Автоформат

Работу по оформлению таблицы можно существенно облегчить, если воспользоваться возможностью автоматического форматирования (автоформатирования). Для того чтобы выполнить форматирование таблицы при помощи операции автоформатирования, нужно выделить таблицу, форматирование которой требуется выполнить, и в менюФормат выбрать командуАвтоформат. В результате на экране появится диалоговое окноАвтоформат, в котором показаны возможные варианты оформления таблицы. Просмотрев предлагаемые варианты оформления таблицы, нужно выбрать наиболее подходящий, щелкнуть левой кнопкой мыши в соответствующем поле, затем щелкнуть на кнопке ОК. Выделенные ячейки листа будут отформатированы в соответствии с выбранным образцом.

Диаграммы

Для наглядного представления данных, находящихся в таблице, используют диаграммы. На практике наиболее часто используют гистограммы и графики. На гистограмме данные изображаются столбиками, на графике — точками, которые соединяют линиями.

Графики обычно используют для отображения процессов, развивающихся во времени. Гистограммы удобны для наглядного представления соотношения величин.

Линия на графике или группа столбиков гистограммы изображают ряд данных — содержимое нескольких соседних ячеек таблицы. На одной диаграмме можно представить несколько рядов данных.

Помимо гистограмм и графиков, широко используются круговые диаграммы, которые удобны для наглядного представления соотношения величин, образующих целое.

Чтобы построить диаграмму, нужно выделить ячейки, в которых находятся данные, названия данных и пояснения к данным, и щелкнуть на командной кнопке Мастер диаграмм или в менюВставка выбрать командуДиаграммы.

Существует три вида диаграмм:

• обычная;

• с накоплением;

• нормированная.

На обычной диаграмме отображаются значения рядов данных без какой-либо предварительной обработки. На диаграмме с накоплением каждое значение каждого следующего ряда откладывается от значения предыдущего ряда. Таким образом, самая верхняя кривая (на графике) или высота столбиков (на гистограмме) соответствует сумме рядов данных, а кривые, соответствующие рядам данных, отражают вклад каждой категории в общую сумму.

Обработка данных

В большинстве случаев анализу предшествует предварительная обработка данных: сортировка, выборка (фильтрация), вычисление промежуточных сумм, средних значений, отклонений, построение сводных таблиц. Довольно часто таблицы Excel используют в качестве баз данных.

Сортировка

Для удобства работы информация в таблицах обычно отсортирована. Excel позволяет сортировать как ячейки отдельного столбца или строки, так и целые строки. При сортировке ячеек изменяется содержимое только сортируемого столбца или строки, содержимое остальных ячеек не меняется. При сортировке строк переставляются целые строки. При сортировке строк содержимое ячеек одного из столбцов таблицы используется в качестве критерия, строки выстраиваются по порядку в соответствии с содержимым ячеек именно этого — ключевого столбца

Наиболее просто выполнить сортировку строк таблицы по возрастанию или убыванию, если в качестве ключевого столбца используется ее первый столбец. Чтобы выполнить сортировку строк, надо выделить эти строки и щелкнуть на одной из кнопок Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

В общем случае, для того чтобы выполнить сортировку строк таблицы, нужно выделить эти строки и в меню Данныевыбрать командуСортировка. На экране появится диалоговое окно Сортировка диапазона. В этом окне нужно задать столбцы, содержимое которых будет использовано в процессе сортировки. Столбцы задаются путем последовательного выбора имен в спискахСортировать по,Затем поиВ последнюю очередь по. Следует обратить внимание на то, что в списках указаны названия именно столбцов таблицы.