6. Обеспечение проекта
Успешное выполнение инновационных проектов и программ, своевременное освоение достижений науки и технологии в производстве возможно только тогда, когда наряду с созданием новой продукции и разработкой современных технологий осуществляется материально-техническое, организационно-кадровое, экономическое и в целом инфраструктурное их обеспечение. Для реализации данной цели должны использоваться все доступные методы и инструменты. Наиболее важными являются нормативно-правовое, организационно-кадровое, программно-методическое, финансово-экономическое, материально-техническое и информационно-технологическое обеспечение проектов и программ.
Рассмотрим нормативно-правовые и информационно-технологические инструменты.
Право есть совокупность норм или правил поведения, на которые опирается руководитель, менеджер и рядовой работник, добиваясь порядка и упорядоченности в организации, обеспечивая безусловный приоритет законности при регулировании управленческих отношений. Правовые нормы обязательны для исполнения всеми организациями и отдельными лицами, которым они адресованы, причем их выполнение может обеспечиваться в принудительном порядке.
Правовое обеспечение включает различные законодательные и нормативные акты, принятые на федеральном и региональном уровнях. К этим актам относятся действующие федеральные законы, постановления правительства и федеральных органов управления, государственные регламенты и стандарты.
Правовое обеспечение осуществляется по следующим направлениям:
а) правовые вопросы экономики страны (развитие предпринимательства в различных сферах, налоговой системы, финансовой и кредитной политики, внешнеэкономической деятельности);
б) законы и нормативные акты по стандартизации, метрологии, сертификации товаров и услуг, защите прав потребителя, антимонопольной политике, безопасности и охране труда;
в) законы и нормативные акты по регулированию ресурсосбережения, развитию производства, социальному развитию, охране окружающей природной среды;
г) правовое регулирование формирования и функционирования фирмы.
Правовое обеспечение бизнеса осуществляется в форме создания и развития в коммерческой организации собственной юридической службы, либо путем оказания услуг коллегиями адвокатов или юридическими фирмами.
Основными задачами правового обеспечения деятельности инновационной организации являются:
защита прав и интересов организации при взаимодействии с органами государственной власти, судебными и правоохранительными органами, муниципальными образованиями, контрагентами;
использование правовых средств для эффективного ведения бизнеса и реализации цели извлечения прибыли;
юридическое сопровождение корпоративных мероприятий;
обеспечение правовыми средствами сохранности и приобретения имущества, повышение качества выпускаемой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ), надлежащего выполнения договорных обязательств;
участие в разработке и осуществлении мер, направленных на соблюдение работниками действующего законодательства и локальных нормативных актов;
локальное нормотворчество и обеспечение законности организационной и управленческой документации, формирование правовой культуры.
Все используемые в инновационном менеджменте правовые методы можно подразделить на несколько видов:
административно-правовые, которые закрепляются нормами административного права;
гражданско-правовые, закрепляемые нормами трудового права;
трудовые, закрепляемые нормами гражданского права;
финансово-правовые и иные, фиксируемые нормами соответствующих отраслей национальной экономики.
Многие инновационные процессы регулируются нормами международного права. Это происходит в тех случаях, когда инновационная деятельность затрагивает отношения прав собственности, финансово-экономические или иные законные интересы других государств.
Основным регулятором экономических связей организации является юридический договор, применение которого распространяется и на отношения интеллектуальной
собственности, биржевой деятельности, банковской сферы, обращения ценных бумаг, страхования, использования залога и прочих вопросов.
В реальной практике может наблюдаться дефицит правовой информации, особенно в условиях неурегулированности ряда отношений нормами права, их множественности и противоречивости из-за частых корректировок, а также в силу недостаточности и несовершенства механизмов управления. Все это оказывает негативное воздействие на правопорядок в инновационном менеджменте, провоцируя неопределенность в правоприменительной деятельности.
При формировании правовой базы инновационного управления велико значение системного подхода. Правовое регулирование распространяется как на субъект, так и на объект управления, охватывает все аспекты инновационной управленческой деятельности по горизонтали и вертикали. Поэтому и акты, обращенные ко всякой системе, находятся в закономерной взаимосвязи, что служит иным выражением взаимосвязей составляющих эту систему элементов, а также выполняемых ими функций инновационной управленческой деятельности (планирования, регулирования, контроля и др.). Каждый такой акт, касающийся какого-либо элемента системы, должен быть скоординирован.
