- •Глава 1. Основные понятия электронного документооборота (эдо)
- •3. Нормативные документы.
- •Глава 2. Методические указания к выполнению самостоятельной работы
- •000 «Кофейни
- •1. Предмет договора
- •2. Цена продукции
- •8. Ответственность сторон
- •9. Разрешение споров
- •10. Срок действия договоров
- •11. Заключительные положения
- •12. Адресаты и реквизиты сторон
- •Федеральное агенство связи
- •Московский технический университет связи и информатики
- •О т ч ё т
- •«Электронный документооборот»
- •Основная
- •Дополнительная
- •Стандарты в области сэд
Введение
Обилие разнообразных документов, циркулирующих на предприятиях (документооборот), приводит к необходимости применения электронных средств, улучшающих работу с документами (электронный документооборот ЭД) и систем электронного документооборота СЭД, в основе которых для хранения информации используются системы управления базами данных СУБД, такие как Oracle, SQL Server и др.
В стране используются различные СЭД. Наиболее распространенными в России являются: ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Documentum, Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С: Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), МОТИВ (Мотив) и др. Например, система «Е1 Евфрат» является мощным инструментом автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров [1]. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы, база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.
Система «Е1Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет:
в значительной степени снизить время согласования документов;
повысить скорость и эффективность исполнения поручений;
навсегда устранить проблему потерянных документов;
снизить затраты на ведение архива;
упростить процесс поиска документов.
Для руководителей переход предприятия на электронный документооборот подразумевает:
возможность более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
учитывать рабочее время сотрудников;
оперативно согласовывать документы, выдавать резолюции и поручения с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.
Система имеет следующие модули.
Электронный документооборот
Автоматизация бизнес-процессов
Управление договорами
Работа с финансовыми документами
Электронный архив
Взаимодействие с клиентами
Графический дизайнер форм
Графический редактор маршрутов
Генератор отчетов
Работа с шаблонами
Просмотр и печать
Делопроизводство
Модуль безопасности и др.
Наиболее популярными из них являются: делопроизводство, электронный документооборот, взаимодействие с клиентами, управление договорами, электронный архив, работа с финансовыми документами.
В методическом пособии рассмотрены основные правила работы с документами и методика выполнения самостоятельной работы студентами, изучающими дисциплины «Делопроизводство» и «Электронный документооборот».
Глава 1. Основные понятия электронного документооборота (эдо)
Определения
В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым понятием. Подобно тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота.
Документ результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. [2] в виде письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Он изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» В Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщений, а также как материал для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Электронный документ — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Документооборот циркуляция документов на предприятиях.
Электронный документооборот (ЭД) циркуляция документов на предприятиях, происходящая с участием электронных средств. При переходе организации на электронный документооборот необходимо руководствоваться рекомендациями нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-12007 «Управление документами. Общие требования».
Система электронного документооборота (СЭД) организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основными задачами, решаемыми СЭД, являются:
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», Т.е. весь процесс с момента появления документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив [3].
Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления» или. Это связано с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для унификации терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящихся к делопроизводству, аналогично стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство». Например, в названиях таких нормативных документов, как «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Основные группы документов:
организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. т -2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);
нормативные документы государственных органов - документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, охрана окружающей среды и т.п.), которые поступают от государственных и муниципальных организаций.
Кроме того существуют коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленное выше относится к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключение - финансово-бухгалтерские документы со специфическими особенностями составления и обработки, что регламентируется специальными инструкциями.
Оформление документов
Требования к тексту документа.
Служебный документ должен быть безупречен в юридическом отношении. Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации и точности, что исключает возможность двоякого понимания текста.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа («постановили», «решили», «предлагаем»). В ·протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»), а запись выступлений ведется от 3 -го лица единственного числа («Иванов возражает ... и предлагает»).
В служебных документах широко применяются сокращения слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку, например, ОРД (организационно-распорядительная документация). Документы бывают простыми и сложными. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче обрабатывать (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение. Сложные документы (протоколы, приказы, постановления) чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов, исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения.
При составлении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Как правило, в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели составления документа, во второй выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Обычно текст документа делится на абзацы простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.
Объёмные тексты (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Они нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.
Трафарет - заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом. В текстовых редакторах компьютерных систем такие трафаретные формы документов называются «template» (шаблон).
В частности, для бухгалтерских документов Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предписано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации», а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; .
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ. Он бывает двух видов: типовой формуляр и формуляр-образец.
Первый характерен для конкретного вида документов, например приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.
Формуляр-образец это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Они записываются в определенной последовательности, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Бланк стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе документа. В организации обычно применяется два вида бланков для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов документов (приказа, акта и т.д.). Например, руководители могут иметь должностной бланк.
Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации, наименование организации автора документа, справочные данные об организации, авторе документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Герб изображается на бланках учреждении и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством.
Логотип (эмблема организации или товарный знак) — символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве логотипа используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры логотипа не ограничены.
Наименование и справочные данные автора документа. В бланке прежде всего указывается автор документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовивших документ. Также это может быть и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.
Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входят индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www-страницы (если они есть), номера счетов банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.
Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи. По международным стандартам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс, в конце название страны.
Дата обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, в этом случае они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. — датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. Таким образом, можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является составной частью таких реквизитов, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении в организацию и исполнении, идентификатор электронной копии документа.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2012). Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат 21 мая 2002 года, он применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число (например: 2012.03.08). При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.
Регистрационный номер документа это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних документов обычно проводят по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных введениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы «К» (кадры) или «Л/С» (личный состав) например: приказ № 8к или приказ № 21л/с).
Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивших документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или его копия). При регистрации документов от граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии (например: В-17, Д-124). На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо (например: № 463 / 162 / 298).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа, место его составления или издания включает информацию о документе, на который дается ответ (пример: на № __ от ___ ). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа. В общем бланке вместо номера и даты входящего документа указывается место его составления. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. ОАО «Тульские самовары» не указывает г. Тула, а АО «Шарикоподшипник» должно указать — Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.
Адресация (адресование), т.е. указание получателя информации, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
инициалы и фамилия (в дательном падеже), инициалы указываются перед фамилией, например: Г. И. Иванову);
почтовый адрес;
телефон, факс и др.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними — 1,5 межстрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см, строка ограничивается длиной текстового поля справа. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
Согласование подготовленных документов осуществляется перед их подписанием. Документы согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри и вне учреждения. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, до подписания согласование проводится с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Все замечания и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования. Он имеет два варианта: с конкретным должностным лицом и с другим документом — чаще всего письмом, протоколом и т.п.
Подписание и утверждение документов. Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы согласно своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.
Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами». Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указываются фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и.о.») и его фамилия.
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:
документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования;
право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».
Электронная цифровая подпись в электронном документе согласно ст. 4 равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении нескольких условий, которые перечисляются в статье.
Печать ставится на подпись ответственного лица печать для заверения её подлинности. Печати бывают двух видов: гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и простая. Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности — наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование дается в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и приводится в круглых скобках после полного наименования.
Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части.
Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». Она включает слово «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:
Верно Секкретарь Личная подпись Т.В. Романова
14.07.2012
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Гриф утверждения документа. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЁН
Президент акционерного общества Приказом министра
«Сатурн» образования России
Подпись А. В. Нептунов 21.05.2012 №36
15.05.2012
Слова «утверждаю» и «утвержден» пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указываются должность, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) лица, утверждающего документ, и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей или вышестоящей организации. Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).
Отметка о поступлении документа в организацию делается при поступлении документа в организацию. Отметка фиксирует факт и время приема его в данной организации, она делается специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Отметка состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса). Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение за него отвечает.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
Идентификатор электронной копии документа. Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном варианте об этом делается специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Резолюция — это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов:
текст;
подпись;
дата.
Резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например: «зачислить», «выделить 300 тыс. руб.», «отказать»); указание на порядок подготовки вопроса.
Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя; что поручается — характер и порядок решения вопроса; срок исполнения. Например:
Ивановой А. В.
Свяжитесь с филиалами и выясните их готовность
участия в совещании к 05.08.2012. Личная подпись 28.07.2012
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
Отметка о контроле. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нём проставляется соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Отметка об исполнении это завершающая отметка на документе. Она свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помешается на нижнем поле в левой его части. Например:
Сообщено по телефону О.В. Семёновой 17.05.2012.
В дело 08 -18.
И. Иванов. 19.05.2012
Такая отметка особенно важна в бухгалтерском учете. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Отметка об исполнителе. На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Это позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может предоставить всю необходимую информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Например:
Петухова А.С. Курицын
Людмила Николаевна или (495)135-35-15
(495)930-98-06
При размещении этого реквизита следует придерживаться правил:
если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа);
на документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров;
на документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.
Форматы бумаги. Размеры полей. Нумерация листов. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате A3 (297 х 420).
Установлены и размеры полей. Они должны быть не меньше, чем:
левое поле — 20 мм;
правое поле — 10 мм;
верхнее поле — 20 мм;
нижнее поле — 20 мм.
Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.
Если документ оформляется на двух и более листах, второй и следующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница». Точки и тире не ставятся. Если документ располагается на двух сторонах листа, то на лицевой стороне проставляются нечетные номера , а на обратной — чётные.