ № 0595527». Бывает, что при заполнении вкладыша случается ошибка, тогда неправильно заполненный бланк вкладыша придется уничтожить по акту. Испорченный вкладыш не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки.

Приходится вновь ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места.

Заполненный вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.

За бланк вкладыша работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение.

В случае неправильного первичного заполнения вкладыша в трудовую книжку, а также в случае его порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги.

Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации.

Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем по основному месту работы по тем же правилам и в том же порядке, что и трудовая книжка.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

Бланк вкладыша в трудовую книжку: Формат 88х125 мм. Обложка - картон. Объем 46 внутренних страниц. Имеют элементы защиты.