Значимость сообщения, отметка к исполнению

Можно помечать сообщения, которые требуют особого внимания. На панели инструментов отображены три кнопки, на которых изображены красный восклицательный знак, синяя стрелка вниз и цветной флаг. Нажав кнопку Восклицательный знак, вы покажете получателю важность отправленного сообщения. Синяя стрелка вниз позволяет отметить сообщения с низкой значимостью.

В поле Отметка выберите вид отметки или введите собственную. В раскрывающемся списке Срок введите дату выполнения задачи или выберите дату из календаря, который отображается при открытии списка.

Присоединение документа к сообщению

Outlook позволяет отправлять и получать сообщения, содержащие вложение. В качестве вложения можно использовать любой файл. Не меняя формата сообщения, к нему можно присоединить файл (вложение), выполненный в любом приложении Microsoft Office. Для уменьшения объема вложения, его можно заархивировать. Чтобы вставить в сообщение файл как вложение, установите курсор в текстовом поле элемента и выберите в меню Вставка командуФайл или нажмите кнопкуДобавить файл на панели инструментов Стандартная.В окне Вставка файла выберите файл, который требуется вложить, и нажмите кнопкуВставка. Вставленныйфайл отобразится в виде значка. В одно сообщение можно вставить несколько вложений. В сообщение можно включить ссылку на файловый сервер или веб-страницу.

Документ Office можно отослать в виде вложения в сообщение электронной почты непосредственно из приложения, в котором он создан, выбрав в меню Файл командуОтправить, Сообщение (как вложение). В созданное сообщение можно добавить вложение, выбрав в менюВставка командуОбъект, или путем перетаскивания элемента на сообщение. Сообщение и вложение можно не только просматривать, но и редактировать, если у вас есть программа, в которой создавалось вложение. Если такой программы нет, то вложение можно преобразовать в текст и при необходимости отредактировать.

Создание подписи для сообщения

В конце послания по электронной почте мы обычно указываем свое имя или фамилию — ставим подпись. Иногда в подпись дополнительно включают сведения об отправителе: название компании, адрес, дружеские слова типа «С уважением» и т.д. Можно определить одну подпись для деловых сообщений, а другую — для сообщений личного характера. Outlook позволяет автоматически вставлять предложенную вами подпись в конце послания.

Предварительный просмотр и печать сообщений

Для получения бумажной копии вы можете отформатировать и напечатать имеющиеся у вас сообщения. Откройте сообщение в окне Outlook и выберите в меню Файл (File) команду Предварительный просмотр (Print Preview). Окно Предварительный просмотр (Print Preview) Outlook аналогично окну с тем же названием, которое используется в Word.

Ответ на полученное электронное письмо

Для подготовки ответа на сообщение откройте его и нажмите кнопку Ответить, что избавит от необходимости набирать адрес получателя. Кроме того, в сообщении, которое отобразится на экране, будет повторен текст письма и время его получения.

Кнопка Ответить всем позволяет не набирать адреса всех участников переписки для отправки им электронных писем. Ответное сообщение автоматически создается в том же формате, что и исходное, поэтому у получателей не должны возникать трудности при его прочтении.

Для отображения уведомления о доставке отправляемых сообщений выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Настройка и нажмите кнопку Параметры почты.

В диалоговом окне Параметры электронной почты установка флажка Сохранять копии сообщений в папке Отправленные обеспечивает сохранение в папке Отправленные копий отправленных сообщений и возможность их просмотреть. После удаления сообщения оно сохраняется в папке Удаленные, пока его не удалят окончательно.

Нажмите кнопку Параметры отслеживания и в новом диалоговом окне установите флажки уведомление о доставке и уведомление о прочтении. В этом же окне можно выбрать способ уведомления о поступивших к вам сообщениях. Если вы не хотите отвечать на запросы о получении сообщений, поставьте переключатель внизу диалогового окна в положение Никогда не отправлять ответ.

Воспроизведения звукового сигнала и отображение оповещений о поступлении новых сообщений

Для воспроизведения звукового сигнала при получении сообщения и отображения оповещений о поступлении новых сообщений на рабочем столе выберите в меню Сервис команду Параметры, нажмите кнопку Параметры почты,а затем — кнопку Дополнительные параметры. В группе При получении сообщения в папку «Входящие» установите флажки Подать звуковой сигнал и Отображать оповещение на рабочем столе для новых писем (по умолчанию только для папки «Входящие». Чтобы указать длительность или прозрачность оповещения, нажмите кнопку Параметры оповещений на рабочем столе и выберите нужные параметры.