Глава 14 табличный процессор

Объем продаж (1996) = (Ч+Уороста)'Объем продаж (1995)

I—^Ячейка ВЗ

Относительный адрес

.Ячейка СЗ Формула:

(1+$В$10)*ВЗ)

•Ячейка В 10 Абсолютный адрес

Рис. 14.9. Использование абсолютных и относительных адресов

Пересчет остальных параметров из столбца В в столбец С выполняется аналогичным образом.

Таким образом, остальные столбцы (Д, Е, F)заполняются простым копированием фор- мул, содержащихся в столбце С. Команда копирования при этом автоматически подстроит содержащиеся в них относительные адреса ячеек. В заключение вы можете защитить со- зданную электронную таблицу от внесения изменений (кроме ячеек, содержащих значения прогнозных допущений).

Построенная электронная таблица дает возможность создавать всевозможные финан- совые прогнозы, изменяя прогнозные допущения. Вы можете, например, изменив одно или несколько прогнозных допущений, определить, что произойдет с прибылью в 1999 г.

Полученные результаты могут быть также представлены в графическом виде.

Таблица 14.3. Электронная таблица для финансового прогнозирования в режиме просмотра формул

	А - В С D Е F
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11	Прогноз деятельности компании 1995 1996 1997 1998 1999 Объем продаж, шт. 10000 (1+$В$10)*ВЗ .... ... (1+$В$10)*ЕЗ Цена $2.00 (1+$В$11)*В4 .... ... (1+$В$11)*Е4 Доход +ВЗ*В4 +СЗ*С4 .... . +F3*F4 Расходы 15000 (1+$В$11)*В6 ... .... (1+$В$11)*Е6 Прибыль +В5-В6 +С5-С6 .... .... +F5-F6 Прогнозные допущения Рост объем а продаж 18.00% Рост цен 5.00%

ОБЪЕДИНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения. Среди инструментов о бъе ди нен и я электронных таблиц отметим;

• организацию межтабличных связей;

• консолидацию электронных таблиц или их частей;

• объединение файлов.

14 3 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

Организация межтабличных связей

Связи между таблицами осуществляются путем использования внешних ссылок(ад- ресов ячеек), содержащих помимо имени столбца и номера строки имя файла, данные из ко- торого используются. Так , например, если мы хотим использовать данные из ячейки С2 таблицы, содержащейся в файле Exam. wql,в нужную нам ячейку текущей таблицы мы можем записать внешнюю ссылку следующим образом: [Exam.wql] C2.

При организации межтабличных связейучитывают возможность комплектования свя- занных таблиц в рабочую книгу. При этом таблица, на которую есть внешние ссылки , рас- сматривается как дополнительная. Таблица, в ячейках которой есть внешние ссылки на другие таблицы, считается основной. При загрузке таблицы, содержащей внешние ссылки, необходимо также загрузить все связанные с ней вспомогательные таблицы. В противном случае в ячейках основной таблицы, имеющих внешние ссылки, появятся сообщения об ошибке или представленные вам результаты окажутся неверными.

Между отдельными таблицами возможны двусторонние связи (таблица А ссылается на таблицу В, а В, в свою очередь, прямо или опосредованно, например через таблицу С, ссылается на А).

Консолидация электронных таблиц или их частей

Помимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов, содержащих связы- ваемые таблицы в ссылках и формулах, многие электронные таблицы предлагают пользова- телю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных как на одном листе, так и на разных листах или даже в разных рабочих книгах. С помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице, например," данные о продажах и затратах различных филиалов фирмы.

Команда объединения файлов

Многие современные табличные процессоры имеют в своем арсенале команду объединения файлов. Эта команда имеет три формы, используемые для копирования, суммирования или вычитанияданных из исходных таблиц в объединенную таблицу. Технология создания электронной таблицы, объединяющей данные нескольких исходных таблиц, такова: мы со- здаем электронную таблицу в оперативной памяти и засылаем в нее данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком (или гибком) диске. Процесс начинается с подготовки шаблона объединенной электронной таблицы.

Пример 14.14. Допустим, что интересующая нас компания имеет три магазина, от ко- торых она получает регулярные отчеты в форме электронных таблиц Однако, если в целом дела идут нормально, руководство компании мало интересует финансовая дея- тельность каждого из магазинов. Ему хотелось бы увидеть результаты деятельности всей компании и уяснить, какой из магазинов приносит прибыль, а какой — убытки Здесь возникает задача объединения данных из трех отчетов (электронных таблиц) в один. Эта задача может быть решена установлением межтабличных связей или объ- единением файлов электронных таблиц.

Допустим, что исходные отчеты, поступающие от магазинов компании, имеют вид, указанный в табл. 14.4.

