2.Этапы неавтоматизированного процесса

При отсутствии АРМ на предприятии почты все операции с Ф.107 производятся «в ручную» на бумажных носителях.

Исходящие посылки в установленные контрольные сроки доставляются по спискам, составленным по каждому участку на основание доставочных карточек по ф.107. В конце списков подводится итог количества исходящих посылок каждого наименования. Все изменения, вносятся в список работником, ответственным за ведение картотеки и сортировочной таблицы.

Этапы неавтоматизированного процесса:

а) выяснить, каким видом транспорта будет пересылаться посылка (наземным, воздушным или комбинированным способом)

б) уточнить по Списку учреждений почтовой связи в адрес которых периодически ограничивается прием посылок для пересылки наземным транспортом, не запрещен ли прием посылок в указанный адрес

в) проверить прочность и правильность упаковки и перевязи, правильность адресования на оболочке посылки адреса адресата и отправителя;

г) подчеркнуть цветным карандашом на оболочке посылки и сопроводительном адресе индекс и наименование учреждения почтовой связи места назначении

д) проверить наличие подписи отправителя на извещении сопроводительного адреса после текста: "Не разрешенных к пересылке вложений нет";

е) в присутствии отправителя опечатать (опломбировать) и взвесить посылку.

ж) проштемпелевать сопроводительный адрес.

Действующие лица

Оператор

Начальник

Обязанности оператора

• сличить вложение посылки, а также адрес и наименование адресата с записями в описи ф.107;

• проставить на обоих экземплярах описи оттиски календарного штемпеля и расписаться в них;

• вложить первый экземпляр описи поверх вложения в посылку упаковать ее;

• выдать отправителю копию описи ф.107.

Обязанности начальника:

• Контроль деятельности оператора в соответствии с контрольными сроками доставки.

• Выяснения причин недоставки исходящих посылок.

• Прием не доставленной корреспонденции.

3.Составления сценария автоматизированного технологического процесса.

Сценарий работы пользователей АРМ составлен с учетом условий, соответствующих принятому варианту автоматизации.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) предназначено для для оформления приема подписки почтальонами на дому.

Оформление производится в форму ф. 107, которая обновляется ежемесячно.

Для контроля правильности оформления подписки начальник отделения или его сотрудники сверяют раз в месяц данные ф. 107, поэтому операцию выдачи указанных бланков следует автоматизировать для вывода их на печать.

Также АРМ должно обеспечить автоматическое составление отчетов (подведение итогов) для последующей передачи на контроль, начальный этап которого осуществляется начальником отделения связи.

Проектируемое АРМ не требует больших затрат времени на обучение персонала, т. к. рассчитано на две категории пользователей: оператор и начальник отделения связи.

Данный АРМ построен так, что в процессе обработки документации на авиапочту участвуют две категории пользователей:

- «Начальник»

- «Оператор».

Каждый пользователь имеет свой уникальный пароль для доступа к работе с АРМ. Открывать АРМ и работать с ним могут только зарегистрированные пользователи. Для этого предусмотрена проверка имени и пароля пользователя.

Изменение списка пользователей разрешено пользователю «Начальник», он также может просматривать отчеты и сохранённые формы. Но пользователю «Начальник » запрещено вносить изменения в отчёты и формы.

Пользователи типа «Оператор» имеют право только заносить новые данные в базу данных с помощью соответствующей формы. «Начальник » может также выполнять функцию оператора. Выход для категории «Оператор» предусмотрен сразу из всей АРМ. Выход из процедуры проверки зарегистрированных пользователей приведет к закрытию всей АРМ.

Пользователь АРМ «Начальник» имеет доступ ко всей документации и с помощью составленных запросов может найти интересующую информацию.