Создание и отправка сообщения

Чтобы создать сообщение, откройте папку Входящие и нажмите кнопку Создать на панели инструментов Стандартная. Если у вас открыта другая папка, то нажмите стрелку справа от кнопки Создать и выберите из раскрывшегося списка строку Сообщение. На экране отобразится пустая форма сообщения.

Заполнение полей сообщения выполните следующим образом:

• В поле Кому введите имя получателя электронной почты или групп получателей.

• Если сообщение направляется по нескольким адресам, то остальных адресатов введите в поле Копия, разделяя имена точкой с запятой. Кнопки рядом с полями Кому или Копия позволяют выбрать получателя из адресной книги или службе каталогов.

• Буквы СК означают, что будет отправлена слепая копия исходящего сообщения. Такой вариант сообщения используется в тех случаях, если вы не хотите, чтобы получатель знал, что сообщение отправлено и другому.

В поле Тема введите краткую аннотацию к посылаемому сообщению. В самое нижнее поле введите текст сообщения. Подготавливаемое к отправке электронное письмо может быть написано с использованием любого текстового редактора. Однако следует учитывать, что текст, составленный с помощью программы Блокнот, будет в несколько раз меньше по объему, чем в других программах так, как в нем не будет управляющих кодов и инструкций.

В конце письма обычно выражают уважение собеседнику и сообщают свой электронный адрес, телефон и факс. Outlook позволяет создать несколько вариантов подписей (окончания письма) для различных адресатов. Вы можете использовать цифровую подпись для подтверждения, что письмо отправлено вами.

Использование различных приложений Microsoft Office для составления сообщения

Для создания и редактирования документов, отправляемых по электронной почте, могут быть использованы различные приложения Microsoft Office 2003. В окне Outlook откройте папку Входящие и выберите в меню Действия команду Новое сообщение с помощью. Откроется подменю, позволяющее использовать для создания сообщения Microsoft Outlook (HTML), Microsoft Access Data Page, Лист Microsoft Excel или Документ Microsoft Word. Для использования различных бланков, воспользуйтесь раскрывающимся списком Бланк, используемый по умолчанию. Чтобы задать параметры почтовых сообщений, составляемых с помощью Word, в окне приложения Word выберите в меню Сервис команду Параметры, откройте вкладку Общие и нажмите на ней кнопку Параметры электронной почты.

Outlook предлагает широкий набор способов оформления сообщений. Сообщение можно создать в одном из трех форматов: Обычный текст, Формат HTML и Формат RTF, которые выбираются в раскрывающемся списке Создать сообщение в формате.

При помощи почты HTML возможна отправка сообщений со встроенной мультипликацией, рисунками, мультимедийными объектами и другими элементами форматирования, которые используются на веб-страницах. В сообщениях могут содержаться и веб-страницы целиком. К сожалению, используемые в некоторых организациях системы электронной почты, не полностью совместимы с сообщениями HTML-формата и к получателю приходит простой текст с непонятным вложением. Чтобы проверить вашу электронную почту на HTML-совместимость, отправьте пустое сообщение на адрес бесплатной службы HTML@wopr.com. Посмотрите, присутствуют ли изображения и цвет в ответе, автоматически отправленном вам в формате HTML. Если они отсутствуют, то следует выявить причину.

Написав сообщение, проверьте, нет ли в нем ошибок. Выберите в меню Сервис (Tools) командуПравописание (Spelling and Grammar) или нажмите кнопку F7. Если возможная ошибка будет найдена, то появится диалоговое окноОрфография (Spelling). Внесите необходимые исправления.