Упражнение 9. Проверка орфографии (ошибок) в тексте

1. Установите режим автоматической проверки орфографии, если он не установлен, для чего:

1.1. Откройте щелчком "мыши" меню "Сервис" и выберите щелчком команду "Параметры". Появится диалоговое окно с заголовком “Параметры”, имеющее большее количество вкладок. Каждая вкладка имеет сверху свой корешок с заголовком. Щелкните по корешку вкладки “Правописание” (т.е. по слову “Правописание”) и эта вкладка появится на переднем плане.

1.2. Поставьте щелчком “мыши” “галку” в квадратик перед командой “Автоматически проверять орфографию”, если этой “галки” там не было, и щелкните по кнопке “ОК”. Теперь все слова с ошибками будут автоматически подчеркиваться красной волнистой линией.

2. Сделайте несколько искусственных ”ошибок” в Вашем тексте путем удаления одной буквы в конце слов “версия”, “обработки” и “операции”.

3. Откройте щелчком "мыши" меню "Сервис" и выберите щелчком команду "Правописание". Появится диалоговое окно с заголовком “Правописание: Русский”.

4. Если в поле “Нет в словаре” первым появилось английское слово, щелкните по кнопке “Пропустить”. Пропускайте все английские слова, так как Вы сейчас проверяете русскую орфографию и все английские слова - “ошибки”.

5. В поле “Нет в словаре” будут появляться слова с ошибками, а чуть ниже в поле “Варианты:” могут быть предложены несколько вариантов замены, если они существуют.

6. Если в поле “Нет в словаре” появилось русское слово с ошибкой и Вас устраивает предложение о его замене в окне “Варианты:”, выберите вариант замены и щелкните по кнопке “Заменить”.

7. Если попадется слово с ошибкой, для которого нет вариантов замены, то Вы можете сразу же исправить ошибку в этом слове непосредственно в поле “Нет в словаре”, не закрывая окно "Правописание".

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Для проверки английской орфографии необходимо предварительно выполнить команды “Язык” и "Выбрать язык" в меню “Сервис”. Появится диалоговое окно “Язык”, в котором необходимо выбрать щелчком “мыши” английский язык и щелкнуть по кнопке “ОК”. Однако это возможно, если при инсталляцииWordбыл установлен словарь английского языка.

ПРИМЕЧАНИЕ 2.Wordпозволяет проверять не только орфографию, но и грамматику при включении опции “Грамматика” в окне "Правописание: Русский" (внизу слева). Однако это возможно, если при инсталляцииWordбыл установлен программный модуль “Грамматика”.

ТЕОРИЯ: ФОРМАТИРОВАНИЕ (ОФОРМЛЕНИЕ) ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ СТИЛЕЙ

Стиль - это набор команд форматирования (оформления) абзацев, которыми оформлен документ или его часть и которому присвоено какое-либо собственное имя.

Присваивание другим абзацам того же стиля по его имени сразу приведет к тому, что они автоматически отформатируются в заданном стиле - и не надо будет форматировать каждый из них отдельно.

Создаваемые для документа стили сохраняются при сохранении документа.

Вдобавок Word предоставляет некоторое количество стандартных стилей, которое можно применять при форматировании часто используемых элементов документа.

К новым абзацам документа автоматически применяется стандартный стиль с названием Обычный.

Для экспериментов со стилями необходимо создать новый чистый документ и скопировать в него файл UPR1?.DOC.

Упражнение 10. Создание нового стиля на основе одного отформатированного абзаца текста

1. Выделите первый абзац текста. Установите для выделенного абзаца с помощью Панели форматирования: шрифт Arial, размер шрифта 10 и начертание шрифта "Курсив".

2. В Панели форматирования находится рамка падающего списка Стиль (первая слева). В рамке указан какой-либо стиль, как правило, “Обычный”. С помощью "мыши" выделите фоном в рамке падающего списка Стиль имя стиля “Обычный” или имя любого другого стиля, которое там указано, чтобы его можно было заменить.

3. Введите вместо выделенного имени имя нового стиля, который Вы создаете, а именно, введите слово "Рабочий" (без кавычек) и нажмите клавишу Enter. Новый стиль под именем "Рабочий" Вами создан. Его можно применять для форматирования других абзацев.

Упражнение 11. Создание стиля с помощью команды "Стиль" в меню "Формат"

1. Зафиксируйте указатель "мыши" на заголовке (в любом месте заголовка).

2. Раскройте щелчком "мыши" меню Формат и выберите в нем щелчком команду Стиль.... Появится диалоговое окно Стиль.

3. Щелкните по кнопке Создать… Появится новое диалоговое окно Создание стиля.

4. Введите в появившемся окне в поле ввода Имя: вместо имени стиля “Стиль1” имя нового стиля “Мой заголовок” (без кавычек).

5. Найдите в окне Создание стиля падающий список Основан на стиле: и щелкните по кнопке  (стрелка вниз) рядом с ним. Вы увидите список стилей, на которых может базироваться создаваемый Вами новый стиль. Выберите линейкой прокрутки стиль “Обычный”, щелкнув по его имени в списке.

6. Щелкните по кнопке Формат. В появившемся списке щелкните по слову Шрифт. Появится новое диалоговое окно Шрифт с несколькими вкладками.

7. Выберите вкладку Шрифт и в ней в падающем списке Шрифт: вид шрифта Courier New, в другом падающем списке Размер: размер шрифта 16, затем в падающем списке Начертание выберите Полужирный. В завершение щелкните по кнопке OK и Вы снова вернетесь в окно Создание стиля.

Обратите внимание на то, как меняется описание создаваемого Вами стиля в рамке Описание.

8. Снова щелкните по кнопке Формат. В появившемся списке щелкните по слову Абзац.. Появится новое диалоговое окно Абзац с двумя вкладками. В окне Абзац выберите вкладку Отступы и интервалы и в ней в падающем списке Выравнивание: выберите выравнивание По центру, а в рамке Интервал установите интервал после абзаца 12. Щелкните по кнопке OK, и Вы снова вернетесь в окно Создание стиля. Просмотрите в рамке Описание на появившиеся дополнения по форматированию абзаца.

9. Снова щелкните по кнопке Формат. В появившемся ниже списке щелкните по слову Граница. Появится новое диалоговое окно Границы и заливка, которое имеет две вкладки: вкладку для обрамления (Граница) и вкладку для заливки (Заливка).

10. Для форматирования заголовка нужна вкладка для заливки, поэтому щелкните по вкладке Заливка, и содержание окна сразу же изменится.

11. В падающем списке тип: поля Узор выберите вариант Сплошной, а в падающем списке Цвет фона: выберите бирюзовый цвет, щелкнув по кнопке со стрелкой вниз рядом с падающим списком (раскрыв список цветов). Закройте окно Границы и заливка, щелкнув по кнопке ОК, и затем точно также закройте окно Создание стиля.

12. Закройте диалоговое окно Стиль, щелкнув по кнопке Применить. Вы вернетесь в Ваш документ и увидите, что оформление заголовка изменится в соответствии с выбранными Вами установками по форматированию текста и абзаца.

Созданный Вами новый стиль "Мой заголовок" Вы сможете применить и для других заголовков в тексте.

Упражнение 12. Удаление стиля из таблицы стилей

1. Раскройте щелчком "мыши" меню Формат и выберите щелчком команду Стиль.

2. В появившемся окне Стиль выберите в падающем списке Стили: созданный Вами стиль с именем "Рабочий".

3. Щелкните по кнопке Удалить. Word выдаст вопрос: "Удалить стиль Рабочий?". Для удаления стиля щелкните по кнопке Да.

4. Щелкните по кнопке Закрыть в окне Стиль и Вы его закроете.

Все абзацы, оформленные стилем "Рабочий", поменяют свое оформление на стиль "Обычный".

5. Повторите пункты с 1 по 4 данного упражнения, чтобы удалить стиль с именем "Мой заголовок".

ТЕОРИЯ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ ДЛЯ БЫСТРОЙ ПОДГОТОВКИ ТИПОВЫХ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Шаблон документа - это файл, который используется как образец при создании других аналогичных документов на его основе. Идея шаблонов основана на том, что хотя мы создаем множество документов, обычно это бывают документы нескольких типов (приказы, решения, постановления, протоколы, служебные записки и т.д.).

При работе с шаблонами не приходится создавать документ с чистого листа. В шаблонах хранится неизменяемая часть документа. Кроме того, операции по форматированию, установке полей и т.д. в шаблоне уже выполнены.

Имена файлов шаблонов имеют расширение .DOT и они хранятся в специальной папке Шаблоны.

Каждый документ Word базируется на каком-либо шаблоне документа. Если при создании нового документа шаблон не указан, то Word базирует документ на шаблоне NORMAL.DOT

Упражнение 13. Создание шаблона на основе стандартного документа

1. Раскройте щелчком "мыши" меню Файл и выберите щелчком команду Создать.

2. В появившемся окне Создание документа щелкните по круглой кнопке Шаблон в рамке Создать (внизу справа) и затем щелкните по кнопке ОК.

