III. Создание форм для наполнения таблиц данными (записями)
Наиболее удобным и безопасным с точки зрения сохранения структуры таблиц способом ввода данных в таблицы БД является ввод данных через формы.
Структура формы может быть сформирована на основе таблиц и на основе запросов. Форма может быть создана автоматически (Создание – группа Формы - кнопка Формы или Другие формы). Однако наиболее удобным способом создания форм является использование Мастера форм.
Пример 1. Создать форму для наполнения данными таблицы «Изучаемые предметы».
Для этого:
Выбрать вкладку Создание – группа Формы - Мастер форм (появляется окно Создание форм).
Выбрать в качестве источника данных таблицу «Изучаемые предметы», затем все поля из нее.
На следующем шаге выбрать внешний вид формы (например, ленточный).
На последнем шаге задать имя формы.
В режиме Конструктор форму можно редактировать, используя область заголовка, область данных и область примечаний.
Ниже представлена форма для заполнения таблицы «Изучаемые предметы» как в режиме формы, так и в режиме Конструктор.
При создании формы через Мастер форм, она может быть создана на основе нескольких таблиц или запросов. Соответственно в ней могут быть поля уже из нескольких таблиц или запросов.
Пример 2. Создать форму для ввода данных сразу в две таблицы - «Список студентов» (1-я таблица) и «Личные данные о студентах» (2-я).
Для этого:
Создание - Формы – Мастер форм и в окне Создание форм выбрать 1-ю таблицу.
Выбрать из 1-й таблицы все поля, которые затем войдут в будущую форму.
В поле «Таблицы и запросы» выбирается 2-я таблица, затем поля в ней (кроме выбранного ранее поля Шифр).
Далее выбирается внешний вид формы (например, в один столбец).
Задается имя формы.
При создании формы для ввода данных в таблицы, связанные отношением один-ко-многим можно создавать так называемые сложные формы (формы с подчиненной формой или связанной формой).
Пример 3. Создать форму с подчиненной формой для таблиц «Список студентов» и «Успеваемость».
Форма создается через Мастер форм. Выбираются таблицы и поля из них. На этапе задания вида представления данных по умолчанию помечен переключатель Подчиненныеформы(можноСвязанные формы). Далее выбирается внешний вид подчиненной формы (например, ленточный). На последнем шаге создания формы задаются имена форм (формы и подчиненной ей формы).
Ниже представлена форма с подчиненной формой.
IV. Создание запросов
Запросы создаются и редактируются в режиме Конструктор, при этом последовательно выбираются таблицы и нужные поля из них.
1. Запрос на выборку
Пример. Создать запрос. В результирующей таблице запроса вывести фамилии, группы, формы обучения студентов, имеющих по линейной алгебре оценки 4 и 5 .
Для этого:
Создание–Запросы-Конструкторзапросов.
В окне «Добавление таблицы»выбрать нужные для запроса таблицы.
Для построения запроса в верхней части бланка запроса из таблиц двойным щелчком выбрать нужные для запроса поля: ФИО, Группа, Предмет (из таблицы «Изучаемые предметы»), Оценка, Форма обучения (имена полей отображаются в нижней части бланка запроса).
В строке «Условиеотбора» для поля Предмет ввести условие:Линейная алгебра.
В строке «Условиеотбора» для поля Оценка ввести условие вида:>=4
Запустить запрос cпомощью кнопкиВыполнитьв группеРезультаты, проанализировать результирующую таблицу запроса, сохранить запрос.
Редактируется запрос в режиме Конструктор.
Созданный запрос представлен ниже.
В зависимости от критерия отбора строка «Условие отбора» может иметь вид:
>=3 AND <=4– для отбора студентов с оценками 3 и 4.
Экономика (или Э*) - для поиска студентов этой специальности (в режиме Конструктор строка «Условие отбора» будет иметь вид "Экономика" или like "Э*", где символ «звездочка» означает любые символы).
>= "О*"- выбор студентов, фамилии которых начинаются на букву "О" и далее.
13.*.* (*.07.* или *.*.1994)- поиск студентов по дате рождения (день, месяц, год)
Between 01.01.1993 AND 31.12.1994– поиск студентов, родившихся в период с 1993 по 1994 годы.
Да(или Нет)- для поиска студентов бюджетной (или контрактной) формы обучения при использовании логического типа данных.