Косарев_Экомическая информатика

•в основу функционирования современных информационносправочных систем могут быть заложены принципы ассоциатив­ ного поиска с использованием семантических карт (т.е. включаю­ щие атрибуты систем искусственного интеллекта). Главным фактором, объединяющим такие системы с элементарными фак­ тографическими системами, служит то, что они обеспечивают вы­ дачу только имеющейся информации;

•информационно-советующие системы в отличие от инфор­ мационно-справочных на основе имеющейся информации форми­ руют одно или несколько вариантов возможных решений, а окон­ чательный выбор остается за человеком-пользователем. По слож­ ности автоматизируемых процессов диапазон таких систем крайне широк: от решения элементарных задач прямого счета и много­ вариантных оптимизационных задач до экспертных систем;

•информационно-управляющие системы, в целом предпола­ гающие наивысший уровень автоматизации, наоборот, могут ис­ пользовать довольно простые в реализации алгоритмы (напри­ мер, автоматическое уведомление поставщиков, плательщиков, дебиторов и т.п. путем сопоставления текущей даты и всех факти­ ческих поступлений на текущий момент времени с запланирован­ ными на этот момент).

Все это обусловливает тот факт, что подобные системы в ре­ альности могут существовать не только самостоятельно, но и со­ вместно, дополняя друг друга.

Фундаментальная классификация информационных систем в сфере оргуправления может быть дополнена классификацией:

по способу автоматизации органов управления:

•в виде автономных АРМов специалистов управления;

•в виде автономных локальных сетей, объединяющих функ­ ционально взаимосвязанные АРМы управленцев;

•в виде единой (корпоративной) сети организации, включая

ееголовные структуры и территориально удаленные филиалы;

по видам автоматизируемых управленческих функций:

•функциональные (автоматизирующие бухгалтерские, кадро­ вые, плановые и т.п. функции управления, т.е. отражающие спе­ цифику предметной области);

•административные (автоматизирующие делопроизводство, документооборот и т.п., т.е. практически не зависящие от пред­ метной области);

•комплексные (охватывающие все виды управленческой дея­ тельности);

по уровню специализации:

•общеуправленческие;

•специализированные;

•адаптивные универсальные;

по характеру взаимосвязи с внешней информационной средой:

•закрытые (независимые, автономные - без автоматизирован­ ного взаимодействия с внешними информационными системами, например с Интернетом);

•открытые (с выходом в общедоступные информационные системы, например через Интернет);

•экстрасистемы (полноценно функционально взаимодей­ ствующие с определенным кругом внешних информационных си­ стем - экстрасети).

За относительно короткий срок существования информаци­ онные системы на базе компьютерных технологий претерпели радикальные изменения. Проникая во все сферы человеческой деятельности, информационные системы совершенствовались как

вплане своих возможностей, средств и методов создания, так и в плане форм взаимодействия с конечными пользователями-специ­ алистами управления. Сводная характеристика ключевых этапов развития информационных систем на базе компьютерных техно­ логий представлена в табл. 1.1.

В настоящее время развитие информационных систем пережи­ вает очередной этап, характеризующийся существенными каче­ ственными изменениями. С одной стороны, это связано с исполь­ зованием Интернет-технологий со всеми вытекающими отсюда последствиями - это и единое информационное пространство, и создание виртуальных управленческих структур. С другой сторо­ ны, качественные изменения, затрагивающие все аспекты созда­ ния и функционирования ИС, следует связать с тенденцией интег­ рации всех информационных служб и систем, функционирующих

врамках одной организации, в виде так называемого интеллек­ туального здания, или дома разумного (Domo sapiens).

1.6.ОФИСНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

ВСИСТЕМАХ ОРГАНИЗАЦИОННОЭКОНОМИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

Впоследние десятилетия в России при решении вопросов ав­ томатизации организационно-экономического управления актив­ но используется термин "офис".

Понятие офиса имеет материальный и организационный ас­ пекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудова­ ние, во втором - формы и структура управления. Офис может быть самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную организационную структуру. Особенность работы офиса заклю­ чается в том, что он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламенти­ рующих поведение людей или распределение материальных ре­ сурсов. Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для клиента, офис - это информационное пред­ приятие (часто пользующееся правом юридического лица), пре­ образующее информационные ресурсы в информационные про­ дукты.

Использование компьютерной и иной организационной тех­ ники в офисе прошло несколько этапов: традиционный офис, про­ изводственный офис, электронный офис.