3. В открывшемся новом документе с именем Шаблон1 напечатайте текст заготовки протокола заседания Совета директоров (образец 1 в конце пособия), НЕ ПЕЧАТАЯ дату документа, потому что она будет появляться автоматически при открытии файла-шаблона. Чтобы дата появлялась сама, сделайте следующее:

4. Зафиксируйте текстовый курсор там, где должна появляться автоматически дата протокола (в начале строки перед №), чтобы вставить Поле даты документа.

4.1. Раскройте меню Вставка и выберите щелчком команду Поле. На экране появится диалоговое окно Поле.

4.2. В списке Категории: Вы увидите список полей, которые можно вставлять в документ. Выберите в этом списке щелчком “мыши” категорию Дата и время.

4.3. В соседнем списке Поля: выберите щелчком “мыши” поле Date и щелкните по кнопке ОК. Вы увидите, как в Вашем шаблоне появится сегодняшняя дата.

5. Отформатируйте (оформите) введенный текст согласно приведенному образцу 1. Разноску даты и № сделайте клавишей табуляции.

7. Сохраните на диске в папке Шаблоны созданный Вами шаблон протокола командой Сохранить в меню Файл. Для этого, когда появится диалоговое окно Сохранение документа:

7.1. Введите в поле ввода “Имя файла” (внизу диалогового окна слева) имя файла шаблона PRT11, если Вы занимаетесь с 9 часов утра, или PRT12, если Вы занимаетесь с 12 часов дня, или PRT13, если Вы занимаетесь с 15 часов дня.

Точку и расширение имени файла .DOТ вводить не нужно, поскольку программа Word автоматически присоединит их к имени файла.

7.2. Папку Шаблоны искать не нужно, она появилась автоматически в рамке списка "Папка:".

Щелкните по кнопке “Сохранить”. Если появится диалоговое окно с вопросом: “Заменить существующий файл PRT1?.DOТ ?”, щелкните по кнопке “Да” (кто-то уже делал это упражнение!).

7.3. Далее может появиться диалоговое окно “Свойства: PRT1?.DOТ”. Если появится, не заполняйте это окно свойствами Вашего файла, а сразу щелкните по кнопке “ОК”. После этого Ваш файл запишется на диск в папке Шаблоны, а назначенное Вами имя файла PRT1?.DOТ появится в строке заголовка окна после названия программы Microsoft Word.

8. ОБЯЗАТЕЛЬНО закройте созданный Вами файл шаблона протокола щелчком по кнопке “Закрыть”.

Упражнение 14. Создание нового документа на основе файла-шаблона

1. В меню Файл выберите щелчком команду Создать. Появится окно Создание документа, имеющее несколько вкладок с самыми разными шаблонами.

2. Выведите вкладку Общие, если выведена другая вкладка. В ней Вы увидите перечень общих файлов-шаблонов (в виде значков или в виде таблицы).

3. Найдите с помощью линейки прокрутки и откройте двойным щелчком “мыши” созданный Вами файл-шаблон PRT1?.

4. В открывшемся файле-шаблоне Вы увидите созданную Вами заготовку протокола с автоматически появившейся текущей датой. Заполните заготовку. Поставьте конкретный (любой) номер протокола после № и введите в “Рассмотренные вопросы:”

1. Выполнение плана по закупке трикотажа.

2. Выполнение плана по готовых изделий.

Введите в “Принятые решения:”

1. Исследовать рынок трикотажных изделий.

2. Закупить трикотаж в Венгрии, где все ходят в нем.

5. Сохраните заполненную заготовку как обычный файл под именем PRT1?.DOC командой Сохранить в меню Файл. Для этого, когда появится диалоговое окно Сохранение документа:

5.1. Откройте папку “Избранное” щелчком по значку “Открыть папку "Избранное” (значок в виде папки со звездочкой ). В эту папку Вы записываете все Ваши файлы.

5.2. Введите в поле ввода “Имя файла” (внизу диалогового окна слева) имя Вашего файла PRT11, если Вы занимаетесь с 9 часов утра, или PRT12, если Вы занимаетесь с 12 часов дня, или PRT13, если Вы занимаетесь с 15 часов дня.

Точку и расширение имени файла .DOС вводить не нужно, поскольку программа Word автоматически присоединит их к имени файла.

5.3. Щелкните по кнопке “Сохранить”. Если появится диалоговое окно с вопросом: “Заменить существующий файл PRT1?.DOС ?”, щелкните по кнопке “Да” (кто-то уже делал это упражнение!).

5.4. Далее, если появится диалоговое окно “Свойства: PRT1?.DOС, не заполняйте это окно свойствами Вашего файла, а сразу щелкните по кнопке “ОК”. После этого Ваш файл запишется на диск в папке “Избранное” ("Favorites")., а назначенное Вами имя файла PRT1?.DOС появится в строке заголовка окна после названия программы Microsoft Word.

И ЗАПОМНИТЕ! Файл-шаблон PRT?.DOT при этом остается неизменным и готовым к использованию много-много раз.

6. Закройте созданный Вами файл щелчком по кнопке “Закрыть”.

Упражнение 15. Создание самого важного для Вас документа - РЕЗЮМЕ - на основе файла-шаблона

1. Создайте самостоятельно файл-шаблон под именем RESUME.DOT так, как Вы это делали в упражнении 18, т.е. откройте меню Файл, щелкните по команде Создать и в поле параметров Создать выберите шаблон. После ввода текста незаполненного резюме по образцу 2 в конце пособия сохраните его под именем RESUME и закройте файл шаблона (файл автоматически сохраняется в папке "Шаблоны").

2. Откройте файл-шаблон RESUME.DOT (т.е. найдите его в папке "Шаблоны" так, как Вы это делали в упражнении 19). Создайте на основе файла-шаблона RESUME.DOT свое собственное РЕЗЮМЕ (заполните шаблон своими личными данными) и сохраните его в папке “Избранное” как обычный файл под именем MYNAME.DOC. Если Вы захотите распечатать Ваше РЕЗЮМЕ, тогда вместо MYNAME введите свою фамилию латинскими буквами и запомните имя этого файла.

3. Закройте файл с Вашим резюме щелчком по кнопке “Закрыть”.

Упражнение 16. Подготовка стандартных документов на основе готовых файлов-шаблонов, имеющихся в Word

В Word имеется библиотека готовых файлов-шаблонов, к сожалению, не на все случаи жизни. Библиотека содержит, тем не менее, шаблоны деловых писем, факсов, служебных записок и отчетов. Подготовьте факс на основе готового файла-шаблона. Для этого:

1. Раскройте щелчком "мыши" меню Файл и выберите щелчком команду Создать.

2. В появившемся окне Создание документа в рамке Создать выберите щелчком по круглой кнопке вариант Документ, если установлен вариант Шаблон.

3. Щелкните по вкладке “Письма и факсы” в окне Создание документа, если на передний план выведена другая вкладка.

4. Щелкните по значку “Стандартный факс”. В окне просмотра справа Вы увидите уменьшенный шаблон стандартного факса. Щелкните по кнопке “ОК”.

5. Появился шаблон стандартного факса в натуральную величину. Заполните этот шаблон, переходя от одного поля к другому щелчком “мыши”. В самом конце шаблона выделите и удалите Примечание и вместо него введите текст: "С Новым Годом, с Новым Тысячилетием!!!"

6. Сохраните подготовленный Вами факс в папке “Избранное” как обычный файл под именем FAX1?.DOC, где вместо знака ? вставьте номер своей смены (1, 2, 3).

Если появится диалоговое окно с вопросом: “Заменить существующий файл FAX1?.DOС ?”, щелкните по кнопке “Да”

Далее, если появится диалоговое окно “Свойства: FAX1?.DOС, не заполняйте это окно свойствами Вашего файла, а сразу щелкните по кнопке “ОК”.

7. Закройте файл с факсом щелчком по кнопке “Закрыть”.

ТЕОРИЯ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАСТЕРОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Если готовый шаблон вас не устраивает, вы можете использовать Мастера для подготовки типовых документов, что позволяет существенно упростить процесс создания этих документов. При использовании Мастера для подготовки типового документа необходимо ответить на ряд вопросов, связанных со стилем и форматированием текста, а в результате Вы получаете полностью оформленный документ.

Упражнение 17. Использование Мастера для подготовки типовой служебной записки

1. Раскройте щелчком "мыши" меню Файл и выберите щелчком команду Создать.

2. В появившемся окне Создание документа в рамке Создать выберите щелчком по круглой кнопке вариант Документ, если установлен вариант Шаблон.

3. Щелкните по вкладке “Записки”, если в окне Создание документа выведена другая вкладка.

4. Щелкните по значку “Мастер записок.wiz”. В окне просмотра Вы увидите макет служебной записки. Щелкните по кнопке “ОК”.

5. Появится первое диалоговое окно “Создание служебной записки” с перечнем работ по созданию записки. Щелкните по кнопке “Далее>”.

6. Появится второе диалоговое окно “Создание служебной записки” с предложением выбрать стиль записки. Согласитесь с предлагаемым вариантом ответа, щелкните в знак согласия по кнопке “Далее>”.

7. При появлении всех следующих окон с вопросами, соглашайтесь с предлагаемыми вариантами ответов, щелкайте в знак согласия по кнопке “Далее>”.

8. В конце концов, появится сообщение, что “Создание служебной записки закончено!”. Щелкните по кнопке “Готово” и Вы увидите свою служебную записку в почти законченном виде.

