Контрольные вопросы

1. Сформулируйте понятие организационного обеспечения.

2. Назовите основные компоненты организационного обеспечения.

3. В чем сущность аутсорсинга в области IT?

4. Сформулируйте понятие правового обеспечения, в чем его сущность и задачи?

5. С каких точек зрения можно рассматривать понятие правового обес­печения и какие основные виды документов относят к правовому обеспечению?

Тема 5. Технологические процессы и особенности их построения

5.1. Понятие и состав технологического процесса

В основе экономических информационных систем лежит фор­мирование и преобразование информационных потоков, что дает возможность объединить в единую информационную систему устройства регистрации, сбора, передачи, обработки, размноже­ния, представления и хранения информации. Управляемые и управляющие объекты системы могут быть одновременно инфор­мирующими и информируемыми. Они должны быть способны создавать и воспринимать информацию. Эти объекты, как прави­ло, разобщены в пространстве и функционируют в разные периоды времени. Число организационных уровней реализации функций управления должно быть минимальным. Каждый организацион­ный уровень имеет вход и выход (ввод и вывод информации), а так­же свою специфическую информацию с разной степенью агреги­рования.

ЭИС как единая система состоит из следующих элементов: операция, информационная процедура, этап технологи­ческого процесса (обеспечивающий, функционально-обеспечивающий, функциональный), технологический процесс.

Операция представляет собой совокупность действий, произво­димых над информацией на одном рабочем месте.

Информационная процедура — совокупность операций по прин­ципу однородности и целевых функций.

Этап технологического процесса — совокупность информацион­ных процедур по целевым функциям.

Технологический процесс — упорядоченная последовательность этапов или информационных процедур.

Итак, простейший элемент технологии — операция. Как прави­ло, информационные технологии экономической информации характеризуются большими объемами исходных данных, поэтому одна информационная процедура, например сбор информации, может выполняться на нескольких рабочих местах. Как правило, в финансовых органах выделен ряд сотрудников, занимающихся только приемом данных от клиентов (операционисты в банках, инспекторы в налоговых инспекциях и др.), каждый из них выполняет только прием информации от клиентов, а все вместе они выполняют одну информационную процедуру — сбор первичной информации.

Следующий элемент — информационная процедура. Как уже отмечалось, она состоит из нескольких однородных операций. Информационных процедур в технологическом процессе может быть достаточно много, они могут повторяться. К стандартным процедурам относятся сбор, регистрация, передача, обработка, хранение, использование информации. При проектировании тех­нологического процесса следует определить, какие информацион­ные процедуры войдут в его состав и последовательность их вы­полнения.

Стадия сбора информации включает первоначальное восприятие и прием информации. Источником информации выступает про­изводственно-хозяйственная деятельность организации. В эконо­мической сфере осуществляется сбор уже зарегистрированных данных в виде документа, представленного как в бумажном, так и в электронном виде. При сборе данных ставится задача получения точного, своевременного, достоверного и полного отображения данных.

Поскольку объекты обработки могут быть разобщены в про­странстве, очень часто в состав технологического процесса вклю­чается процедура передачи данных, а так как связь между объектами, как правило, двусторонняя, то эта процедура может повторяться неоднократно. Существует множество способов выполнения этой процедуры: курьер, автотранспорт, телефонные и телеграфные каналы, спутниковая связь, радио и др. Выбор способа передачи зависит от формы представления информации: письменная, зву­ковая, на носителях, в форме сигналов и т.д. В одном и том же технологическом процессе могут присутствовать разные способы выполнения этой процедуры. Однако заметим, что при правильно организованном документообороте, наличии современной техни­ки и использовании последних достижений в области производства носителей исходных данных возможна и необходима только дис­танционная передача данных, что ускоряет технологический про­цесс, усиливает достоверность, своевременность данных.

Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме (структуре) и значениям. Именно эта процедура обеспечи­вает получение результатной информации, аналитических данных, вариантов принятия управленческого решения. Достигается это посредством большого числа арифметических операций (сложе­ния, вычитания, деления, умножения и др.) и логических (опера­ций математической логики, операций сравнения, сортировки, упорядочения и др.). В процессе выполнения этой информацион­ной процедуры производится обработка не только самой инфор­мации, но и ее структурных образований, а также информацион­ных отношений.

Процедура хранения информации реализуется несколькими спо­собами в зависимости от формы представления информации, при­меняемых технических средств, продолжительности хранения и целей хранения. Основными способами являются хранение в за­поминающих устройствах компьютера, архивное долгосрочное хранение и др.