Традиционный офис - это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание ин­ формационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объема­ ми однотипной работы, ее строгой формализацией, более жест­ ким распределением функций среди сотрудников. В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производ­ стве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм дея-

тельности. К основным функциям и средствам электронного офи­ са относятся: прием документов, их контроль и оформление; обес­ печение доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между база­ ми данных; автоматизация контроля за документоведением; орга­ низация электронного документооборота; информационная под­ держка принятия решения; работа с автоматизированными инфор­ мационными системами; участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и ком­ пьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодей­ ствия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему, а также вид перерабатываемого и про­ изводимого информационного продукта. Если задачей организа­ ции (нотариальные конторы, туристические фирмы, информаци­ онные агентства и др.) является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важней­ ший элемент деятельности - хранение информации, которое свя­ зывается со спецификой деятельности и необходимо для приня­ тия управленческих решений. Для снабженческо-сбытовых кон­ тор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию и обеспечивать заключение договоров и выполнение контрактов. Однако при всей специфике деятельности современ­ ных бизнес-организаций важнейшим и неотъемлемым элементом деятельности является обеспечение эффективности процессов про­ хождения документов. Анализ базовых задач, решаемых специа­ листами в процессе экономической деятельности офисов, пока­ зывает, что их основные информационные потребности могут быть удовлетворены с помощью имеющихся типовых функцио­ нальных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных средств. К ним относятся программные средства текстовой, таб­ личной и графической обработки информации, персональные компьютеры и средства оперативного размножения документа­ ции, средства электронных коммуникаций для взаимодействия между различными типами ЭВМ и сетями.

1.7.ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКИЕ

ИПЕРИФЕРИЙНЫЕ СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1.7.1. СРЕДСТВА СБОРА ПЕРВИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Любая информационная система должна иметь адекватные средства сбора (получения) первичных данных, точно отражаю­ щих состояние предметной области и протекающие в ней процес­ сы. Учитывая, что в реальных условиях функционирования хо­ зяйствующих объектов разнообразие возникающих и проистека­ ющих операций и процессов крайне велико, описать все их невозможно. Например, в финансово-кредитных учреждениях рас­ считываются суммы выдаваемых кредитов, определяются разме­ ры подлежащих выплате процентов, определяется количество де­ нежных купюр и т.д.; на промышленных предприятиях учитыва­ ются количество поступившего извне сырья и материалов; время работы производственного и транспортного оборудования; рас­ ход электроэнергии, воды, пара; количество отработанных часов работниками предприятия; ведется расчет причитающихся им раз­ личных выплат и др.

Несмотря на разнообразие выполняемых операций и многооб­ разие исходных данных, информационная система объекта долж­ на на основе регистрации происходящих событий (фактов, процес­ сов) и последующего преобразования характеризующих их данных позволяет принимать управленческие решения, направленные на выполнение поставленных перед любым объектом задач. При осу­ ществлении всякой хозяйственной или административной опера­ ции необходимо зафиксировать свойства, присущие объекту, с (над) которым совершается действие. Во-первых, объект должен быть идентифицирован (однозначно определен среди множества любых других объектов); во-вторых, измерен (определен количественно); в-третьих, определен во времени; в-четвертых, отмечен дополни­ тельными специфическими параметрами. В качестве идентифика­ тора может выступить инвентарный номер производственного обо­ рудования, номенклатурный номер материала, табельный номер служащего, шифр выполняемой операции и многое другое. Виды процессов измерения объектов, событий, фактов и т.д. в различ-

ных производственно-хозяйственных и административных ситуа­ циях крайне разнообразны и зависят от типа и физической сущности объекта, но главное, что должно приниматься во внима­ ние, - это обеспечение необходимой точности при измерении и зат­ рачиваемое на измерение (подсчет) время.

Привязка объекта (события, явления) ко времени призвана использовать эти данные для контроля, управления, формирова­ ния различных показателей и документов.

Сопровождение процесса регистрации основного события (факта, объекта) дополнительными параметрами призвано обес­ печить возможность получения информации, более детально иден­ тифицирующей объект.

Объективно существующий в информационной системе про­ цесс получения первичной информации в силу своей технологи­ ческой реализации может существенно влиять на дальнейшее при­ нятие управленческих решений через создаваемые системы обра­ ботки данных (СОД). Чтобы СОД объективно и адекватно отражала хозяйственную и административно-управленческую де­ ятельность организации любого типа и, с другой стороны, бьша эффективной, необходимо, чтобы процессы получения первичных данных:

•обеспечивали своевременное, адекватное хозяйственной де­ ятельности получение этих данных;

•характеризовались минимально возможной трудоемкостью;

•обеспечивали сбор точных и достоверных данных;

•чтобы стоимостные затраты на их реализацию были мини­ мальными либо соотносительными с полученным за счет исполь­ зования тех или иных приемов и средств экономическим эффектом.