9. Заполните пустые поля и введите текст записки:

“Прошу установить мне тройной оклад, поскольку теперь я работаю в Word не одна, а с Мастером и Маргаритой.” Служебная записка полностью готова.

10. Закройте окно документа, не сохраняя его на диске.

ТЕОРИЯ: ПОДГОТОВКА СЛИЯНИЕМ ТИРАЖИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

С помощью команды Слияние из меню Сервис можно напечатать "одним махом" десятки и сотни стандартных писем, открыток и других многотиражных документов.

Подготовка многотиражного документа любого типа включает работу с двумя файлами: с файлом основного (тиражируемого) документа и с табличным файлом данных.

Основной документ содержит стандартный текст письма, открытки и т.д.

Файл данных содержит в табличном виде информацию, которая меняется с каждым экземпляром тиражируемого документа, например, фамилии, имена, адреса, учетные номера и др.

Чтобы указать, куда следует вставлять переменную информацию из файла данных, в основной документ добавляются специальные слова, называемые полями слияния. При слиянии файла данных с основным документом Word вставляет соответствующую информацию из файла данных в стандартный текст основного документа вместо Полей слияния.

Упражнение 18. Создание файла основного (тиражируемого) документа

1. Откройте чистый документ щелчком по значку Создать в Панели инструментов (1-й слева).

2. Наберите текст приглашения, приведенный ниже, вставляя пустые строки клавишей Enter там, где это указано символом конца абзаца (¶). Вместо пустых строк Вы потом вставите Поля слияния.

Приглашение на презентацию

г-н

Уважаемый

Приглашаем Вас на презентацию по случаю открытия магазина “Модный трикотаж”, в который были вложены и Ваши деньги.

Презентация состоится 7 апреля в ресторане “София” в 19 час.¶

С уважением,

О.И.Ванина¶

3. Отформатируйте (оформите) данный текст по приведенному образцу (обязательно установите отступ слева на 10 см одновременно для трех абзацев вверху, включая два пустых).

4. Сохраните созданный Вами основной (тиражируемый) документ командой Сохранить в меню Файл или щелчком «мыши» по значку Сохранить в Панели инструментов. В появившемся окне Сохранение документа откройте папку “Избранное” щелчком по значку “Открыть папку "Избранное” (значок в виде папки со звездочкой  слева внизу). В эту папку Вы записываете все Ваши файлы.

Введите в поле ввода “Имя файла” (внизу диалогового окна слева) имя PRG(имя Вашего файла) и щелкните по кнопке Сохранить.

Если появится вопрос о том, заменить ли существующий на диске файл с таким же именем PRG.DOC, замените чужой файл на свой щелчком по кнопке “Да”.

Не заполняйте окно “Свойства...”, если оно появится, щелкните по “ОК”.

Файл сохранился на диске и остался на экране. НЕ ЗАКРЫВАЙТЕ ЕГО!

Упражнение 19. Создание файла вставляемых данных

1. ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕЙДИТЕ НА РУССКИЙ ШРИФТ (потом может не получиться. В Windows такие “шутки” случаются!).

2. Откройте меню Сервис и выберите в нем команду Слияние. Появится диалоговое окно Слияние с тремя разделами под большими номерами 1, 2 и 3.

3. В диалоговом окне Слияние в разделе 1 “Основной документ” щелкните по кнопке Создать. Появится список из нескольких типов сливаемых (тиражируемых) документов. Выберите щелчком “мыши” тип “Документы на бланке”.

Появится окно с пояснением: “Чтобы создать документы на бланке, можно использовать окно активного документа или окно нового документа”. Выберите щелчком “мыши” “Активное окно”, т.е. файл-приглашение , который Вы только что создали и который находится у Вас на экране.

4. В разделе 2 “Источник данных” щелкните по кнопке Получить данные. Word выведет на экран список команд, в котором выберите щелчком “мыши” команду “Создать источник данных”. Появится диалоговое окно “Создание источника данных”.

5. В появившемся окне есть список Поля в строке заголовка. Оставьте в этом списке только нужные Вам поля: Организация, Фамилия, Адрес1 и Обращение. Все другие поля необходимо сначала выделить щелчком “мыши” и затем удалить кнопкой “Удалить поле”.

6. А теперь необходимо изменить порядок следования выбранных полей в списке с помощью кнопок Порядок (). Выделите щелчком “мыши” поле Организация и переместите его стрелкой  на первую позицию, поле Фамилия переместите на вторую позицию, поле Адрес1 переместите на третью позицию.. Щелкните по кнопке “ОК”. Появится окно “Сохранение документа”.

7. В появившемся окне откройте папку “Избранное” щелчком по значку “Открыть папку "Избранное” (значок в виде папки со звездочкой ). В эту специальную папку Вы записываете все Ваши файлы.

Введите в поле ввода “Имя файла” (внизу диалогового окна слева) имя ВСТАВКА (имя Вашего файла на русском языке!) и щелкните по кнопке Сохранить. Не заполняйте окно “Свойства...”, если оно появится, щелкните по “ОК”.

8. Появится окно с пояснением. Прочтите пояснение и щелкните по кнопке Правка источника данных. Появится окно Форма данных.

9. Заполните Форму данных, начиная с первого пустого поля Организация, вводя информацию из образца 3 в конце пособия. Для перехода к каждому следующему полю нажимайте клавишу табуляции (Tab).

10. Достигнув конца записи данных (заполнив 4 поля), щелкните по кнопке Добавить, чтобы вывести новую пустую форму для очередной записи. Заполните все строки таблицы файла данных из образца 3 и щелкните по кнопке “ОК”. Появится основной (тиражируемый) документ PRGLSHN.DOC и сверху новая линейка инструментов для операций Слияния. В этот основной документ необходимо вставить Поля слияния, которые потом будут автоматически заполняться фактическими данными из файла ВСТАВКА.

Упражнение 20. Вставка полей слияния в основной документ

1. Установите курсор на первую, пустую строку ниже заголовка “Приглашение на благотворительный обед” (над словом "г-н"). На линейке Слияние щелкните по первой слева кнопке Добавить поле слияния. Word выведет на экран список Полей слияния.

2. В списке Полей слияния выберите щелчком “мыши” поле слияния "Организация". Это поле вставится в текст документа над словом "г-н".

3. Далее установите курсор после слова “г-н” и нажмите на клавишу пробела. Далее на линейке Слияние снова щелкните по первой слева кнопке Добавить поле слияния. Word выведет на экран список Полей слияния.

4. В списке Полей слияния выберите щелчком “мыши” поле слияния "Фамилия". И это поле вставится в текст документа.

5. Повторите пп.1 и 2 еще два раза, чтобы вставить поля слияния “Адрес1” и “Обращение” туда, где они стоят в образце 4 в конце пособия (не забудьте поставить пробел после слова «Уважаемый»). Теперь все готово к слиянию основного документа с файлом данных.

Упражнение 21. Слияние основного документа с файлом данных

1. На линейке Слияние щелкните по третьей СПРАВА кнопке Объединить. В ответ появится новое диалоговое окно Слияние, в котором нужно щелкнуть еще по одной кнопке Объединить.

При этом создастся новый файл с именем Формы1. В нем на отдельных страницах Вы увидите все Ваши письма, напечатанных одно за другим. Просмотрите их содержимое с помощью линейки прокрутки. Убедитесь, что Вы создали несколько писем с одинаковым содержанием, но с разными адресатами. А могли бы создать и 1000 таких писем!

2. Просмотрите все письма одновременно, используя команду "Предварительный просмотр" в меню "Файл" или значок "Предварительный просмотр" в стандартной Панели инструментов. Для этого, войдя в режим просмотра, щелкните по значку "Несколько страниц" и выберите "мышью" 6 страниц.

3. Для выхода из режима просмотра щелкните по кнопке "Закрыть".

4. Закройте файл Формы1 .Когда появится вопрос о сохранении файла-источника данных, обязательно сохраните его (щелкните по кнопке "Да"). Этот файл Вам понадобится в следующем упражнении для создания слиянием поздравительной открытки.

Упражнение 22. Создание слиянием поздравительной открытки на основе уже существующего файла-источника данных

1. Откройте чистый документ щелчком по значку Создать в Панели инструментов.

2. Наберите текст открытки, приведенный ниже, вставляя пустые строки клавишей Enter там, где это указано символом конца абзаца (¶). Вместо пустых строк Вы потом вставите Поля слияния.

3. Отформатируйте (оформите) данный текст по приведенному образцу и. сохраните созданную Вами тиражируемую открытку в папке "Избранное" под именем PRAZDNIK

Если появится вопрос о том, заменить ли существующий на диске файл с таким же именем PRAZDNIK.DOC, замените чужой файл на свой щелчком по кнопке “Да”.

Не заполняйте окно “Свойства...”, если оно появится, щелкните по “ОК”. Файл сохранился на диске и остался на экране. НЕ ЗАКРЫВАЙТЕ ЕГО!

¶

г-н ¶

¶

Дорогой ¶

Для экономии времени поздравляю Вас сразу с Новым годом, Рождеством, 23 февраля, 8 марта, 1 апреля, 1 мая, Днем независимости России, 1 сентября, Днем Учителя, 7 ноября, Днем Конституции, Вашим профессиональным праздником, Днем Вашего и моего рождения.

