Функциональное моделирование процессов на базе стандарта IDEF0. Методические рекомендации.

7 Порядок работ по созданию описаний процессов

7.1Управление проектом должно представлять собой процесс, в ходе которого координируется работа авторов, экспертов и тех, кто принимает окончательную версию модели системы или ее части.

7.2Следует в полной мере использовать возможности методологии, основанной на разделении функций участников проекта и итерационном характере рецензирования.

7.3В ходе рецензирования следует проверять корректность диаграмм и/или моделей, а также соответствие их поставленной цели и точке зрения.

7.4В деятельность по созданию описаний процессов рекомендуется включать следующие основные этапы:

•подготовительный этап;

•сбор информации;

•разработка функциональных моделей;

•документирование процессов;

•утверждение документов.

8 Подготовительный этап

Создание описаний процессов следует начать с подготовительного этапа, который должен включать:

•формулировку цели, точки зрения о представлении будущих моделей процессов и об их предполагаемом использовании в будущем.

•формирование рабочей группы из числа сотрудников организации и/или привлеченных специалистов.

•согласование планов и сроков по проекту среди всех участников, назначение ответственных исполнители по проекту, а также составление и утверждаются сроков и бюджета по проекту.

9 Сбор информации

9.1 Сбор информация для разработки функциональных моделей процессов следует производить с учетом того, что информация может быть получена из различных источников.

15

9.2Опрос специалистов и экспертов следует осуществлять для:

•сбора фактов

•определения проблем

•принятия решений

•уточнения функциональных моделей

9.3Опрос для сбора фактов следует проводить, когда необходимо определить, как выполняется процесс или работает система. Опросы для определения проблемы - когда необходимо выяснить претензии к процессу. Совещания для принятия решений - когда необходимо получить представление, как должен функционировать будущий процесс, чтобы устранить недостатки в существующем процессе. Диалоги автор-читатель - обсуждение между автором и рецензентом при возникновении разногласий.

9.4Для всех типов опроса следует использовать подход, имеющий три этапа:

1.подготовка,

2.проведение опроса,

3.завершение.

9.5Хорошая подготовка оптимизирует время опроса, проведенное с источником информации, и дает надежный поток информации. Следует включать следующие шаги:

•выбор необходимого собеседника;

•предварительную договоренность о встрече;

•согласованную программу встречи;

•изучение сопутствующей информации;

•согласование действий с группой проектирования и аналитиками.

9.6Установив цель встречи и договариваясь о встрече, следует ограничить ее продолжительность в пределах часа или менее. Если тематика обширна, следует разбить беседу на несколько встреч. Следует установить программу беседы и определить круг вопросов, обратив внимание на те, от ответов на которые зависит продолжение моделирования.

9.7При опросе следует правильно организовывать и поддерживать поток информации от эксперта к аналитику:

•делайте паузы, когда эксперт думает, давая возможность ему обдумать, что сказать дальше;

•никогда не перебивайте, подсказывая ответ или задавая другой вопрос;

16

Функциональное моделирование процессов на базе стандарта IDEF0. Методические рекомендации.

•не задавайте наводящих вопросов, и вопросов, на которые можно дать однозначный ответ (Да/Нет) - это не дает эксперту возможность делиться знаниями;

•старайтесь не задавать контрольных вопросов - это прерывает поток информации;

•делая записи, не стенографируйте, а готовьте следующий вопрос и фиксируйте только факты, иначе легко потерять контроль над опросом.

9.8В ходе опроса следует отслеживать:

•вы получили достаточно информации;

•вы получаете большой объем ненужной информации;

•обилие информации вас подавляет;

•эксперт начинает уставать;

•с экспертом у вас часто возникают конфликты.

9.9 Материалы следует оформлять сразу же после встречи с экспертом, чтобы минимизировать потери информации. Следует сделать редакцию своих диаграмм, а копии, вместе с сопроводительными материалами направьте эксперту.

10 Управление процессом функционального моделирования

10.1В процессе IDEF0-моделирования рекомендуется выделить специальную группу людей, ответственных за то, что создаваемая в процессе анализа модель будет точна и используема в дальнейшем. Эта группа отвечает за контроль качества моделей, создаваемых разработчиками проекта. Рабочая группа следит за выполняемой работой и ее соответствием конечным целям всего проекта. Члены рабочей группы обсуждают модель и оценивают, насколько она может быть использована и будет использована соответствующим образом в ходе выполнения проекта для достижения его глобальных целей.

10.2Таким образом, рабочая группа находится в наиболее выгодном положении при определении текущего направления развития проекта и выработке предложений по его корректировке. Рабочая группа реализует это с помощью рецензий. Модели, которые достигли желаемого уровня детализации и точности с точки зрения технических требований, направляются членам рабочей группы для обсуждения и утверждения. Рабочая группа оценивает, насколько применима данная модель. Если модель признана рабочей группой применимой, она одобряется и утверждается. В противном случае разработчикам направляются замечания для необходимой доработки.

17