4. Планирование и формирование персонала

4.1 Кадровая служба: задачи, функции, пути развития

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. Отдел кадров (ОК) подчиняется заместителю директора по кадрам.

Задачи ОК:

- организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования кадров;

- участие в формировании стабильного коллектива, создании кадрового резерва и работа с ним;

- организация системы учета кадров;

- анализ текучести кадров.

Структуру и штаты ОК утверждает заместитель директора предприятия по кадрам в соответствии с составом аппарата управления и нормативами численности специалистов и с учетом объемов работы, особенностей производства.

В состав ОК входят подразделения (секторы, бюро, группы) приема, увольнения, учета, по работе с рабочими и служащими, руководящими работниками и специалистами.

При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

- общая численность работников организации;

- конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности, масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

- социальная характеристика организации, структурный состав ее работников, их квалификация;

- сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом;

- техническое обеспечение управленческого труда и др.

Пример 4.1 Приведите расчет численности отдела кадров, если: среднесписочная численность работников предприятия – 2,5 тыс. чел., а нормы времени на оформление на работу – 0,5 ч. /чел., увольнения с работы – 0,6 ч. / чел., оформление пенсионных документов – 2, о ч./чел, а коэффициент учета затрат времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами – 1,15.

Нормативная численность инспекторов по кадрам определяется по формуле

Пример 4.2. Рассчитать численность работников предприятия на конец года, если численность работников предприятия на начало года 2680 чел., численность уволенных по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины 215 чел., коэффициент текучести кадров 0, 08.

К_тк= Ч_ув : Ч_сп

Функции ОК:

1. Разработка текущих и перспективных планов комплектования кадрами с учетом изменения состава работающих в связи с переменами вне и внутри предприятия.

2. Анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя предприятия, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня.

3. Организация работы по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей специалистов с целью подбора кадров и резерв на выдвижение, осуществление контроля за обновлением и пополнением.

4. Контроль за расстановкой и правильным использованием руководящих работников и специалистов в подразделениях предприятия.

5. Представление руководству предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров.

6. Подготовка и систематизация материалов собеседований и реализация решений аттестационной комиссии.

7. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положением, инструкциями и приказами руководителя предприятия, выдача работникам различного рода справок.

8. Учет личного состава предприятия.

9. Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

10. Ведение учета стажа работников предприятия.

11. Подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрениям и награждениям.

12. Подготовка (совместно с комитетом профсоюза) документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представления их в органы социального обеспечения.

13. Контроль за исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

14. Изучение движения кадров, причин их текучести, разработка мероприятий по ее устранению.

15. Принятие мер по трудоустройству увольняемых.

16. Систематический контроль и инструктаж работников по учету кадров.

17. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

18. Составление всей необходимой отчетности по вопросам кадров.

Пример 4.3. Определить среднюю численность работников за І квартал отчетного года, если на 1 января численность работников составляла 956 человек, на 15 января – 959 человек, на 1 февраля – 951 человек, на 15 февраля – 954 человека, на 1 марта – 955 человек, на 15 марта – 958 человек.

Решение:человек

* Пример 4.4. Определить среднюю численность работников за сентябрь, если на 1 сентября численность работников составляла 576 человек, на 12 сентября – 581 человек, на 18 сентября – 577 человек, на 25 сентября – 574 человека.

Решение: человек

Помимо отдела кадров для решения социальных задач на предприятиях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом ОК не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы. ОК структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделениями, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

От цехов и отделов ОК получает заявки на рабочих и специалистов; характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины и нарушителей общественного порядка; графики отпусков работников подразделения.

В цеха и отделы ОК представляет сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменением правил внутреннего трудового распорядка.

В юридический отдел ОК представляет приказы на визирование.

От комиссий профкома и цеховых комитетов профсоюза ОК получает материалы о случаях нарушения правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины; предложения для обсуждения фактов антиобщественных поступков, прогулов и т.п.; сведения о нарушителях общественного порядка; материалы на увольнение за нарушение трудовой дисциплины, по сокращению штатов, по инвалидности.

От отдела организации труда и заработной платы ОК получает штатное расписание на руководителей, специалистов, служащих, рабочих повременной работы и других категорий работающих, а также все изменения штатного расписания; расчеты потребности рабочей силы по подразделениям. ОК в указанные отделы представляет сведения о списочной численности работников; прогулах, нарушениях общественного порядка; данные о текучести рабочих кадров по цехам.

Из бухгалтерии ОК получает справки о зарплате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию ОК представляет табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказа о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.