Получение первичных данных в любой реальной информаци­ онной системе неразрывно связано с их регистрацией (фиксаци­ ей) на носителе, в той или иной физической среде. Время сохране­ ния полученной информации может быть разным в зависимости от условий функционирования организации, но среда фиксации должна быть обязательна.

Практически любой процесс получения и кратковременного хранения данных, возникающих в информационной системе, мо­ жет быть реализован с помощью различных технических средств. В связи с этим принятие решения о применении или непримене­ нии того либо иного технического средства должно сопровождать-

ся анализом реальностей и оцениваться соображениями необхо­ димости и экономической эффективности их использования.

Номенклатура средств сбора переменной первичной инфор­ мации включает большое их разнообразие в зависимости от сте­ пени автоматизации реализуемых функций, подсчета затраченного времени, количества изготовляемой продукции, подсчета совер­ шающихся процессов, объема расходуемых материалов, простоя в работе оборудования и многого другого. К таким средствам относятся мерная тара, весы, часы, счетчики, измерительные при­ боры, регистраторы, сигнальные устройства и др.

В качестве мерной тары можно назвать ящики, коробки, кас­ сеты и др. Рассчитанная на определенное количество единиц под­ считываемых объектов, тара упрощает их хранение и сокращает время подсчета.

Весы подразделяются на ручные, настольные, напольные, спе­ циальные, с ручной визуализацией подсчета или с выводом дан­ ных на бумажный чек, например в магазинах.

Часы как средство учета времени подразделяются на часы об­ щего и специального назначения; визуального отображения дан­ ных и с регистрирующими устройствами (штемпелевальные, та­ бельные, отметочные и другие); с выдачей звуковых сигналов или включением управляющих устройств и проч.

Измерительные приборы и счетчики служат для подсчета раз­ личных физических величин (пробега автотранспорта, расхода воды и электроэнергии, учета штучной продукции, вырабатывае­ мой на автоматическом оборудовании, и др.).

Регистраторы, информация на которые может поступать ав­ томатически с датчиков, ведут учет и контроль работы оборудо­ вания, состояния климатических и химических процессов и т.д.

В качестве комплексных средств сбора и регистрации первич­ ных данных могут использоваться специализированные автома­ тизированные системы сбора информации и персональные ком­ пьютеры.

Следует иметь в виду, что особенности процессов, в которых возникают первичные данные, оказывают прямое воздействие на технологию восприятия и регистрации первичной информации. Ввод данных может осуществляться простым набором на клавиш­ ных клавиатурах; путем считывания с карточек с магнитными полосами или с нанесенным на них штрих-кодом; с клавиатур ПК в заранее отведенные места электронных форм и т.д.

1.7.2. СРЕДСТВА РЕГИСТРАЦИИ ИНФОРМАЦИИ И СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Возникающая в процессе функционирования того или иного объекта информация должна быть зарегистрирована (задокумен­ тирована). Для этого также могут быть использованы разнооб­ разные средства. Несмотря на внедрение персональных компью­ теров, в значительной части организаций документы готовятся с помощью пишущих машинок, правда при этом в большинстве слу­ чаев в качестве носителей используются типографским способом изготовленные бланки. Практика управленческой деятельности требует, чтобы документы оформлялись в нескольких экземпля­ рах. Для этого документы печатаются на пишущей машинке с использованием копировальной бумаги либо используются спе­ циальные бланки, тыльная сторона которых покрыта красящим слоем, либо документы размножаются с помощью копироваль­ но-множительных устройств.

К настоящему времени разработано и промышленно выпус­ кается большое количество типов копировально-множительных устройств, различающихся принципами действия, функциональ­ ными возможностями и технико-эксплуатационными характери­ стиками, в настольном и стандартном исполнении. В основе ра­ боты большинства копировально-множительных устройств лежит технология ксерографии, и для многих лиц, нуждающихся в раз­ множении своих документов, они известны как «ксероксы» (от названия фирмы XEROX, первой наладившей промышленный выпуск таких аппаратов).

Основными техническими характеристиками ксерокопиро­ вальных устройств являются: скорость копирования (копий/ мин); максимальный размер оригинала и копии; возможность масштабирования (копии по отношению к оригиналу); нали­ чие автоподатчика бумаги и возможность автоматической рас­ кладки копий; гарантированный объем копирования (без заме­ ны картриджа).

Характеристики некоторых копировально-множительных ус­ тройств приведены в табл. 1.2.