Желаю Вам того же, чего Вы могли бы мне пожелать по случаю всех этих праздников.

С уважением,¶

М. Задорнов¶

4. Откройте меню Сервис и выберите в нем команду Слияние. Появится диалоговое окно Слияние с тремя разделами под большими номерами 1, 2 и 3.

5. В диалоговом окне Слияние в разделе 1 “Основной документ” щелкните по кнопке Создать. Появится список из нескольких типов сливаемых (тиражируемых) документов. Выберите щелчком “мыши” тип “Документы на бланке”.

6. В разделе 2 “Источник данных” щелкните по кнопке Получить данные. Word выведет на экран список команд, в котором выберите щелчком “мыши” команду “Открыть источник данных”. Появится диалоговое окно “Открытие источника данных”.

Найдите в этом окне созданный Вами файл ВСТАВКА и откройте его.

7. Появится окно с пояснением: "В основном документе отсутствуют поля слияния…". Щелкните по кнопке "Правка основного документа". Вы увидите основной (тиражируемый) документ PRAZDNIK.DOC, а вверху линейку инструментов для операций Слияния.

8. Вставьте в текст открытки поля слияния так, как Вы это делали выше.

9. Начните слияние, щелкнув по кнопке Объединить в линейке Слияние. Появится диалоговое окно Слияние. В этом окне есть параметр "Назначение:" с падающим списком. Разверните список щелчком по кнопке . Если бы Вы выбрали из этого списка пункт "Принтер" и он был бы включен, то все Ваши открытки были бы сразу и напечатаны. Если бы Вы выбрали из этого списка пункт "Электронная почта" и Вы были бы подключены к Интернету, то все Ваши открытки были бы сразу и отправлены. Однако щелкните все же по пункту "Новый документ" и затем по кнопке Объединить . И сразу куча открыток!

10. Просмотрите все созданные Вами открытки одновременно, используя значок "Предварительный просмотр" в стандартной Панели инструментов. Для этого, войдя в режим просмотра, щелкните по значку "Несколько страниц" и выберите "мышью" 6 страниц.

11. Закройте все файлы без сохранения и сожаления. Вы научились тиражировать все, что угодно.

ТЕОРИЯ: ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТА ГАЗЕТНЫМИ КОЛОНКАМИ

Используя значок Колонки в Панели инструментов или команду Колонки в меню Формат, можно оформить узкий текст в виде двух или нескольких газетных колонок, например, длинный список фамилий, перечень товаров, услуг и т.д. Это экономит место на бумаге и делает документ более читабельным.

Упражнение 23. Форматирование (оформление) документа в виде нескольких колонок

1. Создайте чистый документ щелчком "мыши" по значку Создать в Панели инструментов.

2. Напечатайте два четверостишия стихотворения Саши Черного , приведенные ниже, нажимая в конце каждой строки клавишу Enter. После каждого четверостишия вставьте, пустую строку.

Беззаботный и беспечный, как барбос,

Весел он под каждым кровом,

И играет звонким словом,

И во все сует свой нос.

Хоть он взрослый, но совсем такой, как Вы:

Любит сказки. Солнце, елки,-

То прилежнее он пчелки,-

То ленивее совы.

Сентябрь 1917

3. Выделите все стихотворение, КРОМЕ последнего абзаца (Сентябрь 1917). Затем раскройте меню Формат и выберите команду Колонки. В появившемся диалоговом окне Колонки в разделе Тип выберите щелчком “мыши” количество колонок, равное двум, разверните щелчком падающий список Применить: внизу окна и выберите в нем вариант К выделенному тексту, если там установлен другой вариант. Щелкните по кнопке ОК и Вы увидите, что текст стихотворения разобьется на две равные колонки:

Беззаботный и беспечный, как барбос, Хоть он взрослый, но совсем

такой, как Вы:

Весел он под каждым кровом, Любит сказки. Солнце, елки,-

И играет звонким словом, То прилежнее он пчелки,-

И во все сует свой нос. То ленивее совы.

Сентябрь 1917

ПРИМЕЧАНИЕ: колонки можно видеть только в режиме "С разметкой страницы". При "Обычном" режиме просмотра текста документа колонки не отображаются рядом друг с другом.

Упражнение 24. Изменение промежутка между колонками

1. Установите курсор в любое место колонки.

2. В меню Формат выберите команду Колонки. Появится диалоговое окно Колонки.

3. В рамке промежуток установите величину расстояния между колонками, равное 3 см.

4. Щелкните по кнопке ОК. и Вы увидите как изменится расстояние между Вашими колонками. Word автоматически отрегулирует ширину колонок и соответственно промежутки между ними.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если Вы выбрали слишком большие промежутки для данного числа колонок и данной ширины страницы, Word выдаст на экран соответствующее сообщение. Если это случится, введите в полеИнтервалменьшую величину и щелкните по кнопкеОК.

Упражнение 25. Вставка вертикальной черты - разделителя между колонками

Между колонками можно напечатать разделитель - вертикальную линию. Она будет иметь ту же длину, что и самая длинная колонка на странице.

1. Установите курсор в любое место текста стихотворения (на любую колонку).

2. В меню Формат выберите команду Колонки. Появится диалоговое окно Колонки.

3. Щелкните "мышью" по кнопке Разделитель. Эта кнопка пометится “галкой”.

4. Разверните щелчком падающий список Применить: и выберите в нем щелчком вариант К текущему разделу, если там установлен другой вариант.

5. Щелкните по кнопке ОК. Вы увидите между колонками разделительную вертикальную линию.

6. Закройте файл, не сохраняя его.

ТЕОРИЯ: СОЗДАНИЕ ПРОСТОГО РИСУНКА В ТЕКСТОВОМ ДОКУМЕНТЕ С ПОМОЩЬЮ ВСТРОЕННОГО ГРАФИЧЕСКОГО РЕДАКТОРА

Для изображения графических элементов у текстового редактора Word есть свой собственный встроенный графический редактор. Он позволяет создавать несложную графику, не выходя из Word, а также редактировать графику, созданную другими графическими редакторами. При этом можно изменять отдельные элементы изображения, цвета, указатели и др.

Запустить редактор можно с помощью значка Рисование с изображением цилиндра, куба и буквы А в стандартной Панели инструментов или с помощью команды Панели инструментов из меню Вид и затем выбором Панели инструментов Рисование.

Упражнение 26. Рисуем непосредственно в WORD

1. Откройте файл с именем UPR1?.DOC. Установите курсор в конце первого абзаца и нажмите 1 раз клавишу Enter. Между первым и вторым абзацем появится пустая строка для вставки рисунка. Там теперь находится курсор.

2. Щелкните указателем "мыши" в Панели инструментов по значку графического редактора с изображением цилиндра, куба и буквыА.

3. На экране внизу появится Панель инструментов Рисование графического редактора Word. Он напоминает графический редактор Paint. Но здесь более скромный набор инструментов для рисования и более скромная палитра цветов: отдельная для контурных линий и отдельная для заливки (закраски замкнутых поверхностей). Выбор инструмента для рисования и цвета для линий и для заливки производится щелчком "мыши".

Пройдитесь по инструментам указателем “мыши” без щелчка, задерживаясь на каждом 5 сек, чтобы увидеть этикетки-подписи к каждому инструменту. А теперь порисуем.

4. Нарисуйте красный круг диаметром примерно 3 см в пустой строке. Для этого:

4.1. Щелкните по значку с изображением овала в Панели Рисование.

4.2. Установите указатель "мыши" в виде перекрестия в пустой строке после первого абзаца текста.

4.3. Нажмите левой рукой и удерживайте нажатой клавишу Shift. Это необходимо, чтобы у Вас получился именно круг, а не эллипс.

4.4. Нажмите левую клавишу "мыши" и, удерживая ее нажатой, очертите круг диаметром примерно 3 см растяжкой радиуса. Отпустите сначала клавишу "мыши", а затем клавишу Shift. Получился круг поверх текста в рамке с маркерами-квадратиками.

1. Щелкните по стрелке вниз () падающего списка “Цвет заливки” (банка с краской в Панели Рисование). Появится палитра цветов. Щелкните по красному цвету. Круг мгновенно "покраснеет" от …

Упражнение 27. Изменение размера графических элементов и их перемещение

Обратите внимание на то, что рисунок обрамлен восьмью маркерами-квадратиками управления размером рисунка. Маркеры исчезнут, если щелкнуть “мышью” за пределами рисунка. Маркеры снова появятся, если щелкнуть “мышью” внутри рисунка.

1. Щелкните “мышью” за пределами рисунка. Маркеры исчезли.

2. Щелкните “мышью” внутри рисунка. Маркеры снова появились.

3. Чтобы пропорционально изменить размеры рисунка, подведите указатель "мыши" к правому нижнему угловому маркеру. Указатель изменит свой вид на двустороннюю стрелку. Нажмите левую клавишу "мыши" и клавишу Shift, а затем протащите "мышь" вправо и вниз и отпустите ее. Рисунок пропорционально изменит свои размеры.

4. Чтобы непропорционально изменить размеры рисунка, подведите указатель "мыши" к правому или левому боковому маркеру. Указатель изменит свой вид на двустороннюю горизонтальную стрелку. Нажмите левую клавишу "мыши" и протащите "мышь" вправо или влево и отпустите ее. Изображение круга вытянется и превратится в овал. Перемещение верхнего среднего, нижнего среднего или бокового среднего маркера приводит к искажению изображения.

