Сценарий работы пользователя
В данном АРМ автоматизированы следующие операции:
запись накладной ф.16 и реестра ф.11, причем автоматически считается количество отправлений, ставится дата и в накладной ф.16 несколько упрощается ввод данных.
подсчет количества накладных ф.16 и реестров ф.11 за месяц.
поиск накладной ф.16 и реестра ф.11 по дате
Данное АРМ предусматривает работу двух категорий пользователей: оператора и начальника.
Разработанная АРМ организована таким образом, чтобы максимально упростить работу пользователя (оператора и начальника), то есть уменьшить, на сколько это возможно, выполнение работы вручную. В зависимости от выбранного пункта и категории доступа дальнейшие действия пользователя различны – или дальнейший выбор одного из пунктов, или ввод данных для выполнения различных действий с базой. Предусмотрены две категории пользователей АРМ – «Начальник» и «Оператор». Каждый пользователь имеет свой пароль для доступа к работе с АРМ. Открывать АРМ и работать с ним могут только зарегистрированные пользователи.
Создаваемая база данных предполагает автоматизацию рабочего места по составлению сопроводительной документации в почтовом отделении на нерозданную почту, отправляемую на хранение в почтамты и узлы связи.
Сопроводительная документация, а именно, накладная ф.16 и реестр ф.11, ведется в 2-х экземплярах, поэтому необходимо исключить ввод дублирующихся данных, вводя всего 1 раз эти документы с помощью данного АРМ (автоматизированного рабочего места). Для дальнейшего использования ранее введенной информации необходимо предусмотреть легкий доступ к ней и удобное хранение. Оператор составляет данные формы в конце каждого месяца.
В большинстве своем предприятия почтовой связи используют бумажные носители информации. Поэтому, создавая автоматизированное рабочее место, помимо использования электронных форм и отчетов необходимо предусмотреть их вывод на бумагу.
База данных должна быть защищена от других пользователей компьютером. Следовательно, нужно предусмотреть систему паролей. Введя пароль, соответствующий занимаемой должности, работник попадает только в ту часть базы данных, которая предусмотрена для его работы. Несанкционированный доступ к базе данных должен быть исключен.
Для работы создаваемой базы данных нужно использовать как можно меньшее количество работников. Поэтому работать с базой данных будут три человека: 2 оператора и начальник.
Описание работы пользователей АРМ
Оператор выполняет следующие операции:
- заполнение накладной ф.16 для посылок, ценных писем и ценных бандеролей
- заполнение реестра ф.11 для простых, доплатных, заказных отправлений и для переводов
- печать текущих заполненных документов.
Задачи начальника:
- проверять и контролировать правильность работы операторов путем просмотра отчетов накладных ф.16 и реестров ф.11, и по необходимости печатать нужные сведения.
- поиск по дате нужной накладной ф.16 или реестра ф.11
- просмотр списка накладных ф.16 и реестров ф.11 по месяцам года.
Данные подсчитываются автоматически в данном АРМ, что намного облегчает работу операторов.
Техническое задание
1. Общее представление.Производственные или коммерческие цели организации или ее подразделения и роль объекта проектирования в реализации этих целей.
Для автоматизации рабочего места оператора необходимо вести реестры оплаченных почтовых переводов в электронном виде, используя программный продукт MS Access. Это упростит поиск нужных документов за интересующую дату, вести отчетность, контроль. Дополнительно необходимо перевести составление накладной ф. 16 и реестра ф.11 в электронный вид, где по каждой накладной ведется база данных с возможностью распечатывания документов.
Кроме того, все почтовые отправления, подлежащие отправке , записываются количеством в порядке очередности в накладную ф. 16, а также в реестр Ф 11.
При печати бланков накладных и реестра, они делится на страницы, которые автоматически нумеруются.
После распечатывания оператором накладной ф. 16, он ставит оттиск календарного штемпеля места отправления или места назначения почты и свою подпись на бланках ф.16. После чего документ является оформленным, и оператор передает его сопровождающему почту.
Такая автоматизация позволит более эффективно контролировать рабочий процесс, вести учет маршрутных накладных ф.16, фиксировать работу персонала, быстро разбирать претензии, экономить рабочее время. Улучшиться контроль за отправленными почтовыми переводами, повысится производительность труда за счет использования автоматизации.
2. Прикладное представление.Функции, задачи и подзадачи, реализуемые в разрабатываемом программном обеспечении. Сюда включаются все предполагаемые виды обработки информации, эскизы пользовательских интерфейсов.
Реализуемое АРМ имеет следующие функции:
заполнение накладной ф.16 и реестра ф. 11 на ЭВМ;
хранение в архиве данных заполненной накладной ф.16 и реестра ф.11;
печать заполненных накладных ф.16 и реестра ф.11;
поиск необходимых документов по дате, месяцам года ;
имеет возможность добавления новых пользователей.
Пользовательский интерфейс реализуется в Access и включает в себя:
Окно ввода данных накладной ф.16 и реестра ф.11 для оператора, с возможностью просмотра и печати .
Интерфейс работы начальника, с возможностью просмотра всех накладных, просмотра накладных и их печати, добавление новых пользователей и создания запросов .
3. Информационное представление.Различные информационные ограничения, такие, как формы документов и другие требования к отчетности, необходимость проверки вводимых данных, авторизация и разграничение прав пользователей, и другие меры по обеспечению защиты информации.
бланк накладной ф.16 реестра ф.11;
ввод паролей и ограниченный доступ;
проверка целостности ввода данных.
Накладная ф.16:
Дата и время заполнения вводится оператором;
Пункт обмена ;
Фамилии оператора сопровождающего почту ;
Фамилия начальника вводится автоматически
Заполнение основной части производится оператором;
Интерфейс начальника:
Период заполнения накладных вводится начальником (в запросах);
Количество заполненных накладных и фамилии операторов отображается автоматически;
Может просматривать накладные ф.16 и выводить их на печать;
Имеет возможность добавлять новых пользователей;
Не может вносить изменения в накладные (для исключения случайного ввода).
Одной из мер по обеспечению защиты информации является авторизация пользователей АРМ. Авторизация производится через интерфейс доступа путем ввода сотрудником своей фамилии и пароля.
Для уменьшения количества ошибок все поля интерфейса должны быть заполнены, иначе исключается возможность производить какие-либо дальнейшие операции с данным интерфейсом (сохранение, печать). Также имеются поля для обязательного заполнения (номер маршрутной накладной, дата и время заполнения, фамилии участников в обработке почты), которые нельзя пропустить (программа не даст). Имеется защита от ввода несанкционированной информации (ввод текста в числовые поля и др.).
Пользователями АРМ в нашем случае являются: оператор и начальник отдела.
Начальникявляется пользователем БД, с большими возможностями.
управление данными, необходимыми для авторизации операторов
следит за работой отдела с помощью АРМ (количество обработанных накладных и реестров, маршруты отправления, фамилии сопровождающих)
производит просмотр сделанных отчетов по дням, месяцам года при помощи АРМ.
Оператор:
осуществляет выдачу и прием распечатанных накладных ф. 16 и реестра ф.11 сопровождающему,
заносит данные о почтовых отправлениях в базу накладной ф.16 в электронном виде,
производит печать ф.16,
ставит оттиск календарного штемпеля места отправления почты и свою подпись на распечатанных бланках ф.16,
передает распечатанный документ сопровождающему.
Начинается процесс функционирования базы данных с момента выбора пункта должности «Начальник» или «Операторы» на главном меню. Затем происходит проверка и доступ к базе данных пользователя с помощью пароля. После этого каждый из работников может делать предусмотренную им работу.