Работа с таблицами

Таблица позволяет упорядочить, содержащуюся в документе текстовую и графическую информацию. Word позволяет автоматизировать процесс создания таблиц.

Форматирование таблицы

При форматировании таблицы можно задать, какие следует провести границы при печати, какого они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Для прочерчивания границ таблицы или нескольких ячеек выделите только требуемые ячейки, включая их содержимое, выберите соответствующий элемент из списка Границы панели инструментов Форматирование. При вставке таблицы ее граница по умолчанию устанавливается в виде тонкой сплошной линии черного цвета.

Преобразование текста в таблицу

Для преобразования фрагмента текста в таблицу выделите его, и выберите команду Преобразовать (Convert), Текст в таблицу (Text to Table) в меню Таблица (Table) или нажмите кнопку Добавить таблицу (Insert Table) на панели инструментов Стандартная.

На экране отобразится окно Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table). Установка переключателя в рамке Разделитель (Separate text at) позволяет задать символ, который будет использовать Word для разбивки текста на столбцы; знак абзаца (Paragraphs), знак табуляции (Tabs), запятая или символ, введенный с клавиатуры, после установки переключателя в положение другой (Other).

Выполнение вычислений по табличным данным

Для проведения расчетов по формуле установите курсор в ячейке таблицы, в которой будет помещен результат вычислений, и выберите команду Формула (Formula) в меню Таблица (Table).

В раскрывающемся списке Формат числа (Number format) укажите числовой формат результата вычислений. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0%.

• Если над курсором расположены ячейки с числами, то в поле Формула (Formula) Word предложит формулу =SUM(ABOVE), по которой производится суммирование чисел, расположенных выше в ячейках этого столбца.

• Если ячейки с числами расположены левее ячейки с курсором, то Word предложит формулу =SUM(LEFT). Отметим, что суммирование производится до первой пустой ячейки. Чтобы просуммировать всю строку или весь столбец, вставьте в пустые ячейки нули.

• Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула (Formula) и из списка Вставить функцию (Paste function) выберите формулу, по которой будут проводиться вычисления.

Для вставки закладки выберите помеченный закладкой диапазон ячеек, который следует использовать в вычислениях, или введите его самостоятельно в поле Формула.

Печать документа Word

Команда Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл (File) открывает диалоговое окно, позволяющее настроить принтер на печать документа: задать размеры используемого листа бумаги, полей, расположение текста на листе, способ подачи бумаги и т.д.

Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся после курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Предварительный просмотр документа перед печатью

Чтобы увидеть на экране, как будет выглядеть напечатанный документ, выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File)

Уменьшение количества печатаемых страниц

В некоторых случаях вы сможете сократить количество печатаемых страниц, нажав кнопку Подгонка страниц (Shrink To Fit) на панели инструментов Предварительный просмотр. Выберите режим предварительного просмотра документа и нажмите эту кнопку. Посмотрите в строке состояния, уменьшилось ли на одну количество страниц. Уменьшение числа страниц достигается за счет уменьшения размера шрифтов, используемых в документе. Для отмены изменений, внесенных в документ при подгонке страниц, выберите команду Отменить подгонку страниц (Undo Shrink To Fit) в меню Правка (Edit).