Московский технический университет связи и информатики

Факультет аипс Кафедра аитсс

____________________________________________________

Дисциплина «Автоматизация технологических процессов в почтовой связи» курсовая работа

АРМ для подготовки сопроводительной документации на почту, подлежащую отправке воздушными судами.

Группа АП0001

Студент Осмачко Е.А.

Преподаватель Добролюбов В.В.

Действующая технология обработки авиаотправлений

К пересылке с помощью воздушных судов принимаются посылки и бандероли в адрес тех населенных пунктов, для которых использование воздушного транспорта по сравнению с наземным сокращает срок их прохождения на сутки и более, или когда, хотя бы на одном участке, отсутствует наземное сообщение.

Размер , масса и упаковка почтовых отправлений, пересылаемых с помощью воздушного транспорта, порядок их приема, обработки и вручения должны соответствовать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам почтовых отправлений.

В квитанциях, выдаваемых в приеме регистрируемых авиаотправлений, кроме обычных сведений указывается – «Авиа».

Для отправки почты воздушным транспортом предприятия связи заделывают простые, заказные, ценные письма и бандероли, мелкие по­сылки и посылки с оценкой свыше 100руб., в отдельные мешки до каж­дого пункта посадки воздушного судна. Остальные посылки, в том числе с отметкой "Осторожно", пересылаются открыто без эаделки в мешки. Авиапосылки с оценкой свыше 100 руб, с отметкой ^Осторожно" могут пересылаться только в пункты, не имеющие регулярных наземных сообщений. На рейсе количество таких авиапосыпок не должно превышать 10шт.

Посылки, пересылаемые открыто воздушными судами, имеющи­ми согласно расписанию более одной посадки, на предприятиях связи пунктов сдачи их на воздушный транспорт подлежат маркировке.

Посылки маркируются в следующем порядке: на левую боковую сто­рону посыпки (где размещен ярлык ф. 2) наклеивается маркировочный ярлык размером 10 X 5 см с надписью красного цвета: "Сдать в ... " (указывается наименование аэропорта места назначения или перегрузки, в зависимости от того до какого пункта оформлена документами перевозка). Надпись должна быть крупной и отчетливой. Посылки, пересылаемые прямыми рейсами воздушных судов (без по­садок в пути) не маркируются.

В пунктах перегрузки авиапосылок с одного рейса на другой предприятия связи осуществляют их перемаркировку путем перечеркивания прежнего ярлыка и наклейки нового с указанием аэропорта места сдачи посылки.

Сопроводительные адреса к посылкам, пересылаемым закрыто, заделываются в мешки вместе с посылками и накладными ф. 16. При от­крытой пересылке посыпок сопроводительные адреса вкладываются в специальные конверты, отдельно для каждого пункта посадки воздушно­го судна.

К мешкам, отправляемым воздушными судами, прикрепляются бирки с углублениями для печати и с наклеенными адресными ярлыками ф. 14 или ярлыки из коленкора (рис. 1), на которых указывается: категория или вид почтовых отправлений, пересылаемых в мешке ("Правительственная", "Международная”, "Страховая" и т. п.), четкое наиме­нование аэропорта сдачи мешка, места назначения, места отправления; номер и масса мешка. Ярлык подписывается и штемпелюется работника­ми, заделывавшими мешок.

Адресные ярлыки различаются по цвету отличительной полосы по диагонали:

А) для мешков с корреспонденцией и периодическими изданиями -полоса синего цвета.

Б) для мешков с правительственной, международной и страховой поч­той - полоса красного цвета;

Рис.1. Образец оформления ярлыка ф. 14

Масса мешков с почтой должна быть не менее 5 кг. Мешки с кор­респонденцией и периодическими изданиями массой до 5 кг отправля­емые в один пункт посадки воздушного судна, заделываются пунктами их отправки в один общий мешок, в который вкладывается накладная ф. 16. Копия накладной остается на предприятии связи. Уменьшение массы допускается как исключение лишь для отправки мешков с правительственной, международной и страховой почтой, а также в случаях отправ­ления, в отдельный пункт посадки не более одного мешка массой до 5 кг.

ПЕРЕЧЕНЬ СОСТАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ НА АВИАПОЧТУ:

Для отправки почты воздушными судами предприятию связи необходимо составить ряд документов в которых будет указано место назначения, место отправления, вид почтового отправления ценность отправления и пр. Все выше перечисленные характеристики почтовых авиаотправлений заносятся в следующие три вида накладных:

а) отдельные накладные ф. 16-а в двух экземплярах на почтовые от­правления и вещи (рис. 2);

б) общие накладные ф. 16-а в трех экземплярах на почту, отправля­емую в каждый промежуточный и конечный пункты посадки воздушно­го судна;

в) рейсовые накладные ф. 16-6 в двух экземплярах на всю почту, сда­ваемую для отправки каждым рейсом воздушного судна.

