Глава 13 текстовый процессор

и адресный файл всех зачисленных абитуриентов (рис. 136). В общей части письма специальными операторами (на рис 136 — это F1'\ F2'\ FЗ^Л и F4'"') вы укажете, где и какие поля из адресного файла должны быть помещены для каждого получателя. В результате текстовый процессор автоматически напечатает вам все письма, содержа- щие помимо основной части адрес и данные каждого абитуриента.

Главный документ-шаблон

Результирующий документ после слияния

р^рз-^з^"

Уважаемый господин Fl" F2^Л FЗ^Л F4^Л, с удовольствием сообщаем, что Вы зачислены на первый курс Санкт-Петербургского университета экономики и финансов

Председатель приемной комиссии, доцент

Зубов М М

Fin Орлов

F2'" Иван

РЗп Петрович

F4A С-Петербург, Садовая ул , 15,кв. 55

E^л

F}" Воробьева

F2^Л Ольга

FЗ^Л Всеволодовна

F4n С-Петербург, Невский пр , 20, кв 90

E^л

Fin Синицын

Орлов Иван Петрович С-Петербург, Садовая ул., 15, кв. 55 Уважаемый господин Орлов Иван Петрович, с удовольствием сообщаем, что Вы зачислены на первый курс Санкт-петербургского университета экономики и финансов

Председатель приемной комиссии, доцент

Зубов М.М

Документ-источник

Рис. 13.6. Слияние писем

13.3. Работа издательских систем

• Особенности издательских систем я Основы создания документа

ОСОБЕННОСТИ ИЗДАТЕЛЬСКИХ СИСТЕМ

Назначение издательской системы

Смысл создания компьютерной издательской системы заключается в соедине- нии текста с возможностями графики и художественного оформления для воспроизведения документов такого уровня, какой ранее обеспечивала только полиграфия. Компьютерная из- дательская система призвана на высоком техническом уровне создавать книги, каталоги, буклеты, отчеты, письма, приглашения и другую печатную продукцию. • В традиционной полиграфии, чтобы увидеть свой заказ в окончательном виде, вам придется работать с дизайнером несколько дней, а может быть и больше, потом внес- ти свои коррективы и ждать еще столько же. В издательской системе вы видите спро- ектированный документ на экране монитора сразу же в окончательном виде.

• В традиционной полиграфии текст вашего заказа набирается наборщиком. Помимо того что набор требует немалого времени, в текст вносят дополнительные ошибки. В издательской системе вы импортируете свой текст из текстового процессора.

• В полиграфии выполненные вами рисунки проходят стадию уменьшения, чтобы по- меститься на странице. В издательской системе уменьшение рисунков до необходи- мых размеров и вставка их в текст легко производятся вами. Компьютерная издательская система предоставляет пользователю огромные возмож- ности для создания высококачественной полиграфической продукции. Для использования возможностей компьютерных издательских систем вы должны научиться работать с ними, а это — профессия.

Компоненты издательской системы

Компьютерные издательские системы основываются на сочетании современных компьюте- ров, лазерных принтеров и сложного программного обеспечения,дающего возможность ма- нипулировать текстом и графикой. Центральным элементом этих систем следует считать специализированные пакеты прикладных программ, позволяющие создавать требуемый текст на экране монитора. Поскольку граница между высшим уровнем существующих текс- товых процессоров и низшим уровнем используемых издательских систем постепенно сти- рается, весь изложенный в данном разделе материал по издательским системам может быть в равной степени применим и к высокоразвитым текстовым процессорам.

Помимо лазерных принтеров необязательным, но весьма желательным элементом издательских систем являются сканеры. Сканерыконвертируют любую картинку, фотогра- фию или текст в файл одного из графических форматов, обеспечивая тем самым возмож- ность их вставки в проектируемый документ.

Сравнение текстового редактора и издательской системы

Исходные требования.Текстовый редактор и издательская система призваны решать одну и ту же задачу создания документов, но они ориентируются на различные категории поль- зователей. Текстовый процессор предназначен для рядового пользователя, для которого главным является удобство и простота интерфейса. Издательская система ориентируется на профессионалов, для которых важнее всего полный контроль над видом создаваемого доку- мента. Указанные ориентации постепенно сближаются по мере совершенствования ком- пьютеров и программ. На сегодняшний день различия проявляются лишь в деталях. Например, WinWord6.0 не имеет экспорта в формате PostScript,обязательного для изда- тельских систем, которые должны иметь развитую систему импорта-экспорта документов. С другой стороны, издательские системы могут уступать текстовым процессорам в качестве изображения документа на экране монитора, поскольку для первых из них более важным является качество вывода на печать (или другое специализированное устройство вывода).