Правовые нормы, которые в первый период после своего установления удовлетворяли требованиям организации, со временем перестают соответствовать своему функциональному назначению. Когда развивающаяся система инновационного управления переходит в качественно иное состояние, возникает потребность в обновлении действующих или создании более совершенных правовых норм. Стабильность норм обеспечивается только в интервале того периода времени, в течение которого относительно постоянны условия функционирования системы. Динамизм норм, выражающийся в их постоянном приспособлении к качественно изменяющейся среде, предупреждает возможные противоречия в системе управления.
Систему правового обеспечения инновационного менеджмента целесообразно укреплять в координатах современных тенденций развития инновационной организации. Без качественного правового обеспечения системы управления невозможно обеспечить ее стабильное и успешное функционирование. Каждая инновационная организация является подсистемой более высокого уровня — региона, отрасли, страны, а совместные предприятия — мирового сообщества. Если каждая инновационная организация будет функционировать по своим правовым нормам, то невозможно скоординировать их действия и создать из них систему более высокого уровня.
Большую роль в инновационном менеджменте играет использование информации. Ее базовое назначение — обеспечение достоверности формулировки проблем и среды их существования. Информация, достаточная для этого, будет достаточна и для последующей разработки целей и альтернативных вариантов их реализации.
Иное дело, когда информация недостаточна и ситуация отличается высокой степенью неопределенности. Порой объем информации о проблемной ситуации (распорядительная — постановления, приказы, распоряжения, отчетная и статистическая информация, результаты наблюдений, научные исследования и проведение экспериментов, мнения экспертов) представляется достаточным, тогда как для выявления правдивости или ложности формулировки проблемы и ее принадлежности к определенному типу ее реально недостает.
В подобной обстановке возможны два подхода, обуславливаемые личностными характеристиками конкретного руководителя и фактором времени. В одном случае потребуются усилия по получению недостающей информации (ее приобретение за определенную плату, проведение специальных социологических обследований, дополнительный маркетинг), а в другом — можно отказаться от таких попыток и принять решение в существующих условиях неопределенности.
Причем обращение к последнему варианту может быть продиктовано и экономическими соображениями. Может случиться, что ожидаемый прирост эффективности решения будет меньшим, чем требуемые для его достижения дополнительные затраты времени и средств.
Доступность информации, характеризующаяся мерой возможности ее получения, зависит от ее ясности, четкости и недвусмысленности выражения, цены, а также в немалой степени и от уровня квалификации получателя, его способности к ее адекватному восприятию. Информацию следует предъявлять в виде, не нуждающемся в дополнительной переработке, в уточнениях и разъяснениях, применительно к соответствующему подразделению управления или данной категории работников.
Во всей работе с информацией заметное место принадлежит информационной модели, призванной обеспечивать высокую степень информированности руководителя. Исходной базой построения модели являются задачи соответствующей организации и технологический процесс их реализации. В модели фиксируется состав, содержание и источники необходимой для функционирования системы информации, совокупность и последовательность управленческих работ и операций, категории исполнителей и используемые технические средства, нормативы времени и трудоемкость выполнения работ.
Модель отражает общую схему формирования и движения информационных потоков в соответствии с процедурами реализации функциональных задач организации.
Разработке модели информационной системы должно предшествовать изучение:
в первую очередь таких особенностей организации, как характер и объем деятельности, организационная структура, уровень специализации, управляемость, техническая оснащенность процессов управления;
уровня комплексности ресурсов, специализирующихся на работе с информационными системами.
Специалисты по информационному обеспечению обязаны вычленить из общего информационного потока и подвергнуть предварительной обработке информацию, поступающую к конкретным руководителям. Для установления параметров требуемой информации нужно предварительно выяснить, какие данные действительно необходимы в соответствии с особенностями функциональной деятельности организации, входных и выходных документов, их назначения и траектории движения между подразделениями аппарата управления.