Процедура хранения информации обычно завершается поиском соответствующих ее единиц для дальнейшего использования. По­иск органически связан с процедурой хранения, поэтому он не всегда выделяется. В процессе хранения часть единиц информации может утрачивать свое значение, поэтому регулярно осуществляется просмотр данных, в результате которого производится унич­тожение данных или их обновление. Такая операция, называющая­ся актуализацией данных, в значительной степени влияет на досто­верность информации.

Таким образом, при преобразовании экономической информа­ции наиболее часто используются следующие основные информа­ционные процедуры: сбор и регистрация информации, передача информации, запись информации на машинный носитель, конт­роль записи, хранение информации, поиск данных, обработка информации, выдача результатов обработки информации и тира­жирование результатов обработки информации.

Завершает технологический процесс процедура использования информации. Эта процедура связана с принятием управленческого решения, поэтому она выходит за рамки информационных техно­логий. С точки зрения технологии здесь можно сказать лишь о том, что существует ряд требований к выходной информации, которые определяют возможности ее дальнейшего использования: пред­ставление информации по отклонениям, представление прогноза, представление нескольких вариантов решения задачи, наличие анализа результатных данных и т.д.

Следующим элементом ИС является этап технологического про­цесса. Если взглянуть на совокупность информационных процедур с точки зрения целей их проведения, то мы сможем разбить технологический процесс на три этапа. Первая совокупность процедур обеспечивает проведение техноло­гического процесса как такового независимо от решаемых задач. Этот этап принято называть обеспечивающим технологическим про­цессом. В него входит цепочка процедур, подготавливающих реше­ние задачи: сбор, регистрация, передача. Вторая совокупность процедур наряду с обеспечивающими целями носит и функцио­нальный характер. Обработка информации ориентирована на ре­шение конкретных задач в конкретной области, и все процедуры, сопровождающие обработку, например машинное хранение ин­формации, получение и вывод данных по каналам дистанционной связи и др., также функционально ориентированы, несмотря на свой обеспечивающий характер. Поэтому выделяют второй этап технологического процесса — функционально-обеспечивающий тех­нологический процесс.

Третья совокупность процедур напрямую зависит от решаемых ИС задач, т.е. функционально ориентирована. Это связано с процедурами формирования результатной информации, ее выводом и использованием. Поэтому третий этап технологического процесса называется функциональным технологическим процессом.

Из этих элементов и складывается информационная техноло­гия.

Информационный аспект технологического процесса

В процессе сбора и регистрации первичной информации пер­вичные документы составляются из знаков и символов конкрет­ного информационного языка. Здесь рассматриваются вопросы отношений между символами, скорости создания нужной инфор­мации, правильности регистрации, сокращения количества данных и их ценности.

В процессе передачи информации важны вопросы частоты и достоверности передачи сообщений.

В процессе формирования результатной информации выделя­ются связи между знаками и символами, описывающими состо­яние контролируемых параметров и их отклонения от заданных значений. Здесь рассматриваются вопросы смыслового сочетания информации, происходит увязка символов, на языке которых за­фиксирована информация, с их значениями в каждой конкретной ситуации. Здесь осуществляется процесс сопоставления, анализа, группировки, расчетов, агрегирования информации.

В процессе формирования управляющей информации выделя­ются вопросы воздействия управляющих объектов (контролиру­емых параметров), состояние которых отражает информация, на объект, получающий информацию. Рассматриваются проблемы восприятия, синтеза, интерпретации информации, использования ее для принятия решений, выработки новой управляющей инфор­мации, а также вопросы ее полезности для определенных катего­рий пользователей.

Технический аспект технологического процесса

С этой точки зрения технологический процесс представляет со­бой последовательность устройств преобразования информации, входы и выходы которых сопряжены между собой и рассредоточены в пространстве. Элементы автоматизированных технологий, выпол­няющие в процессе преобразования информации свои точно опре­деленные функции, строго взаимосвязаны. Каждый элемент в ин­формационном плане имеет вход (устройства ввода для приема информации), устройства связи (для перемещения информации и увязки устройств ее передачи), устройства управления (для обработ­ки и преобразования информации), выход (устройства вывода для доставки информации пользователю или другой подсистеме).

