48

Министерство образования и науки российской федерации

Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства

Волков А.И.

Исакова Е.С.

Microsoft Office

Текстовый редактор WORD

Часть 2.Основные возможности текстового редактора Word.

Практикум по освоению методов и приемов работы

Кафедра "Прикладная информатика"

Москва

2005

УДК 681.3

Волков А.И., Исакова Е.С.

MicrosoftOffice. Текстовый редакторWord. Часть 2. Основные возможности текстового редактора Word. Практикум по освоению методов и приемов работы. – М.: РГУИТП, 2005. – 48 с.

Рассматриваются основные возможности текстового редактора Word, основные приемы и методы создания, редактирования и форматирования документов. Описывается методика выполнения различных операций над документами на примерах. При этом за основу взяты версииMicrosoftWord2000/2002, а также обращается внимание на аспекты, связанные с различием этих версий текстового редактора. Данное пособие носит практический характер и позволяет реализовать индивидуальный принцип обучения. Целью является привитие практических навыков создания, редактирования и форматирования различных документов.

Для студентов вузов, обучающихся по специальности 351400 "Прикладная информатика (в экономике)", 220100 "Электронные вычислительные машины, комплексы, системы и сети", а также студентов и слушателей других специальностей, начинающих осваивать персональный компьютер и изучающих операционную систему Windowsи пакетMicrosoftOffice.

© Волков А.И., Исакова Е.С., 2005

Основные возможности текстового процессора (редактора) word для ускорения работы с текстовыми документами

Изучив пособие "Основы Word", Вы овладели основными приемами работы с текстовым процессором (редактором) Word. Однако его возможности, особенно предназначенные для ускорения работы с текстовыми документами, намного шире. В этом пособии, чтобы работать быстро, Вы научитесь использовать:

• автозамену - автоматическое исправление типовых ошибок (опечаток) и автоматический ввод часто используемых сложных слов и выражений по их условному краткому обозначению,

• автотекст - автоматический ввод нажатием на клавишу F3 часто используемых сложных слов и выражений по их условному краткому обозначению,

• стили - способ быстрого оформления однотипных фрагментов текста,

• шаблоны для быстрой подготовки типовых документов,

• слияние файлов для быстрой подготовки тиражируемых документов,

• газетные колонки при вводе узких текстов, например, списков,

• графический редактор, встроенный в Word,

• кадр для изменения размера и перемещения элементов документа по странице.

• буквицу - способ выделения абзаца огромными буквами (как в детских сказках),

• таблицы, похожие на электронные таблицы Excel,

• диалоговые формы для создания сложных для заполнения документов, которые потом почти автоматически и очень быстро заполняются.

Практикум по изучению приемов ускорения работы в word

ТЕОРИЯ: АВТОЗАМЕНА - АВТОМАТИЧЕСКОЕ ИСПРАВЛЕНИЕ ТИПОВЫХ ОШИБОК и АВТОМАТИЧЕСКИЙ ВВОД СЛОЖНЫХ СЛОВ и ВЫРАЖЕНИЙ ПО ИХ УСЛОВНОМУ КРАТКОМУ ОБОЗНАЧЕНИЮ

Если команды автозамены включены, то при вводе слов с некоторыми типовыми ошибками (опечатками) эти ошибки будут автоматически исправляться.

Важнее другое: любые сложные для ввода слова и выражения можно запомнить как элементы автозамены, обозначив их несколькими символами (буквами, цифрами). Тогда при вводе этих нескольких символов в текст вместо них будут автоматически подставляться те слова и выражения, которые они заменяют.

Упражнение 1. Включение и использование команд автозамены

1. Откройте Ваш (или чужой) файл UPR1?.DOC (т.е. либо UPR11.DOC, либо UPR12.DOC, либо UPR13.DOC или UPR14.DOC) командойОткрыть в меню Файл. Файл с таким именем находится в папке “Избранное”, которую легко открыть щелчком “мыши” по ее значку в виде папки со звездочкой () в окне "Открытие документа" .

