Концептуальная er диаграмма создаваемой базы данных

Сущности:

• Сотрудники

• начальники

• заказ Ф.СП-6

• карточка заказа Ф. СП-5

Атрибуты сущности сотрудники:

• Номер сотрудника

• ФИО сотрудника

• Пароль доступа

• дата

Атрибуты сущности начальники:

• Имя начальника,

• Пароль.

Атрибуты сущности ф.СП-6:

• Номер заказа ф.СП-6

• Адрес соответствующего газетного узла

• Текущий год

• Номер данного РУПС

• Название соответствующей группы периодических изданий

• Месяц, в котором составлены соответствующие доставочные карточки ф. СП-5

Атрибуты сущности ф.СП-5:

• Текущий год

• Текущий месяц

• Наименование издания

• Количество комплектов по месяцам

• Общее количество комплектов за год

• Стоимость комплекта за минимальный срок подписки

• Стоимость подписки за все комплекты

Так как начальник контролирует работу операторов, а так же имеет возможность просматривать и изменять их пароли доступа, существует связь между сущностями начальник и сотрудники. Для контроля работы сотрудников начальник посредством запроса по номеру заказа ф. СП-6 и карточки заказа ф. СП-5, информации о подписчике, может просмотреть отчеты по интересующим его параметрам. Таким образом осуществляется связь сущностей начальник и ф. СП-6, ф. СП-5 Так как непосредственными обязанностями оператора является ввод карточки заказа ф. СП-5 и заказа ф. СП-6, это показывает связь сущностей операторы и ф.СП-5, ф.СП-6. Ф.СП-6 заполняется только в том случае, когда заполнена карточка заказа ф. СП-5 – связь сущностей ф.СП-6 и ф.СП-5.

Концептуальная ER-диаграмма:

Разработка руководства пользователя АРМ.

После запуска программы Accessнеобходимо выбрать название «Формы»

3. . Техническое задание, разработка интерфейса

4. РазработкаERмодели создаваемой базы данных.

ГЛАВНАЯ

(ВХОД)

ВХОД СОТРУДНИКОВ

ВХОД НАЧАЛЬНИКА

ПАРОЛЬ

ПАРОЛЬ

ЗАПОЛНЕНИЕ ПЕРЕВОДНОЙ ТЕЛЕГРАММЫ Ф.ТГ 115

ЗАПОЛНЕНИЕ РЕЕСТРА Ф.10

КОНТРОЛЬ ВСЕЙ РАБОТЫ

КОНТРОЛЬ Ф.ТГ 115

КОНТРОЛЬ РЕЕСТРА Ф.10

КОНТРОЛЬ Ф.20

ВЫХОД

Н

Е

В

Е

Р

Н

Ы

Й

5. Программирование в MS Access

Access – мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Access – это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и сложными базами данными.

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Ниже приводится список типов объектов.

• Таблиц – содержат данные

• Запросы – позволяют создавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные

• Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию

• Отчеты – позволяют обобщать и просматривать информацию

• Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически

• Модули – это программа автоматизации и настройки функций базы данных, написанных на языке VB (Visual Basic, язык программирования, включенный в Office).

Таблицы

Любая информация, которую заносят в базу данных Access, сохраняется в таблице. Таблица состоит из строк и столбцов. На языке баз данных строки называются записями, а столбцы полями. В Access существует несколько способов создания таблиц. Ниже перечислены средства, предназначенные для этой цели.

• Мастер баз данных – позволяет создать базу данных, включающую в себя таблицы, формы, отчеты, запросы, макрокоманды и кнопочные формы.

• Мастер таблиц – позволяет выбрать макет таблицы из существующего набора таблиц делового и личного применения. Свободно можно выбирать и переименовывать поля, мастер также позволяет определить связи, если в базе данных имеется больше одной таблицы.

• Режим конструктора – обеспечивает полную свободу в создании полей, ключей, индексов, полей подстановок и других средств управления вводом данных в таблицу.

• Режим таблицы – обеспечивает ввод данных в таблицу, оставив Access возможность определять типы данных в полях (столбцах) новой таблицы.

• Мастер импорта – предоставляют помощь при импорте внешних данных (не принадлежащих данной базе данных) в таблицы Access.

Запросы

Запросы предназначены, прежде всего, для отбора данных. Можно создать простой запрос для поиска записей в одной таблице, а можно сформулировать сложный запрос, включающий в себя данные из нескольких таблиц и учитывающий множество условий отбора.

• Запрос на выборку предназначен для поиска записей, удовлетворяющих сформулированными условиями отбора записей.

• Перекрестный запрос – с помощью запроса этого типа можно сделать обзор по категориям данных, то есть обобщить информацию

• Запрос на создание таблицы – когда превращаете запрос на выборку в запрос на создание таблицы, то записи, полученные в результате выполнения, помещаются в новую таблицу.

• Запрос на обновление – с помощью запросов этого типа можно внести изменения в группу записей таблицы, а также выполнить редактирование данных, или внести изменения в одну таблицу, используя данные из другой

• Запрос на добавление – запрос этого типа позволяют добавлять данные из одной таблицы в другую.

• Запрос на удаление – запрос на удаление позволяет исключать из таблицы целую группу записей, вместо того чтобы удалять каждую запись из таблицы вручную.

Формы

Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию. Для создания форм используется мастер форм и автоформы. В Access существует множество средств разработки, облегчающих процесс создания и настройки объектов. Одним из этих средств в Access является Мастер форм. Мастер поможет вам создать форму в процессе диалога: в окне мастера необходимо ответить ответить на несколько вопросов относительно макета и структуры формы.

При запуске мастера автоформ не требуется давать никакой дополнительной информации, кроме названия таблицы или запроса, на основании которых будет построена форма.

Автоформа в столбец – тип формы с одной записью на страницу, все поля записи расположены столбцом.

• Автоформа ленточная – тип формы с расположением полей строками, а не столбцами.

• Автоформа табличная – форма в окне которой отображаются сразу несколько записей в том же виде, в котором данные представлены в таблице.

Отчеты

Отчеты – еще один тип предметов в Access, который используется для просмотра и печати данных.

• Мастер отчетов – поможет поэтапно разработать отчет , начиная с выбора полей и заканчивая выбором стиля печатной страницы

• Автоотчет – с помощью Автоотчета можно одним щелчком мыши создавать ленточные отчеты и отчеты в столбец

• Мастер диаграмм – поможет создавать различные графические объекты: от круговой диаграммы до трехмерной гистограммы, отображающей несколько наборов данных.

• Мастер почтовых наклеек – поможет распечатать наклейки стандартного формата, а также документы с собственным оформлением.

В режиме конструктора отчетов можно разработать отчет с нуля или доработать отчет, созданный с помощью Мастера отчетов. Все инструкции, относящиеся к конструктору форм, для конструктора отчетов совершенно аналогичны.

6. Настройка готового АРМ. Настройка параметров запуска. Создание MDE – файлов.