mus_nt[1]

4.Подготовку электронных гипертекстовых каталогов для Интернет.

5.Подготовку списков для оформления актов внутримузейной передачи и актов временной выдачи и приема, а также других целей.

6.Оформление актов внутримузейной передачи, актов реставрационных осмотров, актов сверки непосредственно в фонде.

7.Подготовку предварительных списков предметов для приема на постоянное хранение.

8.Ведение Топографических картотек(списков экспонатов по местам постоянного хранения), ведение истории движения музейных экспонатов.

Таким образом "Картотеки фондов" дают возможность:

1.Вести подготовку всей текущей документации отдела, связанной с оформлением списков экспонатов, одновременно формируя базу данных фонда. Списки экспонатов для временной выдачи могут быть перенесены на дискете в отдел учета, где на их основе будут подготавливаться соответствующие документы. Наиболее существенна при этом компьютерная поддержка подготовки и оформления

выставочной документации и документов приема на постоянное хранение.

2.Вводить подробные описания экспонатов в базу данных системы, выпуская на их основе материалы для выставочных, научных и электронных каталогов. При этом возможности системы позволяют варьировать расположение атрибутов и порядок сортировки каталожных записей, делать выборки информации по различным параметрам, вести картотеки авторов, выставок и литературы, передавать сформированный текст в издательские системы.

3.Осуществить массированный ввод краткой информации об экспонатах,

которая может быть использована как для быстрой подготовки текущих списков, так и для последующего до ввода информации в объеме необходимом для Научного каталога.

Работа с изображениями

Одним из важных свойств системы является включение в нее средств работы с изображениями, использование для последующего оформления документов современных текстовых редакторов и работа в графической среде Windows. Система КАМИС-Windows включает в себя все функции музейной системы, дополненные следующими возможностями:

1.Использование современного графического интерфейса.

2.Ввод, хранение и просмотр изображений при работе с картотекой предметов.

3.Печать инвентарных карточек, каталогов и списков с изображениями.

4.Подбор и вывод данных в виде, удобном для последующей подготовки полиграфических изданий - каталогов, путеводителей по музею и т.д.

5.Подбор и вывод данных в виде, удобном для дальнейшего использования в музейных Multimedia - приложениях - каталогов на компакт-дисках (CD-ROM), информационно-справочных интерактивных систем для посетителей музея, видео роликов о выставках и т.д.

Модуль автоматизированной подготовки электронного каталога для Интернет

101

Модуль обеспечивает формирование электронного каталога с гипертекстовыми ссылками из базы данных КАМИС. Каталог содержит типовые взаимосвязанные страницы с изображениями и сведениями о произведениях и авторах.

При необходимости дизайн типовых страниц может быть изменен. Подготовленные страницы могут быть дооформлены и переданы для размещения на любой WEB-сервер.

Модуль поставляется в виде дополнительной компоненты к системе КАМИС.

Подсистема "Музейный учет"

Подсистема состоит из Автоматизированных рабочих мест сотрудников отдела учета. На каждом компьютере может работать один или несколько комплексов учетных задач. В минимальном варианте все АРМ'ы могут располагаться в составе единой системы на одном компьютере.

В состав подсистемы входят следующие комплексы задач:

1.Учет приема на постоянное хранение.

2.Учет временной выдачи и обратного приема.

3.Учет временного хранения.

4.Учет внутримузейной передачи.

5.Сводная инвентарная картотека музея.

Все учетные задачи обеспечивают:

•оформление необходимых документов - актов, гарантийных писем, договоров (всего около 30 форм документов) в соответствии с музейной инструкцией и принятой в конкретном музее технологией учета:

•ввод новых и корректировку ранее введенных документов в экранные бланковые формы;

•подготовку списков предметов к документам-

•непосредственно вводя описание предметов в экранную форму;

•получая список предметов на дискете из подсистемы "Картотеки фондов";

•отбирая список предметов из предшествующего учетного документа;

•печать Книги Поступления основного и научно-вспомогательного фонда, Инвентарной Книги, Книги Приема на временное хранение;

•печать справок и статистических отчетов;

•ведение учетных картотек с возможностями поиска и отбора по запросу учетных данных;

•ведение истории движения музейных предметов.

Комплекс "Сводная инвентарная картотека музея" обеспечивает:

•ведение выверенной базы учетных данных,

•регулярное дополнение и обновление сводной картотеки информацией, вводимой в фондовых подсистемах.