5. Чтобы перемещать рисунок (вверх и вниз, вправо и влево по тексту), достаточно поместить указатель “мыши” внутри рисунка и нажать левую клавишу “мыши” и, не отпуская ее, перемешать рисунок. Подвигайте рисунок во все стороны и затем оставьте его в центре текста.

Упражнение 28. Изменение расположения текста относительно графического элемента

Как правило, рисунок вставляется так, что закрывает текст, а иногда нужно, чтобы текст обтекал рисунок или был виден сквозь рисунок.

Чтобы круг не закрывал текст, воспользуйтесь командой Формат автофигуры. Для этого:

1. Щелкните ПРАВОЙ клавишей мыши по рисунку. Появится контекстное меню.

2. В появившемся контекстном меню щелчком мыши выберите команду Формат автофигуры. Появится диалоговое окно Формат автофигуры

3. В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Положение. На этой вкладке изображены 5 вариантов обтекания рисунка текстом.

4. Выберите «мышкой» вариант «Вокруг рамки» и щелкните по кнопке ОК. Текст стал обтекать рамку, в которой находится круг.

5. При нажатой левой клавише мыши поводите рисунок по экрану. Вы увидите, что текст теперь всегда будет обтекать рамку с Вашим рисунком

6. Самостоятельно установите вариант обтекания «По контуру» (повторите пп. 1-4). Вы увидите, что Ваш круг буквально вписан в текст.

7. Самостоятельно установите вариант обтекания «За текстом» (повторите пп. 1-4). Вы увидите, что Ваш круг стал прозрачным для текста.

8. В меню Вид выберите команду Панели инструментов и щелчком мыши - панель Настройка изображения. На появившейся панели есть значок «Обтекание текстом» (4-я справа), где Вы можете выбрать любой тип обтекания.

9. Щелкните по Вашему рисунку (по кругу), чтобы он оказался выделенным маркерами-квадратиками, а затем щелкните по значку «Обтекание текста». Вы увидите 6 вариантов обтекания.

10. Опробуйте все варианты обтекания, выбирая каждый из них щелчком «мыши».

11. Чтобы удалить рисунок, достаточно нажать на клавишу Delete (Del), когда рисунок обрамлен маркерами-квадратиками. Удалите рисунок.

Упражнение 29. Вставка готовых файлов-рисунков

1. В меню Вставка выберите команду Рисунок и в открывшемся списке выберите команду Из файла. Появится окно Добавить Рисунок. В нем Вы увидите слева список файлов-рисунков, а справа в окне просмотра один из рисунков.

2. Просмотрите поочередно все файлы - рисунки. Для этого щелкайте "мышью” по нужному файлу в списке. Выберите понравившийся Вам рисунок и щелкните по кнопке Добавить. Рисунок вставится в нужное Вам место текста (туда, куда Вы предварительно поставили текстовый курсор).

3. Поместите указатель “мыши” внутри рисунка и подвигайте рисунком по экрану (при нажатой левой клавише “мыши”).

4. Измените размеры рисунка. Для этого подведите указатель "мыши" к любому маркеру изменения размера рисунка, где указатель принимает вид двухсторонней стрелки. Зафиксируйте левую клавишу "мыши" и протащите "мышь" в сторону. Вы увидите, как рисунок будет уменьшаться или увеличиваться в размерах. Зафиксируйте нужный размер рисунка, отпустив левую клавишу "мыши".

5. Удалите рисунок. Для этого выделите его, если он не выделен (не охвачен рамкой), щелкнув "мышью" внутри рисунка, и нажмите на клавишу Delete на клавиатуре компьютера. Рисунок (увы!) будет удален.

Упражнение 30. Вставка картинок из "картинной галереи"

1. В меню Вставка выберите команду Рисунок и в открывшемся списке выберите команду Картинки. Появится диалоговое окно Вставка картинки.

На вкладке Рисунки в диалоговом окне представлена 51 категория рисунков, каждая из которых содержит целую серию рисунков. Чтобы вставить в текст какой-либо рисунок, например, животного:

1.1. Щелкните по категории "Животные". Появятся 16 клипов с изображениями животных.

1.2. Щелкните по клипу "Львы". Появится панель из 4 значков. Щелкните по первому - "Вставить клип". В текст вставится голова льва. Чтобы увидеть эту голову, временно сверните (не закрывая) окно Вставка картинки.

1.3. А теперь, чтобы "убить" этого льва, щелкните по нему "мышью". Вокруг головы появится рамка с маркерами. Нажмите на клавишу Delete и все дела!

2. Щелкните по значку Вставка картинки в Панели задач, чтобы снова поработать с клипами в окне Вставка картинки.

2.1. Щелкните по стрелке "Назад"  (вверху слева), чтобы возвратиться от "животных" ко всем категориям клипов.

2.2. Щелкните по категории "Люди". Появятся множество клипов с изображениями людей.

2.3. Щелкните по клипу "Решения" (4-й в 1-м ряду). Появится панель из 4 значков. Щелкните по первому - "Вставить клип". В текст вставится "человек на распутье". Чтобы увидеть этот клип, временно сверните (не закрывая) окно Вставка картинки.

2.4. Выделите щелчком "мыши" и удалите клип клавишей Delete.

3. Поработайте с другими клипами, повторяя все действия п.2. Когда "надоест", закройте окно Вставка картинки.

Упражнение 31. Вставка объектов WordArt - это очень красиво!

1. В меню Вставка выберите команду Рисунок и в открывшемся списке выберите для вставки Объект WordArt. Появится диалоговое окно Коллекция WordArt, в котором Вы можете выбрать нужный стиль оформления своего текста.

2. Щелчком "мыши" выберите самый скромный 1-й стиль в первом ряду и щелкните по кнопке ОК.

3. В появившемся окне Изменение текста WordArt Вы видите уже привычные Вам падающие списки Шрифт, Размер шрифта, значки, позволяющие делать шрифт полужирным и курсивом.

В поле ввода Текст: введите слово "ПОЗДРАВЛЯЮ" (без кавычек) и щелкните по ОК.

4. Вы увидите введенное Вами слово, но очень красиво написанное (и именно так, как было на образце в коллекции).

И рядом с "ПОЗДРАВЛЯЮ" появится Панель WordArt с большим набором значков инструментов. Пройдитесь указателем "мыши" по всем значкам, задерживаясь на каждом по 5 секунд, чтобы прочитать подписи к этим значкам.

5. Чтобы увидеть другие стили оформления Вашего "ПОЗДРАВЛЯЮ", щелкните по значку Коллекция WordArt (3-й слева в Панели WordArt). Откроется уже знакомое Вам окно. Выберите щелчком "мыши" 1-й стиль во 2-м ряду и щелкните по ОК. А теперь пройдитесь по всем стилям оформления, щелкая, по значку Коллекция WordArt и выбирая новые стили. Завершая экскурсию, снова выберите самый скромный стиль – 1-й в 1-м ряду.

6. Поскольку объект Объект WordArt, а именно слово "ПОЗДРАВЛЯЮ", заключено в рамку из маркеров, менять его размеры и перемещать.

6.1. Переместите "ПОЗДРАВЛЯЮ" (как обычный рисунок при нажатой левой клавише "мыши") чуть ниже, чуть выше, чуть влево, чуть вправо.

6.2. Зацепившись за любой из маркеров, сделайте размер "ПОЗДРАВЛЯЮ" чуть уже, чуть шире, чуть короче, чуть длиннее.

7. WordArt позволяет изменить форму выбранного стиля. Щелкните по значку Форма WordArt (5-й слева). И выберите, например, Волну 2 (6-я слева в 3-м ряду).Поэкспериментируйте, выбирая разные формы, и возвратитесь к исходной (1-ая в 1 ряду).

8. WordArt позволяет изменять межсимвольный интервал. Щелкните по значку Межсимвольный интервал WordArt (1-й справа). Щелкните по строчке Очень узкий. Вы увидите видоизмененную надпись. Щелкните по строчке Очень широкий. Вернитесь к варианту Обычный.

9. WordArt позволяет делать текст вертикальным. Щелкните по значку Вертикальный текст WordArt (3-й справа). "ПОЗДРАВЛЯЮ" стало вертикально. Уложите "ПОЗДРАВЛЯЮ" повторным щелчком по тому же значку.

10. Но можно и свободно вращать объект WordArt. Щелкните по значку Свободное вращение (6-й слева). "ПОЗДРАВЛЯЮ" окажется в круглых маркерах. Зацепитесь за любой из круглых маркеров и поверните "ПОЗДРАВЛЯЮ" на любой угол. Постарайтесь снова сделать текст горизонтальным.

11. WordArt позволяет самостоятельно форматировать объект WordArt, т.е. менять толщину линий и их цвет, высоту и ширину букв, наклон текста, выравнивать разными способами и т.д.

11.1. Щелкните по значку Формат объекта WordArt (4-й слева). Появится диалоговое окно Формат объекта WordArt с несколькими вкладками.

11.2. На вкладке "Цвета и линии" выберите красный цвет для линий, желтый для заливки, толщину в 2 пункта.