Входы и выходы элементов всегда распределены во времени, поскольку сама информационная система и информация, обраща­ющаяся в ней, дискретны. Взаимодействие элементов производит­ся путем увязки входов и выходов, которые могут быть последова­тельными и параллельными. Например, в процессе формирования результатной информации прием информации вычислительным центром может осуществляться параллельно, а ввод данных в ком­пьютер — последовательно (последовательный характер процедур требует дополнительных затрат времени). При проектировании технологического процесса необходимо определить рациональную схему взаимодействия элементов с целью экономии времени об­работки.

Упорядоченная последовательность процедур в технологиче­ском процессе представляет собой алгоритм функционирования информационной системы, нарушение которого делает информа­ционную систему неработоспособной.

Сопряжение устройств преобразования информации осуще­ствляется с помощью интерфейса. Под интерфейсом понимается: а) граница раздела двух систем, устройств или программ; б) сово­купность средств и правил, обеспечивающих взаимодействие устройств, программ.

К организации интерфейса можно подойти с разных точек зре­ния: он является разграничителем, во-первых, функций человека и машины, а также средством их общения, а во-вторых, элементов технологического процесса и средством их взаимодействия. Таким образом, выделяют пользовательский интерфейс и технологиче­ский.

Пользовательский интерфейс необходим для общения человека с компьютером. При этом основным требованием к нему является простота использования. По степени простоты различают три вида интерфейса: командный, меню и речевой.

Командный интерфейс основан на вводе команды. После ввода на экран специального значка пользователь вводит команду. Этот интерфейс самый неудобный для пользователя, так как его приме­нение требует знания команд и правил их ввода, т.е. рассчитан на пользователя, знакомого с элементами программирования.

Интерфейс-меню высвечивает на экране образы команд и меню действий. Для выбора одного из них достаточно подвести курсор к выбранному символу и нажать клавишу. В настоящее время это самый распространенный способ общения пользователя с компью­тером, так как он самый простой и не требует специального обуче­ния, за клавиатурой может работать даже ребенок.

Речевой интерфейс позволяет по речевой команде переходить от одних поисковых образов к другим. Самый удобный, но мало­распространенный интерфейс.

Технологический интерфейс, служащий для сопряжения элемен­тов технологического процесса, основан на различных способах и методах отображения входных и выходных данных.

Отображение (регистрация) информации производится на всех этапах технологического процесса. Информация, недоступная для регистрации, информационной системой использоваться не может. Для каждого элемента ИТ характерны свои носители информации и методы их регистрации. Основные требования, предъявляемые к ним, следующие: носители информации должны многократно использоваться и сопрягаться с устройствами преобразования ин­формации; процедуры регистрации информации должны быть нетрудоемкими и надежными; в каждом элементе технологиче­ского процесса должны обращаться свои особые, унифицирован­ные входные и выходные носители информации, обеспечивающие наиболее рациональное использование преобразующих устройств и минимальные затраты времени на эти операции.

Выбор носителей информации и формы ее представления за­висят от состава технических устройств, применяемых в данной системе.

Таким образом, технологический интерфейс обеспечивает со­пряжение всех элементов технологического процесса с помощью стандартного, унифицированного представления информации на каждом этапе техпроцесса.

При организации ИТ учитываются следующие особенности:

• во-первых, технологический процесс должен функционировать регулярно в заданные интервалы времени, для него характерен циклический принцип преобразования информации, поскольку цикличен сам процесс управления;

• во-вторых, на вход должна поступать только та информация, на которую пользователь может воздействовать. Входы в инфор­мационную систему должны быть строго определены и распределены по времени, они не должны перегружать систему и со­здавать пиковые нагрузки, на входы должна поступать инфор­мация, которая обеспечит на выходе получение результатной и управляющей информации; таким образом, через входы и вы­ходы информационной системы, определяемые технологичес­ким процессом, осуществляются прямые и обратные связи меж­ду объектами системы управления;

• в-третьих, для ИТ характерна стандартизация устройств и про­цедур преобразования информации, которые обеспечивают бесперебойное выполнение целей и задач системы.

При проектировании технологического процесса учитывается следующее:

• сокращение времени на обработку;

• обеспечение непрерывности выполнения операций и их авто­матизация;

• минимальная стоимость и трудоемкость;

• надежность и безопасность функционирования.

На организацию технологического процесса оказывают влияние следующие факторы:

• объемы обрабатываемой информации, структура исходных и результатных данных;

• организационная структура объекта, его масштабы и рассосредоточенность;

• вид технологического процесса;

• способы обработки данных;

• наличие комплекса технических средств;

• взаимосвязь решаемых задач и периодичность их решения.