Создание издательской системы вызвано особыми требованиями работников, связан- ных с книгоизданием:

• способностью системы создавать газетные колонки;

• способностью изменять шрифты в пределах одного документа;

• способностью включать графику в текст;

• возможностью просмотра разработанного документа до его распечатки.

Поскольку высокоразвитые текстовые процессоры сегодня обладают всеми указанны- ми свойствами издательских систем, в ряде случаев лучше говорить не о дополнительных

522 ГЛАВА 13 ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР

возможностях этих систем, а о том, насколько проще (или труднее) их использовать по сравнению с текстовыми процессорами для выполнения тех же самых функции.

Режимы работы с текстом и графикой.Все известные текстовые процессоры и изда- тельские системы могут работать в двух режимах — текстовом и графическом.

В текстовом режимелюбая программа может показать 256 предварительно заданных символов на экране, разделенном на 25 строк по 80 знаков в строке (всего 2000 ячеек). Заданные символы включают в себя строчные и прописные буквы алфавита, числа, знаки пунктуации и специальные символы. Заметим, что некоторые текстовые процессоры под DOS(например, WordЗ.х - 5.х) используют компоновку экрана с другим количеством строк 28х80, 43х80 и 50х80.

В графическом режимеэкран трансформируется в поле, состоящее из тысяч ячеек, имеющих свои координаты. Высвечивая определенные точки, мы получаем на экране тот или иной графический образ. Точность изображения определяется разрешающей спо- собностью выбранного режима экрана, задается в виде произведения количества строк на количество столбцов. Так, например, экран монитора типа VGA (Video Graphics Array)в графическом режиме разделяется на 480 строк по 640 точек в строке (всего на экране — более 300000 точек, из которых, как из мозаики, формируется изображение).

Преимуществом текстового режима являются его большая скорость и меньшая по- требность в оперативной памяти. Недостатком — способность изображать только 256 зна- ков, находящихся в определенных ячейках экрана. Следствие указанного недостатка — это невозможность просмотра в текстовом режиме (текстового процессора или издательской системы) графических образов. Так, если в вашем документе имеется картинка и вы рабо- таете в текстовом процессоре, вы должны создавать документ (его текстовую часть) в текс- товом режиме, затем его просматривать в графическом режиме и вносить изменения снова в текстовом режиме. .

Издательские системы почти постоянно работают в графическом режиме, поскольку они допускают внесение изменений в текст и в графическом режиме. Основной целью изда- тельских систем является не ввод текста, а верстка.

Полезные советы.Работающим с текстовым процессором мы дадим несколько полез- ных советов.

Используйте режим просмотра готового документа перед его распечаткой.Многие текстовые редакторы предлагают вам заблаговременно (до печати) посмотреть, как будет выглядеть готовый документ после его распечатки на бумаге. Часто своевременное исполь- зование этого режима дает возможность лучше организовать документ, не допуская его перепечатки.

Учитесь быстро печатать.Главным ограничением в производительности текстового редактора является скорость ввода данных с клавиатуры. Не пожалейте времени и сил, чтобы научиться печатать "слепым методом" (не глядя на клавиатуру) и десятью пальцами. Рекомендуем вам использовать для этого специальные компьютерные программы-трена- жеры.

Сначала пишите, потом редактируйте.Создавая документ, не пытайтесь редактиро- вать текст все время. Опыт показывает, что при этом падает производительность и теряются мысли.

Удаляйте с осторожностью.Вместо того чтобы удалять текст большими кусками, мы советуем вам лучше сдвигать эти куски в конец документа или переписывать их во вре- менные файлы. При создании документа работайте в режиме вставки, не связанной с воз- можной потерей данных.

Сохраняйте чаще.Перебои в снабжении электроэнергией, зависание программных продуктов и другие компьютерные неприятности могут свести на нет многие часы и дни

13.3. РАЮТА ИЗДАТЕЛЬСКИХ СИСТЕМ

вашей работы. Поэтому хорошей привычкой является постоянное использование команды сохранения, особенно в случаях, когда вас позвали к телефону или кто-то позвонил в дверь.

Храните копии всех важных документов.Вы можете создавать резервные файлы, переписывать ваши документы на отдельные дискеты или просто распечатывать их в конце сеанса работы.