102

•контроль расхождений между данными, поступающими из подсистемы "Картотеки фондов" и учетными данными

•формирование протокола расхождений данных.

Комплексы учетных задач построены таким образом, чтобы, незначительно изменяя существующую технологию работы, значительно облегчить и ускорить подготовку документов, а также избежать многократного ввода информации.

С помощью системы можно реализовать различные схемы оформления учетных документов ("технологические цепочки").

Ниже приведено описание схемы работы пользователя с двумя комплексами задач: "Учет приема на постоянное хранение" и "Учет временной выдачи и обратного приема"

Комплекс задач "Учет приема на постоянное хранение"

Данный комплекс задач обеспечивает автоматизированную поддержку всей цепочки приема предмета на постоянное хранение.

Один из вариантов оформления приема новых поступлений с помощью системы происходит следующим образом:

АРМ Хранителя

-сведения о предметах, намеченных к приему, вводятся хранителем соответствующего фонда в картотеку временного хранения данного фонда;

-список предметов для очередной фондово-закупочной комиссии отбирается из картотеки временного хранения, выводится на печать и на дискету.

АРМ Секретаря фондовой комиссии

-оформляется протокол фондово-закупочной комиссии;

-список предметов считывается с дискеты и заносится в базу данных, на его основе оформляется приложение к протоколу фондовой комиссии.

АРМ Сотрудника отдела учета

-оформляется акт приема на постоянное хранение;

-список предметов считывается с дискеты и заносится в базу данных, на его основе оформляется приложение к акту приема на постоянное хранение, данные заносятся в машинный вариант Книги Поступлений;

-распечатываются листы Книги Поступлений;

-на дискету записываются учетные данные о приеме предмета на постоянное хранение, а также данные о предметах, введенных непосредственно на АРМ учетного сотрудника.

АРМ Хранителя

-учетные данные о приеме предмета на постоянное хранение считываются

сдискеты и переносятся в соответствующую карточку временного хранения;

-карточки поступивших на постоянное хранение предметов переносятся в основную картотеку фонда и/или в картотеку НВФ в них могут дополняться и уточняться;

103

-печатаются инвентарные карточки поступивших предметов.

Оформление приема на постоянное хранение может происходить и по упрощенной схеме - без передачи данных между АРМами. В этом случае на каждом этапе необходимые данные вводятся непосредственно в базу данных АРМа.

Комплекс задач "Учет временной выдачи и обратного приема"

Оформление временной выдачи с помощью системы происходит следующим образом:

АРМ Хранителя

-в картотеку выставок вводится карточка новой выставки, к ней приписываются карточки посылаемых на выставку предметов

-сведения о предметах, посылаемых на выставку, распечатываются на бумаге и записываются на дискету.

АРМ Сотрудника отдела учета

-список предметов считывается с дискеты и заносится в базу данных, на его основе формируется выставочный список предметов из разных фондов;

-описания предметов дополняются при необходимости уточненными данными о сохранности;

-оформляется договор на проведение выставки или письмо-разрешение в Министерство Культуры;

-оформляется акт(акты) временной выдачи (по выставочному списку);

-оформляется приложение(приложения) к акту(актам) выдачи;

-при возврате предметов акт обратного приема и список к нему формируются из акта(актов) выдачи.

Требования к техническим средствам

Для использования КАМИС-Dos необходим компьютер с 386 - 486 процессором и 4 Мб оперативной памяти и любой принтер.

Для использования КАМИС-Windows необходим компьютер с 486 процессором и 8 Мб оперативной памяти, сканер и струйный или лазерный принтер.

Внедрение и сопровождение КАМИС в музеях

Внедрение КАМИС в музее выполняется в течение 7-10 рабочих дней и включает в себя:

•установку системы на компьютерах;

•адаптацию системы к конкретным особенностям и пожеланиям специалистов музея (доработка системы описания экспонатов каждого фонда и форм вывода информации на основе базовых вариантов, корректировка форм учетных документов и т.п.);

•консультирование специалистов музея по организации системы автоматизированного музейного учета;

•обучение персонала.

104

В дальнейшем по желанию музея могут быть выполнены работы по сопровождению комплексной автоматизированной музейной системы, включающие в себя:

•обеспечение бесперебойной работы автоматизированной системы, оказание помощи при ее восстановлении в аварийных ситуациях;

•оказание консультативной помощи по работе с системой;

•доработка и внесение исправлений в программное обеспечение, не приводящие к существенному изменению функций системы(изменение вида выходных форм, перенастройка описаний музейных фондов и настройка на новые фонды и т.п.);

•рассылку новых вариантов текущей версии программного обеспечения системы;

•продажу со скидкой новых версий программной системы;

•выезд на место для оказания оперативной помощи или дополнительное обучение сотрудников музея в Санкт-Петербурге.