Отдельные накладные составляются также на группы мешков с правительственной, международной, страховой почтой, мешков с корреспонденцией, группы посылок ценностью свыше 100 руб. с отметкой "Осто­рожно" и на посылки.

На мешки с правительственными, международными и страховыми почтовыми отправлениями и на посылки ценностью свыше 100 руб. с от­меткой "Осторожно" составляется отдельная накладная на каждый пункт посадки воздушного судна, независимо от количества мест этой почты. В верхнем правом углу этой накладной штампом или от руки делается отметка "Страхова»".

На печать отдельные накладные не составляются. Она отправляется при перечнях ф. 35, полученных из экспедиционных предприятий связи и издательств. Отдельные накладные и перечни приписываются к общей накладной ф. 16-а в адрес предприятия связи пункта посадки воздушного судна.В эту же накладную приписываются почтовые вещи и отправления (кроме правительственных, международных, страховых мешков, посылок ценностыо свыше 100 руб. с отметкой "Осторожно"), не включенными в отдельные накладные.

На каждый пункт посадки воздушного судна должна составляться одна общая накладная. Первый и второй экземпляры общей накладной месте с первыми экземплярами приписанных к ним отдельных накладных вкладываются в конверты для сопроводительных документов на почту, отправляемую воздушными судами. Отдельные накладные на страховую почту вкладываются в конверт сверху общей накладной. На конверте с левой стороны указывается: наименование аэропорта пункта назначения почты, номер рейса и воздушного судна, наименование предпри­ятия связи, отправляющего почту, количество накладных и перечней, вложенных в конверт. На правой стороне конверта указывается: количество почтовых вещей и отправлений (по видам), итог и общая масса почты. Сведения, указанные на конверте, подписываются работником связи и заверяются оттиском календарного штемпеля.

В рейсовую накладную ф. 16-б включаются общие накладные ф. 16-а. Там же последовательно указываются пункты посадок перевозя­щего почту воздушного судна, куда направляется почта, ее количество по видам, а также общее количество и масса почты до каждого пункта посадки. На каждый, рейс воздушного судна должна составляться одна рейсовая накладная.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СХЕМА ПРОЦЕССА

Изготовление адресных

ярлыков ф. 14

Составление отдельных накладных ф.16-а в 2-х экземплярах на почто-вые отправления и вещи

Составление рейсовых накладных ф.16-б в 2-х экземплярах на всю почту сдаваемую для отправки

Составление общих накладных ф.16-а в 3-х экземплярах на почту в каждый промежуточный и конечный пункт посадки

Сдача почты с рейсовой накладной и конвертом с документами работнику авиапредприятия

Получение расписки о приёме почты от работника авиапредприятия

СЦЕНАРИЙ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ С ДАННЫМ АРМ

Целью данной работы была разработка автоматизированного рабочего места (АРМ) выполненного таким образом, чтобы значительно сократить письменное заполнение сопроводительной документации на перевозку авиапочты. Каждая накладная выполнена с помощью форм MS Access. Пользователь взаимодействует с АРМ посредством интерфейса построенного полностью на основе кнопочных форм. Пользователь АРМ заполняет предложенные формы с помощью ЭВМ и отправляет их на печать. Отчёты также выполняются автоматически с помощью ЭВМ. В конце отчёта автоматически вычисляется сумма по количеству почтовых отправлений и по массе. Автоматически выставляется дата заполнения формы. Оттиск календарного штемпеля проставляется на каждой накладной вручную.

Данный АРМ построен так , что в процессе обработки документации на авиапочту участвуют две категории пользователей:

- «Начальник смены»

- «Бригадир».

Каждый пользователь имеет свой уникальный пароль для доступа к работе с АРМ. Открывать АРМ и работать с ним могут только зарегистрированные пользователи. Для этого предусмотрена проверка имени и пароля пользователя.

Изменение списка пользователей разрешено пользователю «Начальник смены», он также может просматривать отчеты и сохранённые накладные. Но пользователю «Начальник смены» запрещено вносить изменения в отчёты и накладные.

Пользователи типа «Бригадир» имеют право только заносить новые накладные в базу данных с помощью соответствующей формы. «Начальник смены» может также выполнять функцию оператора. Выход для категории «Бригадир» предусмотрен сразу из всей АРМ. Выход из процедуры проверки зарегистрированных пользователей приведет к закрытию всей АРМ.

Описание функций пользователей АРМ
Начальник смены	Бригадир
изменение списка пользователей;	заполнение формы отдельной накладной 16-а;
просмотр сделанных отчётов по месяцам и по дням;	заполнение формы общей накладной 16-а;
просмотр сохранённых накладных ф.16-а;	заполнение формы рейсовой накладной 16-б.
просмотр сохранённых рейсовых накладных ф.16-б.