11.3. На вкладке "Размер" измените высоту и ширину объекта, а также его наклон (45 градусов) и щелкните по ОК.

Результат налицо. Если не нравится, переделайте.

11.4. Кое-какие возможности WordArt остались "за бортом" для самостоятельного исследования.

ТЕОРИЯ: ТАБЛИЦЫ в WORD - ПРОЩЕ НЕ БЫВАЕТ!

Таблицы в Word дают быстрый и простой способ представлять любые данные в табличном виде и, при необходимости, делать в этих таблицах вычисления и строить диаграммы по табличным данным.

Если вставить в документ Word электронную таблицу Excel, с ней можно работать точно так же, как с таблицей Word. Обратное тоже справедливо: если таблица используется в Word, ее можно вставить в электронную таблицу Excel и работать с ней, как с обычной электронной таблицей.

Упражнение 32. Создание и удаление таблицы командами из меню "Таблица"

1. Создайте чистый документ щелчком "мыши" по первому значку в Панели инструментов (чистый листик). Откроется чистое окно документа.

2. Если вид чистого документа у Вас обычный (без полей), выберите в меню Вид щелчком "мыши" команду Разметка страницы, чтобы появились поля.

3. Откройте щелчком "мыши" меню Таблица в строке меню выберите в нем "мышью" команду Добавить. Сразу же справа открывается подменю с вариантами команды Добавить. Выберите щелчком "мыши" вариант Добавить - Таблица.

4. В появившемся диалоговом окне Вставка таблицы в поле ввода Число столбцов введите число 4, в поле ввода Число строк введите число 5, а затем щелкните по кнопке ОК. На экране появится чистая таблица, состоящая из 4 столбцов и 5 строк.

5. Откройте меню Таблица и выберите в нем команду Удалить - Таблица. Таблица исчезнет, чтобы Вы могли снова ее создать более простым способом.

Упражнение 33. Быстрое создание таблицы инструментом "Добавить таблицу" в Панели инструментов

1. Создайте точно такую же таблицу (4х5), как в предыдущем упражнении, щелкнув по значку Добавить таблицу в Панели инструментов. Появится маленький макет таблицы. Выделите в этом макете протаскиванием указателя "мыши" 4 столбца (стрелку вправо на 4 клетки) и 5 строк (стрелку вниз на 5 клеток). Как только Вы отпустите левую клавишу "мыши", у Вас появится "заказанная" таблица. Проще не бывает!

2. Введите в первой строке пустой таблицы ЗАГЛАВНЫМИ буквами названия столбцов из приведенного ниже образца, перемещаясь по ячейкам таблицы нажатием на клавишу табуляции Tab.

3. Заполните все остальные строки таблицы, перемещаясь по ячейкам таблицы нажатием на клавишу табуляции Tab.

ТОВАР	СТРАНА	ЦЕНА	КОЛИЧЕСТВО
Помидоры	Болгария	22 руб.	15,5 т
Мандарины	Кипр	25 руб.	10,5 т
Лимоны	Италия	20 руб.	21,0 т
Маслины	Италия	18 руб.	0,5 т

ТЕОРИЯ: ВЫДЕЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ И ЛЮБЫХ ЕЕ ФРАГМЕНТОВ

Что выделить	Как выполнить
Произвольный фрагмент в одной ячейке	Выделяется как обычный текстовый фрагмент протягиванием указателя "мыши" при нажатой левой клавише.
Всю ячейку	Щелкните в поле выделения ячейки (незанятая текстом узкая полоска по левому краю ячейки, где указатель "мыши" принимает вид черной стрелки, направленной вверх и вправо -).
Содержимое следующей ячейки	Установите курсор на любую ячейку и нажмите клавишу табуляции Тab
Содержимое предыдущей ячейки	Установите курсор на любую ячейку и нажмите клавиши Shift+Tab
Смежные ячейки	Установите курсор в первой из выделяемых ячеек, нажмите левую клавишу "мыши" и протащите "мышь" вправо, влево, вниз или вверх на нужное количество ячеек.
Строку таблицы	Щелчком "мыши" в поле выделения документа (пустое поле с левого края таблицы) напротив нужной строки. Или двойным щелчком в поле выделения любой ячейки в строке. Или установить курсор в нужную строку и выбрать команду Выделить - Строка в меню Таблица.
Столбец таблицы	Щелчком в поле выделения столбца (узкая полоса над таблицей - курсор в этой области преобразуется в черную стрелку ). Или зафиксировать курсор в нужном столбце и выбрать команду Выделить-Столбец из меню Таблица.
Всю таблицу	В меню Таблица выбрать команду Выделить-Таблица. Или установить указатель "мыши" в поле выделения документа (пустое поле с левого края таблицы) у первой строки, нажать левую клавишу "мыши" и протащить "мышь" до последней строки таблицы.

Для того, чтобы снять любое выделение в таблице, нужно щелкнуть указателем "мыши" в любом месте таблицы.

Упражнение 34. Удаление содержимого одной или нескольких ячеек. Удаление строки вместе с содержимым

1. Выделите любым способом слово ТОВАР в первой строке таблицы и нажмите клавишу ЗАБОЯ (¬ над клавишей Enter) или Delete (справа от клавиши Enter).. Вы увидите, что текст из первой ячейки (ТОВАР) исчез.

В меню Правка выберите щелчком "мыши" команду Отменить ввод, чтобы отменить удаление содержимого первой ячейки.

2. А теперь выделите всю первую строку таблицы и нажмите клавишу Delete (справа от клавиши Enter). Вы увидите, что удалилось содержимое всех ячеек первой строки, но сама строка осталась.

3. Щелкните по значку Отменить ввод (стрелка влево), чтобы отменить удаление содержимого первой строки.

4. Снова выделите первую строку таблицы и нажмите клавишу ЗАБОЯ (¬ над клавишей Enter). Вы увидите, что исчезла вся первая строка вместе с ее содержимым. Так что в данном случае клавиша ЗАБОЯ и клавиша Delete действуют по разному.

Щелкните по значку Отменить ввод, чтобы отменить удаление всей первой строки таблицы.

Упражнение 35. Вставка новых строк в таблицу клавишей табуляции и командой "Добавить" в меню "Таблица"

1. Зафиксируйте щелчком “мыши” курсор в последней ячейке Вашей таблицы (там, где 0,5 т) и нажмите клавишу табуляции (Tab). Вы увидите, что в таблице образовалась новая пустая строка.

2. Заполните эту строку следующими данными:

Бананы

Панама

17 руб.

12,8 т

3. Зафиксируйте щелчком указатель "мыши" где угодно во второй строке таблицы. Раскройте меню Таблица и выберите команду Добавить – Строки выше. Перед второй строкой вставится новая пустая строка.

4. Заполните эту строку следующими данными:

Яблоки

Венгрия

29 руб.

21,5 т

Упражнение 36. Вставка новых столбцов командой "Добавить" в меню "Таблица"

1. Зафиксируйте щелчком "мыши" курсор где угодно в последнем столбце таблицы.

2. В меню Таблица выберите команду Добавить – Столбцы справа. После последнего заполненного столбца Вашей таблицы появится новый пустой столбец.

3. Щелкните по значку Отменить ввод в Панели инструментов, а точнее по загнутой влево стрелке на этом значке, и вставленный столбец исчезнет.

4. Зафиксируйте щелчком указатель "мыши" где угодно в третьем столбце таблицы.

5. Раскройте меню Таблица и выберите команду Добавить – Столбцы слева. Третий столбец сдвинется вправо и освободит место для нового пустого столбца.

Упражнение 37. Вставка новых ячеек командой "Добавить" в меню "Таблица"

1. Выделите протаскиванием указателя "мыши" первые две ячейки в последней строке таблицы (ячейки, где Бананы и Панама).

2. В меню Таблица выберите команду Добавить - Ячейки. Появится диалоговое окно Добавление ячеек. Выберите щелчком по круглой кнопке вариант вставки Со сдвигом вниз и щелкните по кнопке ОК. В нижней части таблицы появится новая строка, куда будут помещены сдвинутые ячейки, а на их прежнем месте образуются новые пустые ячейки.

Упражнение 38 Перемещение содержимого ячеек с помощью "мыши"

1. Выделите две последние самые нижние ячейки (ячейки, где Бананы и Панама) протаскиванием указателя “мыши”. После выделения ячеек указатель “мыши” превращается в белую стрелку на темном фоне, направленную вверх и влево.

2. Нажмите и не отпускайте левую клавишу "мыши". При этом указатель "мыши" преобразуется в стрелку с пунктирной рамкой и пунктирной вертикальной черточкой перед стрелкой.

3. Перетащите содержимое этих ячеек в пустые ячейки над ними таким образом, чтобы вертикальная черточка встала в первой пустой ячейке. Отпустите левую клавишу "мыши". Вы увидите, как смещенные вниз ячейки вернутся на их прежнее место.

4. Попробуйте перетаскивать содержимое других ячеек в пустые ячейки, но потом не забудьте все возвратить на старые места.

Упражнение 39. Удаление столбцов и строк таблицы командой "Удалить" в меню "Таблица"

1. Зафиксируйте щелчком указатель “мыши” где угодно в третьем пустом столбце.