Для объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от раз- личных магазинов, создается объединенный отчет, подобный указанному в табл 14.5 В ссылках, находящихся в ячейках этого отчета, указываются имена исходны»: фай- лов, содержащих данные о каждом из магазинов. При использовании команды объединения файлов в режиме копирования в результате объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, будем иметь объединенный отчет, подобный указанному в табл. 14 6

554 ГЛАВА 14 ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР

	Таблица 14.4. Отчет, поступающий от одного из магазинов
		А В С D E
	1 2 3 4 5 6 7 8 9	Компания L&M. Магазин #1. Данные за 1995 г. по кварталам: 1-й 2-й 3-й 4-й Объем продаж, дол. 84,000 92,000 110,000 102,000 Зарплата 48,000 48,000 68,000 68,000 Себестоимость 31,000 32,500 36,000 35,000 Суммарные затраты 79,000 80,500 104,000 103,000 Прибыль 5,000 11,500 6,000 -500
	Таблица 14.5. Объединенный отчет, полученный организацией межтабличньо связей (в режиме просмотра формул)
		А В С D E
	1 2 3 4 5 6	Компания L&M. Все магазины. Данные по кварталам: 1-й 2-й 3-й 4-й Магазин! [имя файла1]В9 [имя файла1]С9 [имя файла1]09 [имя файла1]Е9 Магазин 2 [имя файла2]В9 [имя файла2]С9 [имя файла2]09 [имя файла2]Е9 Магазин 3 [имя файлаЗ]В9 [имя файлаЗ]С9 [имя файла3]09 [имя файлаЗ]Е9 Общая SUM(B3,B4,B5) SUM(C3,C4,C5) SUM(D3,D4,D5) SUM(E3,E4,E5) прибыль

Таблица 14.6. Объединенный отчет, полученный при объединении файло) (в режиме копирования)

	А В С D E
1 2 3 4 5	Компания L&M. Все магазины Данные по кварталам: 1-й 2-й 3-й 4-й Магазин! 5,000 11,500 6,000 -500 Магазин 2 7,500 14,500 22,000 29,000 Магазин 3 8,500 5,000 13,000 26,000

В ряде случаев полученные в табл. 14.6 данные могут оказаться недостаточными дл) руководства компании, которое интересуют суммарные данные не только по прибы ли, но и по продажам и затратам. Здесь используется команда объединения файлов < режиме суммирования, которая обеспечивает иной порядок формирования данных i объединенном отчете. Объединенный отчет (электронная таблица) в этом случа< будет формироваться в таком же виде, как и отчеты, получаемые от магазинов, одна ко содержимое каждой ячейки в нем будет равняться сумме содержимого соответст вующих ячеек объединяемых таблиц. Так, например, зарплата в первом квартале i объединенном отчете будет определяться суммой заработной платы во всех магази нах в первом квартале.

Аналогично используется команда объединения файлов в режиме вычитания. Это" режим может быть использован, например, в случае, когда текущие показатели вы числяются как разность показателей этого и прошлого годов.

14 3 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

МАКРОСЫ КАК СРЕДСТВО АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ

Понятие макроса

Ма кроепредставляет собой записанную комбинацию клавиш, сохраняемую под опреде- ленным именем для многократного использования (рис 14 10) Макросы являются эффек- тивным средством автоматизации трудоемких часто повторяющихся рабочих операции

Создание макроса во многом напоминает запись программы на алгоритмическом языке Этот процесс может быть представлен как последовательность следующих шагов

• определение цели, для выполнения которой вы создаете макрос (например, для объ- единения данных, поступающих из отдельных магазинов, в общую электронную таб- лицу),

• определение последовательности команд (нажатий клавиш), обеспечивающую дости- жение поставленной вами цели;

• набор с клавиатуры последовательности команд, причем расположение создаваемого макроса не должно мешать введению в таблицу новых строк или столбцов,

• присвоение имени макросу, созданному в процессе выполнения шага 3.

Пример 14.15. Приведем пример создания макроса в электронной таблице Lotus 1-2-3 Имя макроса включает в себя левый слэш и букву (например, \С или \В) Содер- жимое макроса начинается в соседней ячейке справа от имени и далее продолжается в данном столбце Для выполнения макроса следует нажать клавишу <Alt> и соответст- вующую букву, содержащуюся в его имени Так, для выполнения макроса, который вы видите ниже, следует набрать на клавиатуре <Alt> <C>