Используйте небольшие файлы.Большие файлы обрабатываются текстовыми процес- сорами значительно дольше, чем маленькие. Кроме того, в случае повреждения или потери файла ущерб от маленького файла будет меньше.

Сделайте, чтобы вам было удобно.Проверьте, удобно ли вам сидеть за компьютером. В удобной позе вы дольше сохраните состояние работоспособности.

Делайте передышки.Короткие перерывы в работе помогут вам и вашим глазам не ус- тавать в процессе работы.

В заключение отметим, что следует взвешенно относиться к возможностям издатель- ских систем. Это дорогие, большие и сложные программные продукты, требующие значи- тельного времени и усилий как на освоение, так и на использование. Для перехода с текстовых процессоров на издательские системы должны быть веские основания. Даже при полном освоении всех возможностей издательских систем не ожидайте автоматического по- вышения художественного уровня вашей печатной продукции. Для этого потребуется нема- ло времени и сил, чтобы развить хороший оформительский вкус и освоить традиции книгоиздания.

ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Общие требования к созданию документа

Одним из основных вопросов создания документа является выбор типа шрифта, его стиля и размера, а также определения требований к плотности печати на строке и странице. Важ- ность этих решений связана с тем, что успех того или иного документа в большой степени зависит от того, как он выглядит.

Выбор шрифта должен соответствовать информации, которую вы хотите передать чи- тателю: шрифт не должен быть ни слишком заметным, ни слишком ординарным. При этом различные части документа (заголовок, сам текст документа, примечания) нужно набирать шрифтами различных размеров. Правильный выбор шрифта, его стиля (жирный, курсив, обычный) и размера акцентирует содержание сообщения, не привлекая внимания к самому шрифту. Большое значение имеет выбор степени разреженности строк на странице и их длина.

Типы шрифтов.Тип шрифта(или принятый в полиграфии термингарнитура шрифта) определяет особенности написания целого набора символов, включающего заглав- ные и строчные буквы, цифры, знаки пунктуации и специальные символы (например. Times New Romanили Helvetica).Каждый тип шрифта имеет несколько стилей начертания симво- лов, например, полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный. Кроме того, можно ввести подчеркивание символов и фрагментов текста.

Размеры шрифтов.Размер шрифтаили иначекегль —это его вертикаль- ный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт равняется 0,376 мм). Для большинства доку- ментов используются 10 - 12-пунктовые шрифты, в то время как газетная полоса может иметь только 8-пунктовый. Размер шрифта более 14 пунктов обычно используется лишь для заголовков и выделений. Заметим, что шрифты различных типов, но одного размера необя- зательно выглядят одинаковыми по величине. Так, 12-пунктовая Helveticaимеет больший вертикальный размер, чем 12-пунктовый Times New Roman.

524 ГЛАВА 13. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР

Разреженность строк и символов.Низкая разреженность строк (т.е. небольшое рас- стояние между соседними строками) затрудняет чтение, а высокая — делает документ малоинформативным. Для правильного выбора разреженности строк, также измеряемой в пунктах, необходимо учитывать размер используемого шрифта. В современных изда- тельских системах разреженность строк определяется автоматически на уровне 120% от выбранного размера шрифта. Во многих текстовых процессорах имеется возможность регу- лировать расстояние между символами в словах, создавая более уплотненное или разрежен- ное их начертание. Такой прием часто применяется для заголовков.

Ширина строк.Ширина строки (колонки) определяется количеством знаков, которые могут быть на ней помещены. Обычно оптимальной считается ширина строки в пределах от 45 до 60 символов.

Обращаем внимание на наличие связи между шириной строки (колонки) и размером выбранного шрифта: чем меньше размер шрифта, тем короче строка. Иными словами, мень- ший размер шрифта дает возможность поместить больше символов на заданной площади листа.

Верстка страниц

Общие сведения.Верстка с тр а ни циграет такую же роль, как чертеж перед нача- лом строительства дома. Верстка определяет организацию страницы, задавая соотношения между границами,колонкамии расстоянием между колонками. Первое важное реше- ние на уровне верстки связано с выбором количества колонок на странице. Одноколоночная верстка обычно используется для книг и писем, в то время как двух- и трехколоночный формат больше подходит для журналов и газет. Далее размеченные колонки наполняются текстом и рисунками. На рис. 13.7 приведены варианты верстки документа.

Вставка рисунков.В процессе верстки рисунки так же, как и текст, размещаются в границах установленных колонок. При размещении рисунков следует соблюдать ряд пра- вил.