Для удобства поиска в базе данных нужной информации по тетради архива накладных: фамилия оператора, дата заполнения, номер рейса, место назначения.

Все записи об отправленных грузах заносятся в тетрадь и по ней происходит составление запроса.

Пользователь АРМ «Начальник смены» имеет доступ ко всей документации и с помощью составленных запросов может найти интересующую информацию.

Техническое задание

1. Общее представление. Производственные или коммерческие цели организации или ее подразделения и роль объекта проектирования в реализации этих целей.

Для автоматизации рабочего места необходимо ввести накладные ф.16 в электронном виде, используя программный продукт MS Access. Это упростит поиск нужных документов за интересующую дату, вести отчетность, контроль. Дополнительно необходимо перевести составление накладной ф.16 в электронный вид, где по каждой накладной ведется база данных с возможностью распечатывания документов.

Для отправки почты воздушными судами предприятия связи составляют:

а) отдельные накладные ф. 16-а в двух экземплярах на почтовые от­правления и вещи

б) общие накладные ф. 16-а в трех экземплярах на почту, отправля­емую в каждый промежуточный и конечный пункты посадки воздушно­го судна;

в) рейсовые накладные ф. 16-6 в двух экземплярах на всю почту, сда­ваемую для отправки каждым рейсом воздушного судна.

При печати бланков накладных, они делятся на страницы, которые автоматически нумеруются.

Такая автоматизация позволит более эффективно контролировать рабочий процесс, вести учет накладных ф.16, фиксировать работу персонала, быстро разбирать претензии, экономить рабочее время. Улучшиться контроль за почтовыми отправлениями, повысится производительность труда за счет использования автоматизации.

2. Прикладное представление. Функции, задачи и подзадачи, реализуемые в разрабатываемом программном обеспечении. Сюда включаются все предполагаемые виды обработки информации, эскизы пользовательских интерфейсов.

Реализуемое АРМ имеет следующие функции:

• заполнение накладных ф.16 на ЭВМ;

• архивное хранение данных заполненной накладной ф.16;

• печать заполненных накладных ф.16;

• поиск необходимых документов по дате, фамилии работника, номера накладной;

• имеет возможность добавления новых пользователей.

Пользовательский интерфейс реализуется в Access и включает в себя:

• Окно ввода данных накладной ф.16, с возможностью просмотра и печати накладных.

• Интерфейс работы бригадира, с возможностью просмотра всех накладных, просмотра накладных и их печати, создания запросов и добавление новых пользователей.

3. Информационное представление. Различные информационные ограничения, такие, как формы документов и другие требования к отчетности, необходимость проверки вводимых данных, авторизация и разграничение прав пользователей, и другие меры по обеспечению защиты информации.

• бланки накладных ф.16;

• ввод паролей и ограниченный доступ;

• проверка целостности ввода данных.

1. Накладная ф.16:

• Дата заполнения вводится оператором;

• Маршрут (место назначения, место отправления), № рейса и № самолета вводится оператором;

• Заполнение основной части производится оператором;

• Номер страницы ставится автоматически.

2. Интерфейс бригадира:

• Период заполнения накладных вводится бригадира

• Количество заполненных накладных и фамилии операторов отображается автоматически;

• Может просматривать накладные ф.16 и выводить их на печать;

• Имеет возможность добавлять новых пользователей;

• Может вносить изменения в накладные

3. Одной из мер по обеспечению защиты информации является авторизация пользователей АРМ. Авторизация производится через интерфейс доступа путем ввода сотрудником своей фамилии и пароля.

4. Для уменьшения количества ошибок все поля интерфейса должны быть заполнены, иначе исключается возможность производить какие-либо дальнейшие операции с данным интерфейсом (сохранение, печать). Также имеются поля для обязательного заполнения (номер накладной, дата заполнения, фамилии участников в обработке почты), которые нельзя пропустить (программа не даст). Имеется защита от ввода несанкционированной информации (ввод текста в числовые поля и др.).

Пользователями АРМ в нашем случае являются: бригадир и начальник смены.

Бригадир является привилегированным пользователем БД.

• управление данными, необходимыми для авторизации операторов

• следит за работой отдела с помощью АРМ (количество обработанных накладных, маршруты их отправления, фамилии сопровождающих)

• производит просмотр сделанных отчетов по дням при помощи АРМ.

Начальник смены:

• изменение списка пользователей;

• просмотр сделанных отчётов по месяцам и по дням;

• просмотр сохранённых накладных ф.16-а;

• просмотр сохранённых рейсовых накладных ф.16-б..

Разработка концептуальной ER-модели создаваемой базы данных