Пример макроса

\С {goto}upprleft~

/fcanquarters~storel wkl~ <down>

/fcanquarters~store2 wkl~ <down>

/fcanquarters~store3 wkl~ /reallstore

Макрос с именем \С предназначен для объединения данных, поступающих от магази- нов, в общую электронную таблицу (последовательность запрограммированных здесь действий полностью совпадает с действиями, предпринимаемыми при получении табл 146) Жирным шрифтом помечены имена диапазонов перемещаемых ячеек При создании макросов используются специальные обозначения В электронной таблице Lotus 1-2-3, например, используются следующие обозначения В примере макроса ис- польз> ется команда объединения файлов (File Combine Add command) для диапазона ячеек QUARTERS взятых из электронной таблицы store I wkl

/REallstore-

L

.Символ исполнения „Имя диапазона ячеек

_Выбор параметра в выбранной команде

_Выбор команды

-Вход в командный режим

Рис. 14.10. Обозначения, используемые при написании макросов

556 ГЛАВА 14 ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР

Как уже указывалось, наиболее простым способом создания макроса является егс пись с помощью макрорекордера.При использовании макросов, записанных с пс щью макрорекордера, выполнение операции происходит не всегда так безупречно, хотелось бы. Поэтому у пользователя часто возникает потребность отредактировать ti макроса. Существуют команды редактирования макросов, с помощью которых ошибки, пущенные при написании макроса, исправляются Довольно часто нужно проследить полнение макроса шаг за шагом. Для этого используют пошаговый режим макроса (ре;

отладки).

Создание пользовательских меню

Идея объединения двух и более макросов привела к созданию пользовательских меню рис. 14.11 мы видим пользовательское меню, построенное для объединения электрон таблиц. Меню имеет четыре пункта (Объединить, Удалить, Распечатать и Выйти), каж, из которых реализуется выполнением специально разработанного макроса. Выбор и заг выполнения того или иного макроса в зависимости от особенностей конкретного табли¹ го процессора могут осуществляться следующим образом:

• специальной клавишной комбинацией с последующим вводом имени макроса;

• указанием вызывающей клавиши отдельно для каждого макроса;

• включением вызова макроса как нового пункта в системное меню;

• добавлением кнопки вызова макроса в панель инструментов;

• контекстным вызовом менеджера макросов мышью

ОбъединиУдалить Распечатать Выйти

Рис. 14.11. Пример пользовательского меню

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА ДЛЯ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИ

^Покажем роль электронной таблицы как средства поддержки принятия решений, приме анализ получения кредита.

* Попытаемся использовать возможности электронной таблицы для решения вопро» возможности покупки в кредит автомобиля Допустим, вы хотите знать, "осилите" ли ежемесячный платеж за покупаемую машину, величина которого зависит от ее цены, пе] начального платежа и условий предоставления кредита (ссуды). Иными словами, вас И1 ресует.

• можете ли вы позволить себе определенный месячный платеж за машину ?

• что будет, если вы согласитесь на меньший автомобиль и получите скидку от его г изводителя ?

• что будет, если вы в следующее лето заработаете некоторую дополнительную су? для первоначального платежа ⁹

• что будет, если вы увеличите срок возврата ссуды и получите более низкую проц<

ную ставку ?

Ваше решение о выборе и покупке автомобиля зависит от ответов на эти и другие просы. На рис. 14.13 анализ данной ситуации проведен при помощи электронной таблиц]

На рис. 14.12 мы видим шаблон (пустую таблицу), имеющий соответствующие на:

ния строк и столбцов, а также формулы без числовых данных. В шаблон дополнител вводятся следующие числовые данные: цена автомобиля, скидка производителя, первс

14 3 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

Цена автомобиля Скидка производителя Первоначальный платеж

+В1.(В2+ВЗ)

ffc**ir* "•*

Полные затраты Процентная ставка (%) Срок возврата ссуды (годы) Ежемесячный платеж

@РМТ(В5,В6/12,В7*12) Рис. 14.12. Шаблон таблицы

Показатели	Альтернатива 1	Альтернатива 2	Альтернатива 3	Альтернатива 4
Цена автомобиля $14999 $13999 $13999 $13999 Скидка производителя $0 $1000 $1000 $1000 Первоначальный платеж $0 $0 $3000 $3000

$14999 1300 3 $505 38

$12999 1300 3 $43799

$9999 1300 3 $33691

$9999 1200 4 $26331

Полные затраты Процентная ставка (%) Срок возврата ссуды (годы) Ежемесячный платеж

Рис. 14.13. Анализ ситуации с помощью электронной таблицы

чальныи взнос, годовая процентная ставка и время возврата ссуды После ввода указанных данных электронная таблица автоматически вычисляет значение ежемесячного платежа, ис- пользуя специальную функцию @РМТ