• Располагайте рисунки сразу после упоминания о них в тексте.

• Оставляйте по сантиметру пространства между текстом и рисунком.

• Старайтесь использовать рисунки той же ширины, что и сопровождающий их текст.

Заметим, что для придания странице большей выразительности возможно расположе- ние рисунков, выходящих за рамки колонки (т.е. рисунков, расположенных вне спроектиро- ванной верстки).

Дополнительные принципы проектирования

Итак, основой проектирования документов является верстка. Существует, однако, ряд до- полнительных принципов проектирования документов, на которых нам хотелось бы остано- виться.

Что можно и что нельзя в верстке.Давние традиции книгопечатания сформулирова- ли следующие рекомендации:

• Не пишите убористо.Оставляйте на листе достаточно пустого места, чтобы дать глазу передышку. Между краями листа и текстом оставляйте хотя бы по паре санти- метров.

• Организуйте элементы вашего документатак, чтобы он выглядел единым целым, за- нимал при этом минимальную площадь страницы.

• Не используйте на странице много различных шрифтов и рисунков: помните, что они лишь украшение текста.

• Не используйте слишком длинных строк:длинные строки утомляют глаз читателя.

133 РАБОТА ИЗДАТЕЛЬСКИХ СИСТЕМ

Совершенство достигается практикой Не бойся попробовать

Лучший способ научиться проектировать доку- менты — больше практиковаться в этом. Это упражнение дает вам возможность, используя современный, хорошо развитый текстовый процессор, научиться использовать основные приемы и процедуры, принятые в издатель- ских системах.

Здесь имеется большое количество воз- можностей для экспериментирования. Начнем в выборе шрифтов, их типа, размера и стиля. Затем научимся располагать текст документа в колонках, используя колонки разной ширины и газетные колонки. Не следует забывать и об использовании различных способов выделе-

Совершенство достигается практикой

Не бойся Лучший способ научиться про- попробовать актировать документы — боль- ше практиковаться в этом Это упражнение дает вам возмож- ность, используя современный, хорошо развитый текстовый процессор, научиться использо- вать основные приемы и проце- дуры, принятые в издательских системах

Здесь имеется большое ко- личество возможностей для экспериментирования. Начнем в выборе шрифтов, их типа, размера и стиля. Затем научим- ся располагать текст документа

Совершенство достигается практикой

Не бойся попробовать

Лучший способ на- учиться проектиро- вать документы — больше практиковать- ся в этом. Это упраж- нение дает вам возможность, исполь- зуя современный, хо- рошо развитый текстовый процес- сор, научиться ис-

пользовать основные приемы и процеду- ры, принятые в изда- тельских системах.

Здесь имеется большое количество возможностей для экспериментирова- ния. Начнем в выбо- ре шрифтов, их типа, размера и стиля. Затем научим- ся располагать текст документа в колон-

Не бойся Попробуй попробовать еще раз

Лучший способ научиться проек- тировать докумен- ты — больше практиковаться в этом Это упраж- нение дает вам возможность, ис- пользуя современ- ный, хорошо развитый тексто- вый процессор, научиться исполь- зовать основные приемы и проце- дуры, принятые в издательских сис- темах

Здесь имеется большое количест- во возможностей для эксперименти- рования Начнем в выборе шриф- тов, их типа, раз мера и стиля Затем научимся располагать текст документа в ко- лонках, используя колонки разной ширины и газет- ные колонки

И еще раз

Не следует забы- вать и об исполь- зовании

различных спосо- бов выделения, таких, как жирный и курсив, подчер- кивание, выделе ние части текста в рамочку и т д

Рис. 13.7. Различные варианты верстки документа

Принцип баланса.Соблюдение принципа баланса требует, чтобы визуальный вес левой и правой частей страницы (или левой и правой страниц разворота) был примерно одинаков. При наличии нескольких рисунков на странице достижение баланса превращает- ся в нелегкую задачу.

Выделение.Чтобы акцентировать внимание читателя, издательские системы предла- гают целый набор средств. Простейшие из них — изменение типа и размера шрифта. Заго- ловки следует набирать шрифтом большего размера, чем подзаголовки, которые, в свою очередь, должны быть больше основного текста. Также эффективно использование стилей шрифтов — полужирного, курсива и подчеркивания, однако, ими следует пользоваться уме- ренно. Не следует выделять заглавными буквами или подчеркивать длинные фрагменты текста. Важным средством выделения является заполнение фрагмента серым (цветным) тоном и/или выделение фрагмента в рамку.