Информационная модель руководителя призвана упорядочить и облегчить его обеспечение информацией, необходимой для успешного принятия решений в нужное время и в удобной для восприятия и использования форме. Новейшие технологии позволяют обновлять информацию по мере необходимости непосредственно на рабочем месте пользователя (ежедневно — по модему, еженедельно — на дискете). При этом старые редакции сохраняются в системе, что дает возможность прослеживать действующее законодательство на любой интересующий пользователя момент времени.
Разность между требуемой и имеющейся информацией выражает объем дополнительной потребности в ней соответствующего руководителя. Важно различать объективную и субъективную потребность в информации.
Подавляющее большинство внутренних организационных коммуникаций приходится на долю информационных обменов между руководителем и подчиненными. Но эти коммуникации имеют то свойство, что, будучи формально вертикальными, по сути, они во многом относятся к сфере межличностных, неформальных отношений.
Далеко не все руководители считают нужным использование информационного потенциала общения с подчиненными. Между тем для понимания руководителем проблем своих подчиненных, получения верного представления об истинном положении дел в возглавляемом коллективе совершенно необходимо умение вступать в непосредственный контакт с подчиненными и быть достойным участником неформального общения.
Качество коммуникации зависит, прежде всего, от навыков делового общения менеджера со своими сотрудниками, от его способности поддерживать с ними беседу, важная составная часть которой — умение слушать. Кроме того, необходимо, чтобы менеджер квалифицированно руководил совещаниями, составлял отчеты и писал письма, грамотно излагал свои мысли, чтобы быть однозначно бы быть однозначно понятым своими собеседниками.
Несовершенство системы коммуникации довольно дорого обходится инновационной организации. Поэтому понятно, что руководители озабочены улучшением практики коммуникации посредством создания комфортных условий для делового общения. С этой целью используются удобные помещения для дискуссий, кафетерии, располагающие к непринужденному общению. Случайные и незапланированные встречи способны порой принести организации больше пользы, чем иные старательно подготовленные официальные собрания.
В особом внимании нуждаются организационные коммуникации, в которых участвуют люди с различными социально-психологическими характерами и ценностными ориентирами. Коммуникации в инновационной организации представляют собой сложную многоуровневую систему связей, охватывающих как саму организацию, ее внутренние коммуникации между подразделениями, так и внешнее окружение — связи с конкурентами, клиентами, кредитора ми, налоговой службой. Внутренние коммуникации в свою очередь делятся на вертикальные и горизонтальные.
Большей частью коммуникационные проблемы возникают у организаций в функциональном общении с внешней средой. Всякая организация в процессе реализации своих функций находится в постоянном информационном взаимодействии с внешней средой — по линии связей с контролирующими государственными органами, поставщиками и потребителями, социальными фондами, общественностью. Подобное взаимодействие осуществляется посредством коммуникационных связей, позволяющих инновационной организации правильно строить свою стратегию и тактику действий, получать необходимую информацию о состоянии рынка и действиях своих конкурентов, а также различные нормативные и справочные данные.
Внутренние коммуникации (вертикальные и горизонтальные), образующие основу деятельности инновационной организации, осуществляются между ее подразделениями. Потоки сообщений «сверху вниз» протекают чаще, чем «снизу вверх». Обычно высшее руководство отличается большей склонностью генерировать сообщения и к тому же передачу информации от начальника к подчиненному осуществить проще, чем наоборот. Вертикальные коммуникации направлены «сверху вниз» и служат для передачи сотрудникам сведений о стратегических и тактических целях, а также конкретных задачах, изменении приоритетов, стандартов деятельности. Одновременно передается информация в обратном направлении— с низших уровней иерархии к высшим, по восходящей. По ней к руководству поступают сведения о реальном положении дел, результатах принятых решений и возникающих трудностях, соображениях по их разрешению.
В инновационной организации параллельно с формальными или официальными возникают также неформальные коммуникации, основанные на личных, неслужебных и нерегламентируемых взаимоотношениях. Циркулирующая в сфере неформальных отношений информация, в основном представляемая слухами большей или меньшей степени достоверности, может учитываться руководителями.
Успешность использования позитивного потенциала источников неформальной информации зависит от способностей руководителя, которому следует вести постоянный поиск любых возможностей улучшения функционирования инновационной организации как сложной социальной системы.