2. Раскройте меню Таблица и выберите щелчком команду Удалить - Столбцы. Пустой столбец исчезнет, а следующий за ним столбец займет его место.

3. Зафиксируйте щелчком указатель “мыши” где угодно в пустой последней строке таблицы.

4. Раскройте меню Таблица и выберите команду Удалить - Строки. Пустая строка исчезнет.

Упражнение 40. Изменение высоты строк вручную и автоматически

1. Чтобы увеличить высоту первой строки примерно в два раза, подвигайте указатель "мыши" у границы между первой и второй строкой (внутри таблицы) и поймайте момент, когда он превратится в двунаправленную вертикальную стрелку (). Нажмите после этого левую клавишу "мыши" и сдвиньте "мышью" вниз нижнюю границу первой строки.

2. Действуя аналогично, увеличьте примерно в два раза высоту других строк таблицы.

"Ручная" работа не идеальна, строки получились разной высоты. Чтобы сделать высоту строк одинаковой, да еще и минимальной, проделайте следующее:

3. Откройте меню Таблица и выберите в нем команду Выделить - Таблица. Выделится вся таблица.

4. Еще раз откройте меню Таблица и выберите в нем команду Свойства таблицы. В появившемся диалоговом окне щелкните по вкладке “Строка”, если была выведена другая вкладка. Установите "флажок" (поставьте "галку") перед параметром "высота" и сразу же в рамке "режим" появится яркий Минимум.

Щелкните по ОК. Эффект налицо.

ПРИМЕЧАНИЕ: параметр "высота" позволяет установить любую нужную Вам высоту строк, а не только минимальную.

Упражнение 41. Изменение ширины столбцов. Автоподбор ширины столбцов

1. Чтобы уменьшить ширину первого столбца, подвигайте указатель "мыши" у правой границы первого столбца (внутри таблицы) и поймайте момент, когда он превратится в двунаправленную горизонтальную стрелку (). Нажмите после этого левую клавишу "мыши" и сдвиньте "мышью" влево правую границу столбца.

2. Действуя аналогично, уменьшите ширину других столбцов до оптимальной. Вручную достаточно трудно достигнуть оптимальной ширины столбца. На то есть специальная команда Автоподбор.

3. Откройте меню Таблица и выберите в нем команду Автоподбор. Сразу откроется подменю с несколькими вариантами автоподбора. Выберите щелчком "мыши" вариант По содержимому. Вы увидите, как ширина всех столбцов уменьшилась до минимально возможной.

5. Снова откройте меню Таблица и выберите в нем команду Автоподбор - По ширине окна. Таблица тут же занимает всю страницу от края до края, но ширина столбцов остается разной.

6. Еще раз откройте меню Таблица и выберите в нем команду Автоподбор – Выровнять ширину столбцов. Вы увидите, как ширина всех столбцов станет одинаковой, а таблица по-прежнему занимает всю ширину окна.

Упражнение 42. Слияние нескольких ячеек в одну

1. Зафиксируйте указатель “мыши” где угодно в первой строке таблицы.

2. В меню Таблица выберите команду Добавить – Строки выше. Над первой строкой появится новая пустая строка. Она выделена темным фоном.

3. В меню Таблица выберите команду Обьединить ячейки. При выполнении этой команды в первой строке вместо четырех отдельных ячеек образуется одна широкая общая ячейка.

4. Введите теперь уже в новой длинной ячейке название таблицы "Таблица учета товаров" (без кавычек).

Упражнение 43. Форматирование (оформление) таблицы

1. Выделите первую и вторую строки таблицы и расположите в них текст по центру ячеек с помощью значка По центру на Панели инструментов.

Аналогичным образом отформатируйте по центру третий и четвертый столбец.

2. Выделите и отформатируйте полужирным шрифтом содержимое двух первых строк таблицы (значок с буквой Ж).

3. В меню Формат выберите команду Границы и заливка. Появится диалоговое окно Границы и заливка. Выведите вкладку Граница, если выведена другая вкладка. А далее:

В колонке значков Тип: (слева в окне) щелкните по значку "все" (имеются ввиду "все" границы). Результат Вы сразу увидите здесь же в поле Образец.

Затем в списке типов линий с именем Тип: выберите с помощью линейки прокрутки щелчком двойную линию. Результат – на образце.

В падающем списке Цвет: выберите из имеющегося списка красный цвет.

В падающем списке Ширина: выберите ширину в 1,5 пт и затем щелкните по кнопке ОК.

Теперь при печати линии сетки таблицы и ее границы будут печататься так, как Вы определили и как Вы их видите на образце.

По завершении Вашей работы таблица должна принять следующий вид:

Таблица учета товаров
ТОВАР	СТРАНА	ЦЕНА	КОЛИЧЕСТВО
Огурцы	Венгрия	30 руб.	21,5 т
Помидоры	Болгария	22 руб.	15,5 т
Мандарины	Кипр	25 руб.	10,5 т
Лимоны	Италия	20 руб.	21,0 т
Маслины	Италия	18 руб.	0,5 т
Бананы	Алжир	17 руб.	12,8 т

ТЕОРИЯ: ВЫЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦАХ WORD

Таблицы Word позволяют, точно также таблицы Excel, делать простые и достаточно сложные вычисления. В формулах для вычислений в таблицах Word, как и в таблицах Excel, столбцы таблицы обозначены буквами латинского алфавита (a, b, c, d, e, f, g и т.д.), а строки обозначены порядковыми номерами (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 и т.д.). Тогда ячейки таблицы имеют обозначения пересекающихся столбца и строки (a1, b3, f9 и т.д.). К сожалению, в таблицах Word эти обозначения не видны на экране, и их нужно мысленно представлять.

Упражнение 44. Простейшие вычисления в таблицах Word

1. ОБЯЗАТЕЛЬНО удалите строку заголовка (объединенную ячейку) командой Удалить – Строки в меню Таблица.

2. Добавьте к Вашей таблице 1 строку снизу (восьмую) командой Добавить – Строку ниже в меню Таблица и 1 столбец справа (пятый, т.е. столбец "E" ) командой Добавить – Столбец справа в меню Таблица. Ниже приведена Ваша измененная таблица, но на экране нет обозначений столбцов и строк.

	a	B	c	d	e
1	ТОВАР	СТРАНА	ЦЕНА	КОЛИЧЕСТВО
2	Огурцы	Венгрия	30 руб.	21,5 т
3	Помидоры	Болгария	22 руб.	15,5 т
4	Мандарины	Кипр	25 руб.	10,5 т
5	Лимоны	Италия	20 руб.	21,0 т
6	Маслины	Италия	18 руб.	0,5 т
7	Бананы	Алжир	17 руб.	12,8 т
8

3. Введите в пустой ячейке E1 имя столбца E - слово “ИТОГО” (без кавычек).

4. Зафиксируйте щелчком указатель "мыши" в пустой ячейке E2.

5. Раскройте щелчком “мыши” меню Таблица и щелкните по команде Формула. Появится диалоговое окно Формула. В этом окне в поле ввода Формула стоит знак равенства, после которого мигает текстовый курсор.

6. Введите там, где мигает курсор, после знака равенства формулу расчета стоимости 21,5 т яблок ( - знак умножения):

с2d21000

и щелкните по кнопке “ОК”. Вы сразу получите результат.

7. Действуя аналогично, вычислите стоимость всех других овощей и фруктов в соответствующих ячейках столбца “ИТОГО” (в формулах будут меняться только номера строк (с3*d3*1000 и т.д.)).

8. Зафиксируйте текстовый курсор в пустой ячейке c8.

9. Раскройте щелчком “мыши” меню Таблица и щелкните по команде Формула. Появится диалоговое окно Формула. В этом окне в поле ввода Формула стоит знак равенства, после которого мигает текстовый курсор.

10. Раскройте щелчком “мыши” падающий список Вставить функцию и выберите в списке функцию AVERAGE (среднее значение). Эта функция сразу же появится поле ввода Формула.

11. Введите в формуле в скобках (там мигает курсор) диапазон ячеек для расчета среднего значения стоимости разных овощей и фруктов: c2:c7 и щелкните по кнопке “ОК”. Вы сразу получите результат. Двоеточие в формулах обозначает диапазон ячеек (от c2 до c7).

12. Действуя аналогично, вычислите общий вес всех овощей и фруктов в ячейке d8. Но здесь используйте функцию суммирования SUM и другой диапазон ячеек d2:d7.

13. Закройте созданный Вами документ-таблицу щелчком по кнопке-крестику без сохранения. Он Вам больше не понадобится.

ТЕОРИЯ: СОЗДАНИЕ ДИАЛОГОВЫХ ФОРМ ДЛЯ БЫСТРОГО ЗАПОЛНЕНИЯ В РЕЖИМЕ ДИАЛОГА СЛОЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В Word можно создавать диалоговые формы, позволяющие быстро заполнять сложные документы в режиме диалога, например, анкеты, бухгалтерские счета, квитанции и т.д.

Диалоговые формы содержат помеченные области, называемые полями. Когда при заполнении документа Вы переходите к очередному полю, в строке состояния появится подсказка о том, что Вы должны ввести в этом поле. Если при этом Вы нажмете на клавишу F1, то появится дополнительная подсказка.

