2. Составление сценария работы арм:

Существенным недостатком существующей традиционной технологии является ручная обработка большого количества бумажной документации, что требует существенных затрат рабочего времени персонала почтового отделения и телеграфа, при этом, так как записи вносятся в контрольные журналы, значительно затрудняется поиск необходимой информации о переводных телеграммах.

Данное АРМ разрабатывается для учета переводных телеграмм. АРМ создается для реализации следующих операций:

1. быстрый ввод информации в базу данных;

2. быстрый поиск переводных телеграмм по выбранным критериям.

Данный программный продукт предусматривает работу для двух категории пользователей, оператор и начальник.

Для автоматизации операторского места предлагается форма электронного бланка. В данном бланке оператор заполняет поля: № переводов по тетради ф.5, место подачи, сумма (цифрами) дата, оператор самостоятельно в соответствие с выданным переводом. С помощью кнопочного меню возможно перейти к заполнению следующего.

Интерфейс рабочего места начальника состоит из кнопочного меню: Реестр ф.10 и отчет по месяца, а также просмотра остальных документов. Основой для отчетной и архивной документации является реестр ф.10. Реестр ф.10 составляется автоматически из бланков, по мере их заполнения оператором. Для удобства пользования АРМ организуется поиск реестра ф.10 по дате. Любую документацию начальник может распечатать с помощью соответствующей кнопки. АРМ доступна только для зарегистрированных пользователей, в связи с тем, что в обязанности начальника входит не только предоставление отчетной документации, но и наблюдение над всем технологически процессом и персоналом в том числе, в кнопочном меню есть ссылка Сотрудники. Начальник регистрирует всех сотрудников, заполняя поля: фамилия, пароль. При запуске АРМ появляется окно проверки, куда сотрудник вводит фамилию, пароль для начала работы.

Для автоматизации работы можно использо­вать такие возможности MS Access как работа с формами, таблицами и отчётами.

Техническое задание

1. Общее представление.Производственные или коммерческие цели организации или ее подразделения и роль объекта проектирования в реализации этих целей.

Для автоматизации рабочего места оператора необходимо вести реестры оплаченных почтовых переводов в электронном виде, используя программный продукт MS Access. Это упростит поиск нужных документов за интересующую дату, вести отчетность, контроль. Дополнительно необходимо перевести составление накладной ф. 20 в электронный вид, где по каждой накладной ведется база данных с возможностью распечатывания документов.

Кроме того, вся почта, подлежащая отправке по данному маршруту, записывается количе­ством в порядке очередности обменов в маршрутную накладную ф. 20. На лицевой стороне маршрутной накладной записывается почта, отправ­ляемая в отделения связи (рис. 1), а на оборотной — отправляемая из отделений связи (рис. 2).

При печати бланков накладных, они делится на страницы, которые автоматически нумеруются.

После распечатывания оператором накладной ф. 20, он ставит оттиск календарного штемпеля места отправления или места назначения почты и свою подпись на бланках ф.20 После чего документ является оформленным, и оператор передает его сопровождающему почту.

Такая автоматизация позволит более эффективно контролировать рабочий процесс, вести учет маршрутных накладных ф.20, фиксировать работу персонала, быстро разбирать претензии, экономить рабочее время. Улучшиться контроль за отправленными почтовыми переводами, повысится производительность труда за счет использования автоматизации.

2. Прикладное представление.Функции, задачи и подзадачи, реализуемые в разрабатываемом программном обеспечении. Сюда включаются все предполагаемые виды обработки информации, эскизы пользовательских интерфейсов.

Реализуемое АРМ имеет следующие функции:

• заполнение маршрутной накладной ф.20 на ЭВМ;

• архивное хранение данных заполненной накладной ф.20;

• печать заполненных накладных ф.20;

• поиск необходимых документов по дате, фамилии работника, номера накладной;

• имеет возможность добавления новых пользователей.

Пользовательский интерфейс реализуется в Access и включает в себя:

• Окно ввода данных накладной ф.20 для оператора, с возможностью просмотра и печати накладных.

• Интерфейс работы начальника, с возможностью просмотра всех накладных, просмотра накладных и их печати, создания запросов и добавление новых пользователей.

3. Информационное представление.Различные информационные ограничения, такие, как формы документов и другие требования к отчетности, необходимость проверки вводимых данных, авторизация и разграничение прав пользователей, и другие меры по обеспечению защиты информации.

• бланк накладной ф.20;

• ввод паролей и ограниченный доступ;

• проверка целостности ввода данных.

1. Маршрутная накладная ф.20:

• Дата и время заполнения вводится оператором;

• Маршрут (перевозки почты сопровождающим (Пример: Брянск-Севск-Брянск)) вводится оператором;

• Фамилии оператора и сопровождающего почту вводится оператором;

• Фамилия начальника вводится автоматически

• Заполнение основной части производится оператором;

• Номер страницы ставится автоматически.

2. Интерфейс начальника:

• Период заполнения накладных вводится начальником (в запросах);

• Количество заполненных накладных и фамилии операторов отображается автоматически;

• Может просматривать накладные ф.20 и выводить их на печать;

• Имеет возможность добавлять новых пользователей;

• Не может вносить изменения в накладные (для исключения случайного ввода).

3. Одной из мер по обеспечению защиты информации является авторизация пользователей АРМ. Авторизация производится через интерфейс доступа путем ввода сотрудником своей фамилии и пароля.

4. Для уменьшения количества ошибок все поля интерфейса должны быть заполнены, иначе исключается возможность производить какие-либо дальнейшие операции с данным интерфейсом (сохранение, печать). Также имеются поля для обязательного заполнения (номер маршрутной накладной, дата и время заполнения, фамилии участников в обработке почты), которые нельзя пропустить (программа не даст). Имеется защита от ввода несанкционированной информации (ввод текста в числовые поля и др.).

Пользователями АРМ в нашем случае являются: оператор и начальник отдела.

Начальникявляется привилегированным пользователем БД.

• управление данными, необходимыми для авторизации операторов

• следит за работой отдела с помощью АРМ (количество обработанных накладных, маршруты их отправления, фамилии сопровождающих)

• производит просмотр сделанных отчетов по дням при помощи АРМ.

Оператор:

• осуществляет выдачу и прием распечатанных накладных ф. 20 сопровождающему,

• заносит данные о почтовых отправлениях в базу накладной ф.20 в электронном виде,

• производит печать ф.20,

• ставит оттиск календарного штемпеля места отправления почты и свою подпись на распечатанных бланках ф.20,

• передает распечатанный документ сопровождающему.