3. Сценарий работы пользователя
В соответствии с выше рассмотренной технологией учета денежных переводов в данном АРМе автоматизированы следующие операции:
запись переводов в реестр ф.10
подсчет количества переводов
подсчет итоговой суммы (за день, за месяц)
запись итоговой суммы прописью (за день, за месяц)
просмотр отчетов за нужный период (за день, за месяц)
Данный программный продукт предусматривает работу для двух категории пользователей, оператор и начальник.
Для автоматизации операторского места предлагается форма электронного бланка. В данном бланке оператор заполняет поля: № переводов по тетради ф.5, место подачи, сумма (цифрами) самостоятельно в соответствие с выданным переводом. После оформления данных полей, автоматически заполняются поля дата, оператор. С помощью кнопочного меню возможно перейти к заполнению следующего.
Интерфейс рабочего места начальника состоит из кнопочного меню: Реестр ф.10 и Отчет за месяц – отчетная документация, Отчет по месяца и Поиск реестра ф.10 - архивная документация. Основой для отчетной и архивной документации является реестр ф.10. Реестр ф.10 составляется автоматически из бланков, по мере их заполнения оператором. Для удобства пользования АРМ организуется поиск реестра ф.10 по дате. Любую документацию, для предоставления в Контрольное Бюро, начальник может распечатать с помощью соответствующей кнопки. АРМ доступна только для зарегистрированных пользователей, в связи с тем, что в обязанности начальника входит не только предоставление отчетной документации, но и наблюдение над всем технологически процессом и персоналом в том числе, в кнопочном меню есть ссылка Сотрудники. Начальник регистрирует всех сотрудников, заполняя поля: фамилия, пароль. При запуске АРМ появляется окно проверки, куда сотрудник вводит фамилию, пароль для начала работы.
Для удобства пользования АРМ создается справочник, допуск к которому имеет любая категория пользователей.
4. Разработка информационной структуры арм (создание таблиц, установка связей).
Основная таблица базы данных – «Тетрадь». Она содержит все сведения выданных переводе, которые должны содержаться в реестре ф. 5 согласно «Почтовым правилам».
В таблице «Пользователи» содержится пароль и фамилия всех зарегистрированных пользователей. Фамилия сотрудника, работающего на АРМ, фиксируется в таблице «Тетрадь» из таблица «Пользователь».
На основе данных из таблицы тетрадь создается реестр ф.10, поиск реестров ф.10 и отчет за месяц.
5. Разработка алгоритма функционирования арм
Сотрудники Начальник Бланк
О П Е Р А Т О Р
Н А Ч А Л Ь Н ИК + _ Выход из
программы Справка Основное
меню справка Отчет
за месяц Реестр
ф.10 Оператор НАЧАЛО Отчет
по месяцам Печать Поиск
реестра ф.10
6. Выбор инструментальных средств для создания арм.
Access – мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Access – это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и сложными базами данными.
Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Ниже приводится список типов объектов.
Таблиц – содержат данные
Запросы – позволяют создавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные
Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию
Отчеты – позволяют обобщать и просматривать информацию
Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически
Модули – это программа автоматизации и настройки функций базы данных , написанных на языке VB (Visual Basic, язык программирования, включенный а Office).
Таблицы
Любая информация, которую заносят в базу данных Access, сохраняется в таблице. Таблица состоит из строк и столбцов. На языке баз данных строки называются записями, а столбцы полями. В Access существует несколько способов создания таблиц. Ниже перечислены средства, предназначенные для этой цели.
Мастер баз данных – позволяет создать базу данных, включающую в себя таблицы, формы, отчеты, запросы, макрокоманды и кнопочные формы.
Мастер таблиц – позволяет выбрать макет таблицы из существующего набора таблиц делового и личного применения. Свободно можно выбирать и переименовывать поля, мастер также позволяет определить связи, если в базе данных имеется больше одной таблицы.
Режим конструктора – обеспечивает полную свободу в создании полей, ключей, индексов, полей подстановок и других средств управления вводом данных в таблицу.
Режим таблицы – обеспечивает ввод данных в таблицу, оставив Access возможность определять типы данных в полях (столбцах) новой таблицы.
Мастер импорта – предоставляют помощь при импорте внешних данных (не принадлежащих данной базе данных) в таблицы Access.