14.3. Технология работы в электронной таблице

• Обобщенная технология работы

я Проектирование электронной таблицы

• Объединение электронных таблиц я Макросы как средство автоматизации работы я Электронная таблица для поддержки принятия решений

ОБОБЩЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЬ!

Хотя работа в каждой электронной таблице имеет свои особенности, можно говорить о не- которой обобщенной (усредненной) технологии работы с ней Схема такой технологии при- ведена на рис 14 8

На этапе 1 формируется структура таблицы Структура включает определение за- головка таблицы, названий строк и столбцов, а также ввод в ячейки таблицы исходных дан- ных, формул и функций

i-

Формирование структуры электронной таблицы

'

Ввод заголовка и шапки таблицы

—ГУ-"-——»• "" •————'

Ввод исходных данных

• ' ' ' • * " 111 111111 1!

Ввод формул

, ... ,*.„*•,, , , ,

*1

-

Работа с данными!

'

>

Моделирование

Одновременная работа с несколькими таблицами

Работа с базами данных

'

f

-

*

^ *

•

Задачи "Что будет если? "Как сделать чтобы?

Анализ чувствительности

Статистический анализ и прогноз

Анализ с помощью встроенных функций

Оптимиза- ционные задачи

\

'

Представление выходных данных в графическом виде

'

'

Печаль

Рис. 14.8. Обобщенная технология работы с электронной таблицей

550 ГЛАВА 14 ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР

На этапе 2 производится работа с данными, которая состоит в исследовании сфо мированной таблицы. Такое исследование может быть связано с использованием опред ленных математических моделей (моделированием), методов одновременной работы несколькими таблицами и методов работы с базами данных

Математические модели помогают пользователю на основе имеющейся таблицы пол чить новую информацию решением таких типовых задач компьютерного моделировани "Что будет, если ?", анализ чувствительности и др. Решение задач типа: "Что буде если?" — дает возможность пользователю узнать, как изменятся выходные параметры nj:

изменении одной или нескольких входных величин (условий). Расширением таких задач я ляются задачи анализа чувствительности, позволяющие определить, как изменится решен! модели при изменении одной или нескольких входных величин с заданным шагом в опред ленном диапазоне значений. Обратной по отношению к задаче: "Что будет, если?" — явл ется задача: "Как сделать, чтобы?" Она возникает в случае, если ваша цель — достижеж определенного значения модели и вы ищете значения входных параметров, обеспечивак щих достижение этой цели. Различные виды анализа данных, содержащихся в исходно таблице, можно проводить с использованием встроенных функций и процедур. Так, вход щие в состав электронной таблицы статистические функции могут использоваться в ст тистическом анализе или для прогноза содержащихся в таблице данных. Использован! финансовых функций позволяет произвести анализ эффективности планируемых каш тальных вложений, рассчитать стоимость ценных бумаг или размер амортизационнь отчислений. Для решения оптимизационных задач используются специальные модели мат матического программирования.

Часто фирма имеет центральный офис и несколько филиалов В таких условиях поя] ляется задача объединения различных документов и отчетов, приходящих из этих фили лов Решение подобной задачи требует использования специальных многотабличных связ< и программных методов для манипулирования с файлами и генерации отчетных фор) Одновременная работа с несколькими таблицами — это одна из возможностей работы данными в электронных таблицах.

Иногда при работе с большими электронными таблицами требуется найти ту w иную строку (столбец) или отсортировать строки (столбцы) в нужном порядке. Для этого электронной таблице предусмотрен ограниченный программный инструментарий СУБ^ позволяющий манипулировать строками и столбцами как компонентами баз данных.

Этап 3 технологии позволяет в графическом виде представить результаты, получе! ные на первом и втором этапах, и наиболее ярко их интерпретировать

Этап 4 обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом результ. ты могут быть распечатаны в табличном виде или в виде графических диаграмм.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Рассмотрим проектирование электронных таблиц. С этой целью проведем формировав прогноза финансовой деятельности некоторой компании за 5 лет (табл. 14.2). Доход любом году определяется как произведение объема продаж в натуральном выражении ь продажную цену. Размер прибыли при этом определяется как разность между доходом суммой расходов данного года.

Пользователем задаются исходные данные первого года. Данные всех последующи лет вычисляются электронной таблицей на основе допущений о характере их изменений будущем. Эти данные расположены в нижнем левом углу табл. 14.2. Расходы и продажны цены определяются с учетом заданного роста цен, а объемы продаж — с учетом роста o6i емов продаж. При изменении данных допущений электронная таблица должна немедленн

14 3 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

пересчитывать значения всех прогнозируемых финансовых характеристик. Для этого элек- тронная таблица проектируется таким образом, чтобы прогнозируемые параметры опреде- лялись по формулам, зависимым от исходных прогнозных допущений.

Проектирование электронной таблицы, расчеты по которой мы видим в табл. 14.2, ос- новано на использовании уже рассмотренных нами команд копирования и перемещения.

Разработка любой электронной таблицы начинается с постановки цели. Электронная таблица, проектируемая для целей финансового прогнозирования, должна всякий раз пере- считывать финансовые показатели компании при изменении принятых прогнозных допуще- ний.

Создание электронной таблицы начинается с ввода названий столбцов и строк. Столб- цами в нашей таблице являются годы, составляющие прогнозный период, а строками — прогнозируемые финансовые показатели. Кроме того, в таблицу входят прогнозные допу- щения.

Далее вводятся данные первого года (в нашем примере 1995), которые частично зада- ются как числовые данные (объем продаж, продажная цена,), а частично — как формулы. Так, например, в ячейку В5 записывается формула для вычисления дохода +ВЗ*В4, а в ячейку В7 — формула для вычисления прибыли +В5-В6. Одновременно вводятся числовые данные, выражающие прогнозные допущения.

Таблица 14.2. Финансовый прогноз деятельности компании

	А В С D E F
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11	Прогноз деятельности компании • 1995 1996 1997 1998 1999 Объем продаж, шт. 10000 11800 13924 16430 19388 Цена $2.00 $2.10 $2.21 $2.32 $2.43 Доход $20000 $24780 $30702 $38040 $47132 Расходы $15000 $15750 $16537 $17364 $18232 Прибыль $5000 $9030 $14165 $20676 $28900 Прогнозные допущения Рост объема продаж 18 00% Рост цен 5 00%

Наиболее сложный момент проектирования нашей таблицы — это ввод формул в столбец второго года (1996). Эти формулы учитывают результаты первого года и, кроме того, отражают прогнозные допущения. Так, например, объем продаж в 1996 г. определяет- ся как объем продаж 1995 г., умноженный на процент роста, указанный в прогнозных допу- щениях (рис. 14.9).

Использование в указанной формуле относительных и абсолютных адресов позволит скопировать ее в оставшиеся колонки. Абсолютный адрес для ячейки, содержащей процент роста объема продаж, предполагает ее обязательное использование для всех расчетов в рам- ках данной электронной таблицы. Относительный адрес ячейки, содержащей объем продаж предыдущего года, дает возможность его подстройки при копировании формулы, поскольку сохраняется логика расчета объема продаж для последующих лет.