2. Откройте щелчком "мыши" меню Сервис и выберите "мышью" команду Автозамена в этом меню. Появится диалоговое окно с заголовком Автозамена.

3. Включите команду Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова, если она не включена, т.е. поставьте “галку” в квадратике перед командой, если “галки” там нет.

4. Включите команду Делать первые буквы предложения прописными, если она не включена, т.е. поставьте “галку” в квадратике перед командой, если “галки” там нет, и щелкните по "ОК". Диалоговое окно Автозамена закроется.

5. Установите текстовый курсор в конце всего текста (после точки), нажмите на Enter, чтобы перейти на новую строку и введите слово “ПРивет” (без кавычек, с заглавными ПР), а затем введите еще пару пробелов. Автоматически заглавная “Р” заменяется на строчную “р”.¹ Удалите слово “Привет”.

6. Введите с новой строки слова “привет от ЕЛьцина” (без кавычек) и еще пару пробелов. Автоматически строчная “п” заменяется на прописную (заглавную) “п”, а заглавная “Л” заменяется на строчную “л”. Удалите слова “Привет от Ельцина”.¹

Упражнение 2. Определение слов и выражений в качестве элементов Автозамены

1. Перейдите на латинский шрифт (он понадобится ниже).

2. Выделите двойным щелчком “мыши” слово "Microsoft" из первого абзаца текста, чтобы сделать для него автозамену.

3. Откройте щелчком "мыши" меню Сервис и выберите "мышью" команду Автозамена в этом меню. Появится диалоговое окно с заголовком Автозамена.

4. Включите команду Заменять при вводе, если она не включена, т.е. поставьте “галку” в квадратике перед этой командой, если ее там нет.

5. Введите в поле ввода "заменить" (там мигает текстовый курсор - палочка) заглавные латинские буквы "MS" (без кавычек). Вы задали имя элемента автозамены - выделенного Вами слова "Microsoft". В дальнейшем для включения слова "Microsoft" в любой текст будет использоваться его краткое обозначение - заглавные латинские буквы "MS" (вместо "MS" можно было использовать и любую одну букву).

6. Щелкните по кнопке Добавить в диалоговом окне Автозамена (внизу окна)², а затем по ОК. Окно закроется, и в списке автозамены появится новый элемент под именем "MS".

7. Установите текстовый курсор в конце всего текста (после точки), введите пробел, затем заглавные буквы "MS" (без кавычек) и ОБЯЗАТЕЛЬНО снова пробел. Вместо "MS" появится слово "Microsoft". Введите еще несколько раз буквы "MS" с пробелами с двух сторон и без кавычек, чтобы увидеть действие Автозамены. Удалите все введенные автозаменой слова "Microsoft".

8. Сделайте самостоятельно автозамену слов “Word фирмы Microsoft”, обозначив их в окне Автозамена, латинскими буквами "wm" (без кавычек).

Вставьте в конце текста после точки и пробела слова “Word фирмы Microsoft”,, используя их обозначение "wm". Не забудьте о пробеле после ввода обозначения!

9. Сделайте самостоятельно автозамену слов “Word 2000” обозначив их в окне Автозамена, как заглавную букву "W" (без кавычек).

Вставьте в конце текста после точки и пробела слова “Word 2000”, используя их обозначение "W". Не забудьте о пробеле после ввода обозначения!

10. Удалите все введенные автозаменой слова.

Упражнение 3. Удаление элементов "Автозамены"

А теперь ОБЯЗАТЕЛЬНО “уберите за собой” - удалите все свои элементы автозамены. Но, оказывается, есть два списка автозамен - отдельно для русских слов и отдельно для английских! Когда вы выделяете русское слово - оно попадет в русский список автозамен, а выделенное английское слово попадет в английский список автозамен.