Система КАМИС (версия 3.0) - новые возможности

В ноябре 1997 года вышла новая сетевая версия системы КАМИС 3.0.

Работа в локальной музейной сети

КАМИС-3.0 обеспечивает:

•Формирование единой базы данных, содержащей коллективно используемую информацию о музейных экспонатах (текстовую, иллюстративную, видео-, аудио- и т.п.), а также ряда локальных баз данных.

•Одновременное использование базы данных с многих рабочих мест, оперативное взаимодействие автоматизированных рабочих мест между собой.

•Возможность использования в сети компьютеров разной мощности,

работающих в разных средах: DOS, Windows 3.11, Windows-95, Windows-NT

•Разграничение доступа к данным для различных категорий пользователей, защита информации, находящейся в базе данных от несанкционированного доступа.

•Комплексное решение задач музейного учета и научной каталогизации в единой информационной среде.

•Планирование и подготовку выставок и экспозиций.

•Поиск и подготовку согласованного набора данных для представления в глобальных информационных сетях.

Модуль автоматизированной подготовки электронного каталога для Интернет

Модуль обеспечивает формирование электронного каталога с гипертекстовыми ссылками из базы данных КАМИС. Каталог содержит типовые взаимосвязанные страницы с изображениями и сведениями о произведениях и авторах.

105

При необходимости дизайн типовых страниц может быть изменен. Подготовленные страницы могут быть дооформлены и переданы для размещения на любой WEB - сервер.

Перспективы развития КАМИС

Внастоящее время ведутся работы над очередной версией системы КАМИС. Предполагается, что будет частично переработан интерфейс системы, расширены ее функциональные возможности, включены средства для работы в локальной сети, будет предусмотрена подготовка документов и каталогов в формате текстового процессора MSWord. Ориентировочное время выпуска новой версии - конец 1997г. Пользователи предыдущих версий системы получат новый вариант КАМИС со значительной скидкой.

Вдальнейшем планируется выпустить специализированную серверную подсистему, предназначенную для оперативного получения информации по запросу из Интернет.

Подготовка документов и каталогов в формате текстового процессора

MSWord для Windows

Формируемые в системе документы будут преобразовываться в формат самого распространенного в среде Windows редактора MSWord. Подготовленные таким образом материалы можно будет:

•редактировать непосредственно с помощью указанного редактора;

•использовать для последующей подготовки полиграфических изданийкаталогов, путеводителей по музею;

•использовать в музейных Multimedia - приложениях - каталогах на компактдисках (CD-ROM), информационно-справочных интерактивных системах для посетителей музея, видео-роликов о выставках и т.д.

Подсистема оперативного получения информации по запросу из Интернет

В состав новой версии планируется включить средства для оперативного доступа к базам данных КАМИС из глобальной информационной сети Интернет. Эти средства при наличии в музее WEB-сервера позволят:

•формировать запрос к музейным базам данных с удаленных компьютеров;

•вести поиск и выборку ограниченного набора данных из баз данных, включающего текст и изображения;

•динамически формировать WEB-страницы по выбранной информации.

106

Где применяется система КАМИС

Система КАМИС и ряд других систем фирмы "Альт-Софт" работают в 24 музеях России (см. таблицу). Среди них есть как совсем небольшие - со штатом сотрудников до 10 человек, так и всемирно известные Государственный Русский музей, Российский этнографический музей, Государственная Третьяковская галерея. Системы используются во всех музеях, но наиболее значительных успехов в компьютеризации за последние годы достигли Владимиро-Суздальский и Рыбинский музеи-заповедники, Музей Анны Ахматовой в Фонтанном доме. Уникален опыт Российского этнографического музея, создавшего за полтора года выверенную базу данных всей коллекции, содержащую краткую информацию о 550 тысячах этнографических памятников. Достижения этих музеев в 1997г. отмечены дипломами Ассоциации по документации и новым информационным технологиям (АДИТ) Российского ИКОМ.

Таблица

Музеи и организации культуры, работающие с "КАМИС" и другими системами АООТ "Альт-Софт" (на декабрь 1997г.)

108

109

110