Правила набора текстовых документов
Знаки препинания . , : ; … пишутся слитно с предшествующим и раздельно со следующим словом. Иначе возможен перенос одиночного знака препинания в начало строки.
|
Правильно |
Не правильно |
|
Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. |
Процессы сбора , обработки , накопления , хранения , поиска и распространения информации . |
Скобки и кавычки “прилепляются” к заключенному в них тексту. Иначе возможен перенос отдельной скобки или кавычки в начало строки, или, наоборот, одиночная скобка или кавычка могут остаться в конце строки.
Правильно
Не правильно
Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной (ведомственной) сети.
Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной ( ведомственной ) сети.
Сокращения типа: И. С. Тургенев, г. Санкт-Петербург, 2002 г. в тексте правильно писать через неразрывный пробел <Ctrl><Shift><Пробел>, чтобы исключить перенос отдельных частей сокращений на другую строку.
Следует различать и правильно употреблять символы тире и дефис.
Дефис заменяет символ в слове, и по этой причине не отделяется пробелами. Например: “человек-амфибия”.
Тире заменяет слово в предложении, и поэтому отделяется пробелами с двух сторон. Например: “Хлеб – всему голова”.
Не следует самостоятельно вставлять в слова символ переноса (дефис), для того чтобы часть слова перенеслась на следующую строку. При необходимости можно разрешить в данном документе перенос слов по слогам, изменив настройки в пункте меню: Сервис/ Язык/ Расстановка переносов.
При работе в MSWordне возникает необходимости ставить подряд более одного символа “пробел” (‘ ’) и символа “конец абзаца” (<Enter>).
Выравнивания абзацев (по центру, вправо, влево, по ширине), отступы “красной строки”, отступы абзаца от полей страницы на определенную величину, отступы между абзацами (в том числе, когда абзац является заголовком) и межстрочное расстояние устанавливаются стандартными средствами MS Word. См. пункт менюФормат/ Абзац.
Разнесение текста в несколько колонок – Формат/ Колонки.
Начало следующего текста с новой страницы – Вставка/ Разрыв/ Новую страницуили сочетание клавиш <Ctrl><Enter>.
Никогда не следует ставить символ “конец абзаца” (<Enter>) внутри одного логического абзаца. Если необходимо принудительно разбить строку, используйте символ “разрыв строки” (<Shift><Enter>).
В списках не следует расставлять нумерацию вручную. При необходимости используйте возможности:
пропустить нумерацию (отжать кнопку нумерации на панели инструментов);
начать нумерацию с определенного значения, изменить тип и вид списка (Формат/ Список);
изменить уровень пункта в иерархическом списке (кнопки:Увеличить отступиУменьшить отступна стандартной панели инструментов.)
Рис. 50. Пиктограммы “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ” на панели инструментов.
Нумерация страниц в документе расставляется автоматически (Вставка/ Номера страниц).
Опционально можно запретить выставление номера на первой странице текущего раздела1.
Чтобы начать нумерацию страниц текущего раздела с определенного номера, в пункте меню Вставка/ Номерастраниц используйте кнопкуФормат…
Для того чтобы вставить в текст сноски используйте пункт меню Вставка/ Сноски.
Символ ‘.’ (точка) в конце заголовков не ставится.
Для того чтобы автоматически сформировать оглавлениедокумента используйте разметку документа стилями.См. ниже.
Таблицы чаще, чем другие части документа, подвергаются переформатированию, в частности, изменению ширины столбцов. Чтобы не возникало проблем при переформатировании таблиц, следует соблюдать следующие правила:
Каждый отдельный элемент таблицы должен вводиться в соответствующую ему отдельную ячейку.
|
Правильно |
Не
правильно |
Рис. 51. Форматирование таблиц.
Границы ячеек таблицы можно частично или полностью не отображать при печати документа.
Рис. 52. Варианты установки границ ячеек в таблице.
Если элементами ячеек являются числовые данные, то правильнее выравнивать содержимое таких ячеек вправо, для того, чтобы сразу был виден порядок числа. При этом количество знаков после запятой должно быть одним и тем же.
Выравнивание по вертикали в ячейках таблицы выполняется без использования символа “Конец абзаца” (<Enter>). См. пункт контекстного менюВыравнивание в ячейке(щелчок правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте таблицы).
Рис. 53. Варианты выравнивания текста в ячейке таблицы.
При необходимости (в сложных шапках) используйте объединение ячеек. Таблица/ Объединить ячейки.