1. Щелкните по любому английскому слову в тексте, например, по слову Word.

2. Откройте щелчком "мыши" меню Сервис и выберите "мышью" команду Автозамена в этом меню . Появится диалоговое окно с заголовком Автозамена. В этом окне Вы видите список всех "английских автозамен". Обычно этот список очень длинный, поэтому справа в списке есть линейка прокрутки. Просмотрите весь список стандартных "автозамен", он достаточно интересный.

3. А теперь найдите с помощью линейки прокрутки строку с Вашей автозаменой: MS - Microsoft и щелкните по ней "мышью", чтобы выделить.

4. Щелкните по кнопке Удалить. Вы удалили элемент автозамены “MS”.

5. Найдите в списке автозамен и удалите точно так же все другие Ваши элементы автозамены: "W" и "wm" , затем щелкните по кнопке "ОК".

6. Закройте окно Автозамена.

7. Щелкните по любому русскому слову в тексте, например, по слову "мире" и снова откройте окно Автозамена. Теперь Вы увидите список русских автозамен.

8. Если Вы делали русские автозамены, удалите их и закройте окно Автозамена.

9. Чтобы проверить, удалены ли все Ваши элементы автозамены, снова установите текстовый курсор в конце всего текста (после точки), введите пробел, затем буквы "MS" и обязательно снова пробел. Вместо букв "MS" не должно появиться слово “Microsoft". А если появилось, снова выполните пп.1-3 этого упражнения.

ТЕОРИЯ: АВТОТЕКСТ - АВТОМАТИЧЕСКИЙ ВВОД СЛОЖНЫХ СЛОВ и ВЫРАЖЕНИЙ ПО ИХ УСЛОВНОМУ КРАТКОМУ ОБОЗНАЧЕНИЮ КЛАВИШЕЙ F3

Автотекст - это Ваш собственный словарь наиболее часто используемых или сложных для ввода слов, выражений и графических элементов, которые Вы можете быстро вставлять в документ по их короткому условному обозначению нажатием клавиши F3.

Элемент "Автотекста" представляет собой копию выделенного Вами фрагмента документа любого размера, который становится элементом "Автотекста" с помощью команды Автотекст в меню Вставка и которому Вы даете при этом короткое условное обозначение в виде одной или нескольких букв и/или цифр.

Упражнение 4. Определение слов в качестве элемента "Автотекста"

1. Выделите двойным щелчком “мыши” слово "Word" из первого абзаца текста.

2. Откройте щелчком "мыши" меню Вставка и выберите "мышью" команду Автотекст в этом меню. В развернувшемся справа списке команд выберите щелчком "мыши" пункт Автотекст. Появится уже знакомое Вам диалоговое окно с заголовком Автозамена, но в нем на переднем плане Вы увидите вкладку "Автотекст", а не "Автозамена".

3. Введите в поле ввода с названием Имя элемента: (там мигает курсор) строчную букву "w" (без кавычек). Вы задали имя элемента "Автотекста" - выделенного Вами слова "Word". В дальнейшем для включения этого элемента в документ нажатием клавиши F3 будет использоваться его имя - строчная буква "w".

4. Щелкните по кнопке Добавить в диалоговом окне Автозамена. Если появится вопрос "Переопределить элемент автотекста?", щелкните по кнопке "Да". Просто кто-то не убрал за собой. Окно закроется, и в "Автотексте" появится новый элемент под именем "w".

ПРИМЕЧАНИЕ. Если кнопкаДобавитьокажется недоступной (бледно "выглядит"), то это значит, что Вы забыли выделить текст, определяемый как элемент "Автотекста"! Щелкните по кнопкеОтменаи повторите данное упражнение.

5. А теперь проверьте, как действует "Автотекст" в отличие от "Автозамены".

5.1. Установите курсор в конце текста. Вставьте пробел после точки, чтобы отделить вставляемый элемент "Автотекста" от текста.

