Борьба с нежелательной почтой

Отсеять значительную часть ненужных рекламных материалов и сообщений в Outlook помогает фильтр нежелательной почты. Он позволяет оценить, является ли письмо нежелательным, по совокупности факторов, включая время отправки и содержимое письма. Отбор производится не только по адресу отправителя или типу письма; но и с учетом анализа содержимого письма и его структуры, что повышает вероятность распознавания нежелательной почты.

Все сообщения, перехваченные фильтром, перемещаются в папку нежелательной почты, откуда их можно впоследствии восстановить или просмотреть. Можно составить список адресов надежных отправителей, письма от которых никогда не будут считаться нежелательными, и список заблокированных отправителей, чтобы блокировать все сообщения с определенных адресов или из определенных доменов.

Чтобы включить фильтры и задать режим их работы, выберите в меню Действия командыНежелательная почта, Параметры нежелательной почты.

Предупреждение об электронных сообщениях с вложениями

Outlook — одна из самых популярных программ электронной почты, и ее часто используют в качестве мишени для вирусов типа Melissa. Поэтому, если к вам поступили сообщения с вложениями, перед тем, как их открыть проверьте вложения на вирусы. Некоторые программы автоматически проверяют вновь сохраненные файлы, так что при сохранении вложения на жестком диске оно будет автоматически проверено. Выпущенное Microsoft дополнениеE-mail Attachment Security Update автоматически предупреждает пользователя при попытке открыть потенциально опасное вложение.

Адресная книга

Адресная книга Outlook — удобное место для хранения сведений о тех людях, с которыми вы контактируете, их адресах, телефонах и номеров факсов, а также личной информации. Ее можно использовать при отправке сообщений, чтобы не набирать адрес электронной почты получателя, а также для доступа к службам каталогов LDAP, при помощи которых можно отыскать адреса интересующих вас фирм и лиц.

Для поиска определенного имени в списке адресов прокрутите его или наберите первые несколько букв нужного имени в поле Введите или выберите имя.

Служба каталогов

Мощным средством поиска людей и адресов в Интернете являются службы каталогов. Программа адресной книги поддерживает протокол LDAP для работы со службами каталогов. Данные службы могут быть использованы при адресации сообщений электронной почты. Напомним, что для запуска службы каталогов из Windows нажмите кнопку Пуск, укажите наНайти и выберитеЛюдей.

Поиск информации

Для поиска информации, хранящейся в сообщениях контактах или любых элементах Outlook можно использовать в меню Сервис команды Найти и Расширенный поиск файлов. Расширенный поиск необходим, если надо найти элементы в нескольких папках или с использованием нескольких условий.

Виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, отвечающие условиям поиска, называются папками поиска.

В окне Расширенный поиск в раскрывающемся списке Просмотреть можно выбрать, по каким объектам будет проводиться поиск: Сообщения, Контакты, Любой элемент Outlook и т.д.

Папки Outlook

Папка Входящие

В папку Входящие помещаются новые сообщения, полученные по электронной почте. Новые сообщения выделены жирным шрифтом, рядом с ними виден значок неоткрытого конверта. Процедуру автоматической обработки сообщений электронной почты и управления их перемещением можно задать с помощью Мастера правил.

Папка Черновики

Если вы начали писать сообщение и не успеваете его закончить, то нажмите кнопку Сохранить и закройте сообщение. Незаконченное сообщение будет храниться в папке Черновики. Чтобы закончить работу с сообщением, дважды щелкните его значок в папке Черновики.

Папка Удаленные

Здесь хранятся удаленные сообщения, которые можно окончатель удалить с диска.

Календарь

Календарь призван помочь эффективно спланировать свое время в течение дня, недели, месяца. Открыв доступ к календарю другим пользователям, вы поможете им выбрать свободное время для встречи. Нажмите кнопку Календарь в области переходов или выберите одноименную команду в меню Перейти, На экране отобразится ваш календарь с текущей датой

Контакты

Папка Контакты позволяет хранить самые подробные данные о деловых и личных контактах, о рабочих и домашних телефонах ваших знакомых, факсах и адресах электронной почты. Контакты — это мероприятия, для которых в календаре вы резервируете время. В окне контактов отображается список всех контактов, как сохраненных на компьютере, так и в сетевом расположении

Дневник

Дневник является аналогом журнала, который автоматически отслеживает и записывает все действия, совершаемые пользователем в приложениях Microsoft Office, а также полученные и отосланные сообщения по электронной почте, адреса электронной почты, контакты. Чтобы отобразить на экране отобразится ваш дневник, нажмите кнопку Дневник в области переходов или выберите одноименную команду в меню Перейти.

Какие записи помещать в дневник: запрос задачи, сообщение электронной почты, открытие файлов Access, Excel, PowerPoint, Word и т.п. можно задать, выбрав в меню Сервис команду Параметры, открыв вкладку Настройки, и нажав кнопку Параметры дневника. В одноименном диалоговом окне установкой флажков укажите элементы записи