Сценарий работы арм, соответствующий принятому варианту автоматизации
Создаваемая база данных предполагает автоматизацию рабочего места по составлению сопроводительной документации на партионные международные почтовые отправления. Список ф103-А и ф 103-М ведутся в нескольких экземплярах, поэтому необходимо исключить ввод дублирующихся данных, вводя всего 1 раз этот список с помощью данного АРМ (автоматизированного рабочего места). Для дальнейшего использования ранее введенной информации необходимо предусмотреть легкий доступ к ней и удобное хранение.
В большинстве своем предприятия почтовой связи используют бумажные носители информации. Поэтому, создавая автоматизированное рабочее место, помимо использования электронных форм и отчетов необходимо предусмотреть их вывод на бумагу.
База данных должна быть защищена от других пользователей компьютером. Следовательно, нужно предусмотреть систему паролей. Введя пароль, соответствующий занимаемой должности, работник попадает только в ту часть базы данных, которая предусмотрена для его работы. Несанкционированный доступ к базе данных должен быть исключен.
Для работы создаваемой базы данных нужно использовать как можно меньшее количество работников. Поэтому работать с базой данных будут три человека: 2 оператора и начальник.
В обязанности оператора будет входить заполнение и учет регистрируемых внутренних почтовых отправлений в списки ф103-А и ф103-М. Данное АРМ должно автоматически считать общее количество отправлений и общую сумму за их пересылку в списке ф103-А и ф103-М. Номера квитанций из ф1, ф3-А и ф3-М, необходимые для заполнения списка ф103-А и ф103-М должны заполнятся автоматически, не заглядывая в данные тетради. Также автоматически вся нужная информация из списков ф103-А и ф103-М должна заноситься в соответствующие тетради ф1, ф3-А и ф3-М и в отчет списков ф103-А и ф103-М. Оператор по необходимости может просмотреть тетради ф1, ф3-А, ф3-М и список ф103-А и ф103-М. Для быстрого нахождения и учета информации, а также выполнения различных проверок, предусмотрен поиск по дате заполнения ф1, ф3-А, ф3-М и соответственно списки ф103-А,ф103-М.
Начальник должен проверять и контролировать правильность работы операторов путем просмотра заполненных отчетов списков ф103-А и ф103-М, печать необходимых сведений. Начальник также может найти нужный список ф103-А,ф103-М и тетрадей ф1, ф3-А и ф3-М по дате. Просмотреть отчеты по списку и этим формам за месяцы года. Данные отчеты подсчитывается автоматически в данном АРМ, это намного облегчает работу операторов.
Квитанция на оплату за пересылку почтовых отправлений будет производиться вручную. И эта квитанция будет отдаваться плательщику вместе с распечатанным списков ф103-А и ф103-М.
Разработка информационной структуры арм
Начинается процесс функционирования базы данных с момента выбора пункта должности «Начальник» или «Операторы» на главном меню. Затем происходит проверка и доступ к базе данных пользователя с помощью пароля. После этого каждый из работников может делать предусмотренную им работу.
Функциональная схема автоматизированного сценария.