Чтобы многократно использовать подготовленную диалоговую форму, ее обычно сохраняют как шаблон. При каждом открытии документа, базирующемся на этом шаблоне, Word сделает копию шаблона, а пользователь заполнит копию и сохранит ее в виде обычного документа Word.

Упражнение 45. Создание диалоговой формы для почти автоматического заполнения квитанции об уплате за товары или услуги

1. Создайте чистый документ щелчком мыши по кнопке Создать (чистый листик) на стандартной Панели инструментов.

2. До начала ввода диалоговой формы-квитанции, приведенный в образце 5 в конце пособия, необходимо предварительно установить поля (отступы слева и справа по 5 см) и позиции табуляции на цифрах 5 и 11, для чего:

2.1. Откройте щелчком "мыши" меню Формат и щелкните по команде Абзац. Откроется диалоговое окно Абзац.

2.2. В поле параметров Отступ введите поочередно в поле ввода отступа слева: 5 и в поле ввода отступа справа: 5

2.3. Щелкните по кнопке Табуляция в этом же окне внизу слева. Откроется диалоговое окно Табуляция. Введите в рамке Позиции табуляции сначала 5 и щелкните по кнопке Установить, затем 11 и снова щелкните по кнопке Установить.

2.4. Далее выберите щелчком "мыши" заполнитель под номером 4 (сплошная линия) и щелкните по кнопке ОК. Теперь все линии в квитанции Вы будете проводить всего лишь одним нажатием на клавишу табуляции (Tab)! Этот способ быстро проводить линии Вам пригодится и в дальнейшей компьютерной жизни.

3. Введите и отформатируйте текст квитанции в соответствии с образцом 5.

4. Щелкните по меню "Вид", выберите строчку Панели Инструментов, а среди них - панель Формы. Появится маленькая панель Формы. Ее можно оттащить "мышью" в любое удобное для Вас место.

5. Зафиксируйте указатель "мыши" в начале первого абзаца формы (над словами "предприятие, организация") и далее:

5.1. На панели Формы щелкните по значку Текстовое поле (первый слева - аб), а затем по значку Параметры поля формы (четвертый слева). Появится диалоговое окно Параметры текстового поля.

5.2. В этом окне в списке Тип оставьте «Обычный текст», в поле ввода Текст по умолчанию введите «Мосэнерго» (без кавычек), в поле ввода Максимальная длина введите число 32, в поле ввода закладка: введите «Предприятие» (без кавычек). Щелкните мышью по кнопке Текст справки.... Появится дополнительное диалоговое окно Текст справки для поля формы, в котором есть две вкладки (две карточки): Строка состояния и Клавиша F1.

5.3. Выведите щелчком “мыши” вкладку Строка состояния, если выведена вкладка Клавиша F1.

В вкладке Строка состояния выберите щелчком “мыши” по круглой кнопке Текст справки и введите в поле ввода текст «Краткое наименование предприятия или организации» (без кавычек).

5.4. Выведите щелчком “мыши” вкладку Клавиша F1 и введите в поле ввода текст «Введите краткое наименование Вашего предприятия или организации»(без кавычек). Эти тексты будут появляться в строке состояния и в окне помощи при работе с диалоговой формой.

5.5. Щелкните "мышью" по кнопке ОК сначала одного, потом другого диалогового окна. Формирование первого поля диалоговой формы завершено.

Оформите второе поле диалоговой формы, для чего:

6. Зафиксируйте указатель "мыши" в форме квитанции после №, поставьте пробел, а далее:

6.1. На панели Формы щелкните по значку Текстовое поле, а затем по значку Параметры поля формы. Появится диалоговое окно Параметры текстового поля.

6.2. В этом окне разверните щелчком “мыши” падающий список Тип и выберите щелчком “мыши” «Число», затем в поле ввода Максимальная длина введите число 4, в списке Формат числа выберите «0» (что означает целое число), в поле ввода закладка: введите «ОрдерНомер» (обязательно БЕЗ ПРОБЕЛА и с двумя большими буквами!). Щелкните мышью по кнопке Текст справки.... Появится дополнительное диалоговое окно Текст справки для поля формы.

6.3. В вкладке Строка состояния выберите Текст справки и введите в поле ввода текст «Номер приходного ордера». В вкладке Клавиша F1 введите в поле ввода текст «Введите номер приходного кассового ордера». Эти тексты будут появляться в строке состояния и в окне помощи при работе с диалоговой формой.

6.4. Щелкните "мышью" по кнопке ОК сначала одного, потом другого диалогового окна. Формирование второго поля диалоговой формы завершено.

7. Действуя аналогично, самостоятельно определите остальные 4 поля диалоговой формы, все необходимые данные для которых приведены ниже в таблице. При вводе поля "Текущая дата" выберите в падающем списке Формат даты - d MMMM yyyy 'г.'

Параметры полей формы

Тип поля	Макс длина	Закладка	Строка состояния	Клавиша F1
Обычный текст	50	Принято от	Фамилия, имя, отчество	Введите Вашу фамилию, имя, отчество
Обычный текст	80	Основание	За какие услуги внесена сумма	Введите виды услуг, за которые внесена сумма
Обычный текст	110	Сумма	Сумма платежа	Введите сумму платежа
Текущая дата		Дата

8. Составление текста диалоговой формы закончено. Закройте Панель Формы.

Упражнение 46. Сохранение диалоговой формы в виде шаблона

1. Защитите весь текст - квитанции, кроме полей формы, от внесения изменений:

1.1. В меню Сервис выберите команду Установить защиту.... Появится диалоговое окно Защита документа.

1.2. В группе параметров Запретить любые изменения, кроме выберите вариант Ввода данных в поля формы (т.е. поставьте точку в кружок у этого варианта, если ее там нет).

1.3. В поле Пароль вводить ничего не нужно! Щелкните "мышью" по кнопке ОК.

2. Сохраните диалоговую форму в виде шаблона. Щелкните по значку "Сохранить" (третья слева в Панели инструментов - маленькая дискетка). Появится диалоговое окно с заголовком "Сохранение документа".

2.1. Введите в поле ввода “Имя файла” (внизу диалогового окна слева) имя ORDER? (имя Вашего файла и номер Вашей смены занятий вместо ?). Точку и расширение имени файла вводить не нужно, поскольку программа Word автоматически присоединит их к имени файла.

2.2. Разверните щелчком “мыши” падающий список Тип файла внизу окна и выберите в списке тип файла Шаблон документа (.dot). Тут же вверху окна появится имя папки Шаблоны, в которой и сохранится Ваш файл-шаблон.

2.3. Щелкните по кнопке “Сохранить”. Если появится диалоговое окно с вопросом: “Заменить существующий файл, щелкните по кнопке “Да” (кто-то уже делал это упражнение!). После этого Ваш файл запишется на диск вместо чужого в папке Шаблоны, а назначенное Вами имя файла появится в строке заголовка окна после названия программы Microsoft Word.

3. Закройте файл-шаблон ORDER?.DOT с тем, чтобы в следующем упражнении, но его основе заполнить диалоговую форму.

Упражнение 47. Заполнение диалоговой формы на основе созданного шаблона

1. В меню Файл выберите щелчком команду Создать. Появится окно Создание документа, имеющее несколько вкладок с самыми разными шаблонами.

2. Выведите вкладку Общие, если выведена другая вкладка. В ней Вы увидите перечень общих файлов-шаблонов (в виде значков или в виде таблицы).

3. Найдите с помощью линейки прокрутки и откройте двойным щелчком “мыши” созданный Вами файл-шаблон ORDER?.dot.

4. В открывшемся на основе шаблона файле Вы увидите созданную Вами диалоговую форму с автоматически появившейся текущей датой.

5. Текстовый курсор уже находится в первом поле диалоговой формы, где стоит значение по умолчанию - Мосэнерго. При желании его можно изменить, но в данном случае следует оставить, так как именно в Мосэнерго Вы оставили свои деньги. В строке состояния (нижняя “строка” экрана) виден поясняющий текст, который был введен Вами при формировании поля формы, а именно "Краткое наименование предприятия или организации". А теперь нажмите клавишу F1. Появится диалоговое окно с подсказкой, что именно Вы должны вводить в этом поле (текст подсказки был также введен Вами ранее). Закройте окно подсказки.

6. Перейдите в следующее поле формы, нажав клавишу табуляции. Посмотрите на подсказку в строке состояния и введите согласно подсказке номер ордера - 387 (или любой другой).

7. А теперь введите последовательно, переходя от поля к полю нажатием на клавишу табуляции и руководствуясь подсказкой в строке состояния:

Принято от - Вашу фамилию и инициалы,

Основание: - за энергию,

Сумма - 995 руб.

8. Когда заполните все поля, сохраните документ в папке “Избранное" под именем ORDER387. Если появится диалоговое окно с вопросом: “Заменить существующий файл, щелкните по кнопке “Да”. Не заполняйте окно "Свойства...", если оно появится, просто щелкните “мышью” по кнопке ОК. Документ готов!

9. Закройте окно документа ORDER387.

10. Снова откройте файл-шаблон ORDER?.DOT в папке шаблонов (меню Файл - команда Создать), заполните его для тренировки другими данными и сохраните под именем ORDER388. Вы должны почувствовать на этом примере, что диалоговые формы может быть нудно составлять, но зато легко заполнять, когда они есть!