Функция @PMT(Pv, Rate, Nper) вычисляет сумму периодического платежа, необ- ходимую для погашения ссуды Pv с процентной ставкой Rate за число платежных периодов Nper При этом значения, которые определяются для Rate, должны коррели- роваться с единицами, используемыми для Nper Если платежи делаются ежегодно, Nper измеряется в годах Если платежи производятся ежемесячно, Nper представляет собой число платежных месяцев Для расчета ежемесячных платежей при использова- нии годовой процентной ставки ее следует разделить на 12 Так, например, в рамках табл на рис 1413 функция @РМТ используется в следующем виде

@РМТ( 14999, 13/12,36)

Заметим, однако, что в электронной таблице аргументы функций могут быть пред- ставлены не самими их значениями, а адресами ячеек, в которых эти значения нахо- дятся

@РМТ(В5,В6/12,В7*12)

Указанный шаблон позволяет рассмотреть несколько альтернатив и получить пред- ставление о полезности электронных таблиц для принятия решений

Альтернатива 1, которую мы видим, не кажется нам слишком привлекательной, по- скольку покупка машины по цене 14 999 дол — это неприемлемая для нас величина ежеме- сячного платежа, превышающего 500 дол

Соглашаясь на меньший автомобиль и получая при этом скидку, мы несколько умень- шаем размер ежемесячного платежа, доводя его до 437 дол. (альтернатива 2)

558 ГЛАВА 14 ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР

Далее мы видим альтернативу 3 — необходимость получения дополнительного дохода в 3000 дол. для внесения первоначального платежа.

Последняя альтернатива 4 покупки — увеличение срока возврата ссуды до 4 лет с более низкой процентной ставкой, возможно, устроит нас.

Таблица таким образом иллюстрирует, как использовать электронную таблицу для поддержки принятия решений. Пользователь определяет проблему, вводит необходимое ко- личество переменньк и затем строит электронную таблицу в нескольких версиях, в каждой из которых варьируется одна или несколько переменных.

О

о

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

Адрес ячейки

Буфер промежуточного хранения

Блок ячеек

Внешние ссылки

Графические возможности

Защита ячеек

Команды:

для работы:

с базой данных с окнами с файлами

печать

редактирования

сервис

форматирования Консолидация таблиц Линейка прокрутки Макросы Макрорекордер Межтабличные связи Обобщенная технология работы с

электронной таблицей Объединение таблиц Панель инструментов Панель управления Правила:

относительной ориентации

клеток

копирования формул

перемещения формул Пользовательское меню Рабочее поле

Рабочая книга Режим:

ввода данных

готовности

командный

редактирования Ссылка:

абсолютная

относительная Строка ввода Строка главного меню Строка подсказки Строка состояния Табличный процессор Текущая (активная) ячейка Тип данных:

дата

символьный

числовой

формула

функция Формат данных:

денежный

научный

основной

процентный

с фиксированным

количеством десятичных

знаков Форматирование данных:

Ячейка электронной таблицы Электронная таблица

^

о

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

2.

Опишите структуру типового интерфейса электронной таблицы.

Перечислите и поясните основные типы входных данных, которые могут быть введе- ны в яч 'ки электронной таблицы.

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ » ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ • ЛИТЕРАТУРА

3. Поясните основные режимы работы электронной таблицы.

4. Перечислите и поясните существующие форматы представления числовых данных в ячейках электронной таблицы.

5. Перечислите и поясните существующие форматы представления символьных данных в ячейках.

6. Как защитить содержимое ячеек электронной таблицы от несанкционированного до- ступа и внесения изменений ?

7. Что такое формула в электронной таблице и ее типы. Приведите примеры.

8. Что такое функция в электронной таблице и ее типы. Приведите примеры.

9. Поясните очередность выполнения операций в арифметических формулах.

10. Как указывается блок (диапазон) ячеек при выполнении какой-либо команды ?

11. Поясните, для чего используются абсолютные и относительные адреса ячеек.

12. В чем смысл правил автоматической настройки формул при выполнении операций ко- пирования и перемещения?

13. Покажите на примерах все возможные варианты автоматического изменения адресов в формулах при выполнении операции копирования.

14. Покажите на примерах все возможные варианты автоматического изменения адресов в формулах при выполнении операции перемещения.

15. Расскажите о назначении каждой из основных групп команд электронной таблицы. Приведите примеры типовых команд.

16. Укажите, какие вы знаете типы диаграмм, используемых для интерпретации данных электронных таблиц. Поясните, когда следует ( или не следует) использовать каждый из них.

17. Перечислите и поясните содержание основных технологических этапов работы с элек- тронной таблицей.

18. Что такое макросы и для чего они используются ?

19. Какие способы объединения нескольких исходных электронных таблиц в одну вам из- вестны ?

20. Как использовать электронную таблицу для моделирования по типу решения задачи "Что будет, если ?"