5.2. Введите с клавиатуры строчную букву "w" (без кавычек) - имя элемента "Автотекста".

5.3. Нажмите клавишу F3. Ваш элемент "Автотекста" (слово "Word") будет вставлен в текст.

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. В режиме "Автозамены" слово "Word 2000" появлялось сразу же после ввода буквы "W" и пробела, а в режиме "Автотекста" Вы должны дополнительно нажать на клавишу F3 после ввода "w", чтобы появилось слово "Word". В этом вся разница: в "Автозамене" - замена происходит автоматически после ввода пробела, а в "Автотексте - замена происходит только принудительно клавишейF3.

6. Выделите c помощью “мыши” слова "Word фирмы Microsoft" из первого абзаца текста.

7. Откройте щелчком "мыши" меню Вставка, выберите "мышью" команду Автотекст в этом меню и затем пункт Автотекст. Появится диалоговое окно с заголовком Автозамена.

8. Введите в поле ввода Имя элемента: латинские буквы "wm" (без кавычек). Вы задали имя еще одного элемента "Автотекста" - выделенных Вами слов "Word фирмы Microsoft". В дальнейшем для включения этого элемента в документ нажатием клавиши F3 будет использоваться его имя - буквы "wm".

9. Щелкните по кнопке Добавить в диалоговом окне Автозамена. Если снова появится вопрос "Переопределить элемент автотекста?", щелкните по кнопке "Да". Окно закроется и в автотексте появится новый элемент под именем "wm".

10. А теперь еще раз проверьте, как действует "Автотекст" в отличие от "Автозамены".

10.1. Установите курсор в конце всего текста, введите пробел, затем буквы "wm" (без кавычек).

10.2. Нажмите клавишу F3. Ваш элемент "Автотекста" (слова "Word фирмы Microsoft") будет вставлен в текст вместо букв "wm".

11. Введите самостоятельно в качестве элементов "Автотекста" слово "версия" под именем "ве". Слово "работа" под именем "раб", слово "операции" под именем "22", слово "ловушка" под именем "33". Поймались? Такого слова нет в тексте!

ПРИМЕЧАНИЕ. В качестве имен можно использовать и буквы, и цифры, и буквы с цифрами. Вообще же, даже краткие имена элементов "Автотекста" должны Вам подсказывать, о каких словах идет речь, например:w- Word,wm- Word фирмыMicrosoftи т. д. В любом случае нужно на бумажке держать словарик элементов "Автотекста" - всего не упомнишь!

12. Введите в конце текста слова "версия", "работа" и "операция" с помощью только что обозначенных элементов "Автотекста".

Упражнение 5. Сохранение фрагмента текста в качестве элемента "Автотекста"

1. Выделите любым способом весь первый абзац текста, начинающийся словами "Программа Word фирмы …"

2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка, а затем выберите щелчком "мыши" пункт Автотекст. Появится диалоговое окно с заголовком Автозамена.

3. В рамке Имя элемента: введите русскую букву “д” (без кавычек). Вы задали имя нового элемента "Автотекста" - выделенного Вами первого абзаца текста. В дальнейшем для включения этого элемента в документ будет использоваться его обозначение - русская буква “д”.

4. Щелкните по кнопке Добавить в окне Автозамена. Если появится вопрос "Переопределить элемент автотекста?", щелкните по кнопке "Да". Окно закроется и в Автотексте появится новый элемент, обозначенный буквой “д”.

5. Вставьте в конце текста первый абзац, используя элемент автотекста - букву "д" (без кавычек).

6. Введите самостоятельно в качестве элемента "Автотекста" весь текст файла, обозначив его буквой "ф" (без кавычек).

7. Введите несколько раз текст файла, используя элемент автотекста - букву "ф" (без кавычек).

Упражнение 6. Вставка элемента "Автотекста" в документ не клавишей F3, а с помощью команды "Автотекст" в меню "Вставка"

Если Вы забыли, как Вы обозначили элемент "Автотекста", но уверены, что он есть, придется вводить его прямо из диалогового окна Автозамена.

1. Зафиксируйте курсор в конце текста файла и нажмите на Enter для перехода на новую строку.

2. В меню Вставка выберите команду Автотекст и затем выберите щелчком в открывшемся списке пункт Автотекст. Откроется диалоговое окно Автозамена.

3. Выберите щелчком “мыши” имя Вашего элемента "Автотекста" из предлагаемого списка, то есть найдите букву "д" в списке имен элементов "Автотекста" и щелкните по ней.

Обратите внимание: внизу окна под списком имен элементов "Автотекста" в поле Образец появится образец "Автотекста", соответствующий букве "д".

4. Щелкните по кнопке Вставить, чтобы вставить элемент "Автотекста" вместе с его параметрами форматирования. Вы увидите, что в конце текста у Вас появилась копия первого абзаца.

Упражнение 7. Редактирование существующего элемента "Автотекста"

1. Выделите в конце текста только что вставленный элемент "Автотекста" (весь абзац) и оформите его полужирным шрифтом и курсивом (щелкните указателем "мыши" по значкам с буквами Ж и К на Панели форматирования).

2. Затем удалите предложение "И в России!", т.е. оставьте только первое предложение абзаца.

3. Выделите измененный текст элемента "Автотекста" (сокращенный абзац).

4. В меню Вставка выберите команду Автотекст и затем щелчком в списке пункт Автотекст. Откроется диалоговое окно Автозамена.

5. В поле ввода Имя элемента: выберите из предлагаемого списка первоначальное имя элемента "Автотекста" - русскую букву “д” (без кавычек).

6. Щелкните по кнопке Добавить. Word выводит сообщение с требованием подтвердить переопределение элемента "Автотекста". Щелкните по кнопке Да. Содержание и оформление элемента "Автотекста" с именем “д” изменится.

Упражнение 8. Удаление элементов "Автотекста"

1. В меню Вставка выберите команду Автотекст и затем выберите щелчком в списке пункт Автотекст. Откроется диалоговое окно Автозамена.

2. В поле ввода Имя элемента: наберите имя Вашего первого элемента "Автотекста" – строчную букву "w".

3. Щелкните по кнопке Удалить и затем по кнопке Закрыть. Вы закроете окно Автозамена (уже без Вашего элемента "Автотекста") и вернетесь к Вашему тексту.

4. Снова в меню Вставка выберите команду Автотекст и затем выберите щелчком в списке пункт Автотекст. Откроется диалоговое окно Автозамена.

Удалите самостоятельно все созданные Вами элементы "Автотекста", не выходя из этого окна. Удалив последний элемент "Автотекста", щелкните по кнопке Закрыть.

5. Чтобы проверить, удалены ли все Ваши элементы автотекста, снова установите текстовый курсор в конце всего текста (после точки), введите пробел, затем букву "w" и нажмите на F3. Вместо буквы "w" не должно появиться слово “Word". А если появилось, снова выполните пп.1-4 этого упражнения.

Аналогично проверьте, удалены ли другие Ваши элементы автотекста.

ТЕОРИЯ: ПРОВЕРКА ОРФОГРАФИИ - БОЛЬШОЙ ПЛЮС WORD

Одной из причин популярности Word являются его возможности исправлять Ваши орфографические ошибки командой “Правописание” в меню “Сервис”. При этом исправляются ошибки не только в русском языке, но и в английском, где мы с Вами не очень-то и сильны.

При желании Вы можете установить режим автоматической проверки орфографии (меню “Сервис”, команда “Параметры”, вкладка “Правописание”), когда все слова с ошибками будут автоматически подчеркиваться красной волнистой линией и затем легко исправляться с помощью контекстного меню.